Dans tout cabinet d’avocats, il existe des processus importants qui se déroulent avant le début du travail juridique et d’autres qui se déroulent une fois le travail juridique terminé. Ce sont vos « serre-livres ». Et s’ils ne sont pas efficaces, vous perdez du temps et de l’argent sur la table dans chaque dossier qui transite par votre cabinet. Le processus de facturation de votre cabinet d’avocats est l’un des processus les plus importants à maîtriser.
Cinq conseils pour améliorer le processus de facturation de votre cabinet d’avocats
Les retards de facturation coûtaient une fortune à l’un de nos clients, un cabinet de taille moyenne comptant de nombreux clients dans le secteur des assurances. Ses gros clients exigeaient une facture dans les 15 jours suivant le début du mois pour les honoraires engagés le mois précédent. Les honoraires engagés les mois précédents ne pouvaient pas être payés et les factures soumises plus de 15 jours après le premier du mois étaient immédiatement rejetées. Cependant, le processus de facturation du cabinet d’avocats était exceptionnellement lent. Il ne pouvait pas générer de pré-factures avant que tous les avocats n’aient soumis leur temps de travail, et il y avait invariablement des retardataires. Chaque mois, c’était la panique.
Votre situation n’est peut-être pas aussi désespérée, mais les retards dans votre processus de facturation peuvent néanmoins avoir un impact important sur votre trésorerie. Voici cinq conseils pour vous aider à résoudre les problèmes de facturation.
1. Communiquez vos politiques de facturation dès le départ et respectez-les !
La mauvaise communication est l’une des plaintes les plus courantes des clients à l’égard de leurs avocats. Quel que soit votre processus de facturation, assurez-vous de le communiquer clairement à vos clients dans votre lettre de mission. Incluez-le dans votre dossier d’accueil client, si vous en avez un. Et respectez ensuite vos politiques énoncées. Une fois que vous avez créé une attente, les clients seront confus, déstabilisés et peut-être très ennuyés si vous vous en écartez.
Assurez-vous d’être très clair dès le départ sur vos honoraires. Que vous facturiez à l’heure, au forfait ou une combinaison des deux, expliquez très clairement à votre client l’étendue de vos services afin qu’il sache ce qui est inclus dans les honoraires qui lui seront facturés.
Incluez vos conditions de paiement et les méthodes de paiement acceptables.
2. Utilisez des modèles de factures standard
Si vous utilisez des modèles de factures standard contenant tout ce dont vous avez besoin pour vous conformer aux réglementations en vigueur dans votre juridiction, vous réduirez les erreurs et gagnerez du temps. De plus, vos clients réguliers sauront exactement où chercher les informations dont ils ont besoin sur vos factures.
Dans le cadre de votre standardisation, veillez à utiliser également des récits standard. Cela permettra de maintenir la cohérence entre les avocats et les factures individuelles que reçoivent les clients. Les avocats gagneront du temps et les clients auront plus de clarté sur ce qui leur est facturé.
3. Envoyez vos factures rapidement et régulièrement
Les gens sont plus susceptibles de payer rapidement et de bon gré si votre excellent service est encore frais dans leur esprit. À l’inverse, plus vous attendez, plus ils sont susceptibles de se plaindre de la facture.
Dans un cabinet que nous connaissons, l’un des avocats avait des mois d’arriérés de clients qu’il n’avait pas facturés. Pour le cabinet, c’était une honte. Qui a envie d’envoyer une facture plus d’un an après la fin du travail ? C’était aussi une perte de trésorerie et, en fin de compte, de revenus. Les longs retards donnaient aux clients une excuse potentielle pour ne pas payer du tout.
L’envoi de factures intermédiaires vous permet non seulement d’équilibrer votre trésorerie, mais aussi de fournir à vos clients des montants plus petits et plus faciles à payer. La dernière chose que vous et vos clients souhaitez, c’est un choc financier à la fin d’un mandat.
Si vous facturez à l’heure, envisagez de facturer vos clients toutes les deux semaines ou tous les mois plutôt que d’attendre la fin de votre engagement. Si vous facturez par étapes, envisagez de les diviser encore plus pour pouvoir facturer plus fréquemment.
4. Facilitez autant que possible le paiement des clients
Vous souhaitez que le paiement de vos factures soit aussi simple que possible. Pour cela, vous devez créer un processus qui autorise plusieurs méthodes de paiement, notamment les virements électroniques et les cartes de crédit.
L’utilisation d’une plateforme de facturation qui génère des factures électroniques avec des liens pour payer par carte de crédit est une autre façon d’éliminer les frictions dans votre processus. Bien que vous puissiez encourir des frais lorsque vous utilisez les paiements par carte de crédit, ces frais seront probablement compensés par l’avantage d’être payé rapidement et par des coûts de traitement des paiements internes réduits.
Les clients sont plus susceptibles de payer immédiatement lorsqu’ils peuvent payer par carte de crédit. En fait, Clio rapporte que les entreprises qui acceptent les cartes de crédit sont payées 39 % plus rapidement ! Les paiements par carte de crédit facilitent la vie des clients et peuvent même leur faire gagner des points de fidélité ou de voyage qui compensent un peu le coût de vos honoraires.
Le paiement immédiat est également avantageux pour vous. Vous avez les honoraires immédiatement et vous réduisez les frais administratifs liés aux retards de paiement et aux recouvrements. La dernière fois que nous avons fait mettre à jour nos testaments, notre notaire avait une machine de point de vente dans le bureau où nous avons signé nos documents. Nous avons payé par carte de crédit avant de quitter la pièce. Elle avait son argent et nous n’avions pas de facture à payer plus tard dans le mois. C’était fait.
Les plans de paiement sont un autre moyen de faciliter le paiement des clients. Les clients effectuent un paiement initial, puis un paiement mensuel jusqu’à ce que leur facture soit réglée. Les avocats qui utilisent ce système font état d’un grand succès et de très peu de défauts de paiement. Et, selon le rapport 2020 sur les tendances juridiques de Clio, les clients ont classé les plans de paiement comme un facteur très important pour embaucher un cabinet d’avocats.
5. Déléguer et automatiser
Si vous êtes avocat senior ou propriétaire d’un cabinet d’avocats, la majeure partie du processus de facturation ne relève pas de votre compétence. En d’autres termes, ce n’est pas un travail qui requiert vos capacités particulières, vous ne l’aimez probablement pas et ce n’est pas là que vous apportez la plus grande valeur ajoutée au cabinet.
La facturation est importante, ne vous méprenez pas. Vous pouvez avoir un rôle à jouer dans la vérification des factures préliminaires et la confirmation des montants finaux, des dépréciations et des annulations, mais la majeure partie du processus peut être automatisée ou déléguée à d’autres.
La plupart des plateformes de gestion de cabinet et des systèmes de comptabilité des cabinets d’avocats incluent un système de facturation qui élimine de nombreuses étapes, garantit que le temps, les honoraires et les débours sont correctement attribués et génère des factures en quelques clics. Automatisez autant que possible votre processus avec les outils dont vous disposez déjà, ou envisagez d’investir dans un nouveau système qui se chargera de la facturation à votre place.
Ce mois-ci, examinez le processus de facturation de votre cabinet d’avocats.
Tenez compte des cinq conseils de cet article et posez-vous la question suivante : comment puis-je faciliter la gestion de mes factures et le paiement de mes clients ? Si vous maîtrisez votre processus de facturation, vous serez payé plus rapidement, vous réduirez les coûts administratifs liés à la facturation et au recouvrement et vos clients seront plus satisfaits. Tout le monde y gagne !
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Autres conseils d’amélioration des processus :
Karen Dunn Skinner et David Skinner aident les avocats et les professionnels du droit à créer des pratiques plus efficaces, productives et rentables. Ils sont les cofondateurs de Gimbal Lean Practice Management Advisors et des avocats comptant plus de 20 ans d’expérience chacun au Canada et en Europe. Ensemble, ils sont les conseillers mondiaux exclusifs en matière d’amélioration des processus juridiques auprès de l’International Institute of Legal Project Management. Ils écrivent et prennent régulièrement la parole, facilitent des projets d’amélioration des processus juridiques partout en Amérique du Nord et ont enseigné l’approche LeanLegal® de Gimbal à des milliers de professionnels du droit.
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