Lorsque vous maîtrisez votre processus d’admission, non seulement vous convertirez plus de personnes en clients, mais vous gagnerez du temps sur chaque affaire traitée par votre entreprise. C’est pourquoi tant de choses ont été écrites sur l’admission et les ventes des cabinets d’avocats ici sur Attorney at Work et ailleurs. C’est le processus le plus important dans votre cabinet d’avocats.
Aujourd’hui, nous rassemblons nos trois meilleurs conseils pour améliorer votre processus d’admission.
1. Présélectionnez tous les nouveaux clients potentiels
La plupart des avocats nous disent qu’ils perdent un temps précieux chaque semaine avec des clients potentiels qui ne conviennent tout simplement pas au cabinet. Au lieu de cela, intégrez une étape de présélection dans l’admission de votre cabinet d’avocats, afin que les gens puissent sélectionner eux-mêmes le service qui leur convient ou passer à autre chose s’ils ne voient pas ce dont ils ont besoin. Voici comment:
Connaissez votre client idéal. Soyez très clair sur les personnes avec qui vous voulez travailler et avec qui vous ne voulez pas travailler. De cette façon, vous pouvez poser des questions de présélection qui attireront davantage de bonnes personnes dans votre processus. Soyez clair sur vos services sur votre site Web. Si vous effectuez plusieurs types de travaux, disposez de boutons pour chaque service. Utilisez les boutons pour diriger les gens vers quelques questions courtes qui les qualifient davantage, leur fournir des informations spécifiques au service ou les diriger vers la prochaine étape appropriée de votre processus d’admission. Automatisez la présélection. Utilisez des chatbots, des formulaires en ligne ou une plate-forme comme Lawbrokr pour guider les gens à travers un quiz de présélection rapide, capturer des données et les faire avancer (ou hors) de votre processus. Soyez franc au sujet de vos frais. Les recherches révèlent que les informations sur les frais sont l’une des choses les plus importantes que les clients potentiels souhaitent savoir. Soyez transparent sur les frais et les structures de paiement, afin que les clients potentiels puissent prendre des décisions éclairées avant d’aller plus loin dans votre processus. Traitez professionnellement les prospects non qualifiés. Que vous refusiez poliment de travailler avec eux, que vous les renvoyiez ou que vous leur offriez des informations sur votre bar local, assurez-vous d’avoir intégré cet élément dans votre présélection.
2. Capturez les numéros de téléphone et intégrez les SMS dans le processus d’admission de votre cabinet d’avocats
Si vous comptez sur le courrier électronique pour inciter des clients potentiels à vous engager, vous manquez définitivement une opportunité. Pensez-y. Combien de messages non lus avez-vous dans vos SMS en ce moment ? Qu’en est-il des e-mails non prêts ? Si vous êtes comme nous, vous n’avez aucun texte non lu. On ne peut pas en dire autant de notre email !
Les SMS ont un taux d’ouverture de 98 %, mais les e-mails oscillent autour de 20 %. De plus, les clients potentiels sont beaucoup plus susceptibles de répondre à vos SMS. Gartner rapporte un taux de réponse de 45 % aux SMS contre seulement 6 % pour les e-mails.
Parce que l’envoi de SMS est rapide et pratique pour la plupart des gens – et que vous pouvez automatiser les réponses dans de nombreuses plateformes de gestion de cabinet et d’accueil – vous pourrez effectuer un suivi immédiatement. Utilisez les automatisations et les répondeurs automatiques pour envoyer des réponses rapides avec des liens pour planifier un appel d’admission ou une consultation, ou même un lien vers votre lettre de mission.
Les clients potentiels s’attendent à un délai d’exécution rapide et ils choisiront probablement le premier avocat qui leur répondra. Assurez-vous que c’est bien vous !
La plupart des clients potentiels veulent savoir combien vont coûter vos services. Ils apprécient la transparence et la certitude des prix. Si vous utilisez un outil de tarification comme AltFee, toute personne qui répond à vos téléphones sera en mesure de répondre à de nombreuses questions liées aux tarifs. Votre entreprise sera en mesure de fournir une estimation précise dès le début du processus d’admission. Et vous pourrez affiner cette estimation plus tard si nécessaire au fur et à mesure que vous rassemblerez des informations supplémentaires.
Définir le travail et proposer des tarifs forfaitaires qui assurent l’exactitude tout en tenant compte d’éléments tels que la complexité et l’urgence peuvent sembler intimidants. De nombreux avocats craignent de perdre de l’argent en abandonnant la facturation horaire. Mais avec des tarifs forfaitaires, vous êtes payé pour votre valeur et votre expérience. Vous n’êtes pas limité à facturer uniquement les minutes que vous passez à travailler dessus.
Remarque : Si vous souhaitez apprendre à fixer des honoraires forfaitaires rentables et précis, rejoignez-nous le 25 juin pour « Frais forfaitaires intrépides : comment gagner plus dans votre cabinet d’avocats ». En collaboration avec les gens d’AltFee, nous vous montrerons comment utiliser vos données et votre expérience pour fixer en toute confiance des frais rentables, de manière rapide et cohérente.
Astuce bonus : éloignez les avocats du processus d’admission
Si vous effectuez toujours votre propre admission, il est temps d’examiner attentivement votre processus. La plupart de ce qui se passe lors de l’admission peut se produire sans avocat. En fait, dans de nombreux cabinets, l’ensemble du processus d’admission, y compris la lettre de mission, se déroule sans l’intervention des avocats. Ils ne touchent au dossier qu’à leur premier rendez-vous client.
Avec un processus d’admission solide (comprenant quelques automatisations simples), vous pouvez former d’autres personnes de votre entreprise à gérer l’admission à votre place. De cette façon, vous pourrez passer plus de temps dans votre zone de pouvoir : faire le travail que vous aimez et celui qui apporte la plus grande valeur à votre entreprise.
Note de l’éditeur : Gimbal a créé un package d’admission complet comprenant des instructions, une carte de processus personnalisable, un outil de création de scripts pour les scripts d’admission, des recommandations techniques et bien plus encore. Le package Ultimate Intake est conçu pour vous aider à rationaliser votre processus d’admission et il est disponible avec une réduction de 50 % pour les lecteurs d’Attorney at Work. Utilisez ce code à la caisse : INTAKEAAW.
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Karen Dunn Skinner et David Skinner aident les avocats et les professionnels du droit à créer des pratiques plus efficaces, productives et rentables. Ils sont les cofondateurs de Gimbal Lean Practice Management Advisors et avocats avec plus de 20 ans d’expérience chacun au Canada et en Europe. Ensemble, ils sont les conseillers mondiaux exclusifs en matière d’amélioration des processus juridiques auprès de l’Institut international de gestion de projets juridiques. Ils écrivent et parlent régulièrement, facilitent des projets d’amélioration des processus juridiques à travers l’Amérique du Nord et ont enseigné l’approche LeanLegal® de Gimbal à des milliers de professionnels du droit.
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