Des failles de sécurité informatique aux manquements à la conformité en passant par les scandales au sein de la haute direction, les situations de crise sont inévitables dans le monde des affaires moderne. Les clients ont souvent la sagesse de se tourner vers des avocats extérieurs pour obtenir de l’aide.
La façon dont vous gérez une crise est essentielle et peut faire la différence entre une résolution rapide et un cauchemar public prolongé. Tenez compte de ces sept leçons pour aider vos clients à traverser avec succès leur prochaine crise.
Leçon 1 : Établissez un plan avant qu’une crise ne survienne
Pour traverser avec succès une crise, il faut disposer d’un plan d’intervention bien pensé. Mais il ne faut pas attendre qu’une crise survienne pour élaborer un plan. Concevoir un plan d’intervention dès aujourd’hui vous aidera à lancer et à exécuter votre plan lorsque la crise surviendra.
Tout d’abord, assurez-vous que votre client sait que vous êtes prêt à l’aider en cas de crise et qu’il sait comment vous contacter à tout moment. Cela nécessite une communication proactive avec les principales parties prenantes du client.
Ensuite, il faut comprendre l’équipe de réponse principale du client qui sera mise en place pour faire face à toute crise. Gardez cette équipe de base restreinte et développez-la en fonction de la nature et de l’ampleur de la crise. En tant que membre de cette équipe de base, sachez toujours qui peut gérer des tâches informatiques et administratives sensibles et urgentes. Si un membre de cette équipe de base est impliqué dans une crise et doit être exclu de l’intervention, sachez qui le remplacera.
Une fois que vous avez pris connaissance de ce qui précède, il est important d’élaborer un plan détaillé pour la collecte, le traitement et l’examen des informations sur les clients afin d’éviter les retards. Comprenez les politiques et procédures du client (par exemple, les politiques informatiques et « apportez votre propre appareil ») pour anticiper les documents qui seront stockés et qui les aura.
De plus, si vous le pouvez, envisagez d’évaluer de manière proactive les programmes de conformité et les procédures de gestion des risques de votre client. L’élaboration de plans de réponse aux crises et la conduite de séances de formation visant à minimiser les risques permettent au client de développer des solutions aux problèmes en fonction de son calendrier.
Leçon 2 : Réunir la bonne équipe pour répondre à une crise
En cas de crise, il faut immédiatement réunir les principaux décideurs. Comme nous l’avons déjà mentionné, la composition de cette équipe peut varier en fonction de la nature de la crise.
Par exemple, le directeur des ressources humaines jouera probablement un rôle important si des allégations ont été formulées contre un employé, tandis que le président du comité d’audit aura un rôle accru si les régulateurs financiers interviennent. Dans pratiquement tous les cas, assurez-vous que le PDG est au courant de la situation. Le cas échéant, assurez-vous également que le conseil d’administration est informé et impliqué.
Il peut arriver que les membres de l’équipe d’intervention principale ne s’entendent pas sur la manière de gérer une situation particulière. Tirez parti de votre position d’avocat externe expérimenté pour mettre en œuvre un plan permettant de prendre des décisions difficiles lorsque l’équipe n’est pas d’accord sur la marche à suivre.
Si une crise est, ou pourrait être, publique, faites appel à des professionnels des relations publiques internes ou externes de confiance pour collaborer avec vous tout en gérant la couverture médiatique et les messages du client.
Leçon 3 : Lancez rapidement votre plan d’intervention
Maintenant que vous avez élaboré un plan et réuni l’équipe de base, mettez-le en œuvre sans délai. Une action rapide peut vous aider à préserver et à collecter les documents clés, à éviter les spéculations internes au sein de l’organisation du client et à garder une longueur d’avance sur les messages publics. En évitant les retards, vous pouvez commencer à établir un dossier sur ce qui s’est passé et sur les personnes impliquées.
Communiquez fréquemment avec les principales parties prenantes pour bien comprendre la crise. Assurez-vous de poser les bonnes questions :
Que s’est-il passé ? Quand est-ce que cela s’est produit ? Les parties prenantes concernées ont-elles été informées au moment où elles auraient dû l’être, ou réagissez-vous maintenant à une crise qui a commencé discrètement il y a un certain temps ? La cause de la crise est-elle actuellement interne (par exemple, un employé a porté des accusations contre un cadre supérieur) ou externe (par exemple, des pirates informatiques ont piraté le réseau du client pour voler des informations et extorquer une rançon à l’entreprise) ? Devez-vous aborder publiquement la situation ? Si oui, qui est la personne la mieux placée pour faire cette déclaration ? Que devrait contenir la déclaration ? Quels sont les avantages et les risques juridiques de ces décisions ?
Connaître ces réponses est essentiel pour communiquer avec succès en cas de crise.
Pour recueillir des informations permettant de comprendre la nature et l’ampleur de la crise, vous devez communiquer avec votre client au sujet des objectifs de l’organisation et discuter des conséquences potentielles de la situation. Identifiez ce qui serait un bon résultat pour le client, mais assurez-vous de lui expliquer que les enquêtes sont dynamiques et peuvent être imprévisibles.
Leçon 4 : Prendre toutes les mesures pour préserver le secret professionnel de l’avocat
Dès le début, insistez sur le secret professionnel et préservez-le. Assurez-vous que l’équipe centrale comprenne l’importance du secret professionnel et de la confidentialité (et surtout comment le secret professionnel peut être levé de manière involontaire). En gardant l’équipe d’intervention restreinte et de petite taille, vous serez mieux placé pour préserver le secret professionnel et empêcher toute divulgation indésirable ultérieure.
Leçon 5 : Comprendre les obligations de déclaration du client
Vous devez également être conscient des obligations de déclaration du client, qui peuvent être urgentes. Par exemple, les sociétés cotées en bourse doivent généralement déposer un formulaire 8-K dans les quatre jours suivant les événements à signaler, qui vont des événements courants, comme le départ de certains dirigeants de l’entreprise, à des situations plus graves, comme des incidents de cybersécurité importants.
Il s’agit d’un autre domaine dans lequel une planification à l’avance sera très bénéfique pour le client. Avant qu’une crise ne survienne, comprenez l’étendue des divulgations requises par le client, les organismes et les parties prenantes qui doivent être informés dans certaines situations et qui est responsable de la gestion de ces rapports. Au fur et à mesure que le client fait les divulgations nécessaires, assurez-vous toujours de la cohérence dans les dépôts du client.
Il peut y avoir des divulgations supplémentaires que le client peut faire, même si elles ne sont pas légalement obligatoires, pour promouvoir la confiance et la transparence lors d’une réponse à une crise. Par exemple, si une crise est publique, les actionnaires, les clients et/ou les médias du client surveilleront la façon dont le client réagit en temps réel aux événements qui se déroulent. Des déclarations claires et véridiques, vérifiées par des professionnels de la communication et des avocats, peuvent être des outils puissants pour traverser une crise publique.
Leçon 6 : Équilibrer les risques commerciaux et juridiques
Une crise présente généralement des risques commerciaux et juridiques. Il est compréhensible que votre client soit particulièrement attentif aux risques commerciaux et aux objectifs de l’organisation en cas de crise.
Par exemple, les cadres supérieurs peuvent être extrêmement concentrés sur les pertes financières potentielles, tandis que les professionnels de la communication peuvent se concentrer davantage sur les messages et les extraits sonores. En tant que conseiller juridique externe, il est de votre devoir d’aider votre client à évaluer et à équilibrer tous les risques tout en gardant à l’esprit le contexte juridique.
Leçon 7 : Apprendre de chaque crise
Naturellement, les clients souhaitent sortir d’une crise et passer à autre chose le plus rapidement possible. Mais cela se traduit souvent par une occasion manquée de sortir plus forte et plus résiliente en tant qu’organisation. Prenez le temps d’évaluer comment le client peut s’améliorer et mieux se préparer à la prochaine crise. Le client doit se poser plusieurs questions :
Qu’a-t-elle bien fait dans sa réponse ? Qu’aurait-elle pu faire de mieux ? Quelles politiques ou procédures aurait-elle pu mettre en place qui lui auraient été plus utiles lors de cet incident ?
En prenant cette obligation au sérieux, vous et le client pouvez être mieux préparés à traverser ensemble des situations difficiles.
Clare Putnam Pozos, associée au sein du département d’application de la loi et d’enquêtes de Dechert, représente des clients dans un large éventail de litiges à enjeux élevés, notamment en matière de droit des cols blancs, d’enquêtes, de gestion de crise, de litiges complexes et de questions de confidentialité et de cybersécurité.
Peter McGinley, associé au sein du département d’application de la loi et d’enquêtes de Dechert, concentre sa pratique sur les enquêtes et la défense des sociétés cotées en bourse et de leurs dirigeants et administrateurs dans les litiges en valeurs mobilières, les litiges dérivés et autres litiges commerciaux complexes.
Mind Your Business est une série de chroniques rédigées par des avocats, des professionnels du droit et d’autres acteurs du secteur juridique. L’objectif de ces chroniques est d’offrir des conseils pratiques aux avocats sur la manière de gérer leur cabinet, de fournir des informations sur les dernières tendances en matière de technologie juridique et sur la manière dont elles peuvent aider les avocats à travailler plus efficacement, ainsi que des stratégies pour bâtir une entreprise florissante.
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