Ari Kaplan s’est récemment entretenu avec Adrienne Lester, directrice principale des services commerciaux chez ShareFile, un logiciel sécurisé de collaboration de contenu, de partage de fichiers et de synchronisation.
Ils ont discuté des tendances qui entraînent un besoin accru de collaboration en matière de contenu et d’engagement en temps réel, de la manière dont ShareFile aide les cabinets d’avocats à suivre le rythme des changements dans la pratique du droit, des domaines dans lesquels les professionnels du droit exploitent la technologie pour soutenir leurs exigences de conformité et de la manière dont les avocats tirent parti des salles de données virtuelles et des portails clients.
Ari Kaplan : Parlez-nous de votre parcours et de votre rôle chez ShareFile.
Adrienne Lester : L’équipe des services aux entreprises se concentre sur les professionnels du droit et de la comptabilité. Je dirige une équipe de 40 personnes, et chaque membre a des entretiens approfondis périodiques avec des avocats et des professionnels du droit sur l’évolution de la pratique.
Ari Kaplan : Quelles tendances voyez-vous dans le secteur juridique qui entraînent un besoin accru de collaboration en matière de contenu et d’engagement en temps réel avec les collègues et les clients ?
Adrienne Lester : La première est l’adoption des nouvelles technologies. D’innombrables applications améliorent l’automatisation pour améliorer la productivité, mais les praticiens du droit ont du mal à choisir entre les différentes options. L’IA générative est également un sujet de discussion populaire, et votre récent rapport a révélé que 30 % des dirigeants de cabinets d’avocats participants travaillent dans des organisations qui l’utilisent. C’est évidemment un énorme avantage si elle est appliquée correctement, par exemple pour la conformité réglementaire. Le travail à distance et la collaboration virtuelle continuent d’influencer les praticiens du droit qui gèrent leurs cabinets depuis différents endroits et qui doivent utiliser la technologie qui leur permet de le faire avec succès. Les attentes des clients sont également à l’origine d’améliorations qui contribuent à étendre la collaboration et à accélérer la réactivité et l’accessibilité à mesure que les questions juridiques deviennent plus complexes. Et la sécurité et la confidentialité sont devenues des préoccupations primordiales.
Adrienne Lester est directrice principale des services commerciaux chez ShareFile, un logiciel sécurisé de collaboration de contenu, de partage de fichiers et de synchronisation.
Ari Kaplan : Comment votre équipe adapte-t-elle ShareFile pour aider les cabinets d’avocats à suivre le rythme des changements dans la pratique du droit ?
Adrienne Lester : Nous souhaitons nous intégrer au flux de travail existant d’un cabinet d’avocats, car la meilleure technologie est celle que l’on ne peut pas voir. Nous voulons y parvenir du point de vue de la productivité et à l’intersection naturelle avec la sécurité. Notre objectif est d’offrir une facilité d’utilisation tout en protégeant l’ensemble. Les professionnels à la recherche d’une visibilité ou d’une efficacité améliorées peuvent utiliser nos outils pour un éventail de plates-formes de messagerie, notamment Gmail et Outlook, afin de rationaliser le chiffrement, le suivi des messages avec accusé de réception et les autorisations granulaires. Nous intégrons également une fonctionnalité de signature électronique dans le flux de travail pour créer une expérience transparente.
Ari Kaplan : Comment voyez-vous les professionnels du droit tirer parti de la technologie pour répondre à leurs exigences de conformité ?
Adrienne Lester : Différents outils proposent une surveillance automatisée de la conformité. ShareFile a récemment lancé un outil automatisé de correction des menaces qui garantit que le comportement d’un utilisateur correspond à son profil de connexion. Par exemple, si un avocat commence à télécharger des fichiers depuis la Caroline du Nord, puis depuis un autre pays, il déclenche une alerte demandant au titulaire du compte de réinitialiser son mot de passe. Nous combinons ce protocole de sécurité avec l’authentification multifacteur pour une couche de protection supplémentaire. Pour les transactions complexes, nous proposons également un contrôle de version en tant que fonctionnalité native pour soutenir un flux de travail transparent.
Ari Kaplan : En quoi la manière dont les professionnels du droit procèdent diffère-t-elle de la manière dont les professionnels de la comptabilité exploitent la technologie pour répondre à ces exigences ?
Adrienne Lester : Il existe de nombreuses similitudes dans la mesure où les deux secteurs partagent beaucoup de données et de documents. Cela dit, il existe des flux de travail spécifiques qu’un comptable peut utiliser, mais qu’un professionnel du droit n’utiliserait pas. Pour tenir compte de cette distinction, ShareFile a récemment lancé sa plateforme de solutions. Les équipes juridiques créent généralement davantage de documentation en mettant davantage l’accent sur la communication avocat-client et la confidentialité. Bien que les comptables partagent également de grandes quantités de données, celles-ci sont souvent utilisées pour négocier entre les différentes parties prenantes et assurer une distribution appropriée de ces informations.
Ari Kaplan : Dans quels types d’affaires les avocats tirent-ils parti des salles de données virtuelles et des portails clients ?
Adrienne Lester : Les fusions et acquisitions sont les principales raisons pour lesquelles il faut utiliser une data room virtuelle, en particulier lors des due diligences, lorsqu’il y a un partage de documents et une collaboration importants. Au-delà de cela, les litiges et les différends juridiques nécessitent une divulgation, tout comme les transactions immobilières et d’autres questions de propriété intellectuelle et de gouvernance d’entreprise nécessitant beaucoup de documents. Plus le projet est riche en documents et plus le nombre de parties prenantes est élevé, plus vous aurez de chances de tirer parti d’une data room, car vous pouvez créer diverses autorisations en fonction de la responsabilité de chaque individu. Les portails numériques permettent aux avocats d’accroître la transparence avec leurs clients et d’accélérer les approbations, par exemple en obtenant les signatures de différents membres de l’équipe.
Ari Kaplan : Comment la technologie favorise-t-elle la croissance et le succès des cabinets d’avocats ?
Adrienne Lester : Votre récent rapport révèle que les cabinets d’avocats mettent en œuvre des niveaux croissants d’automatisation pour la création de documents, le classement des e-mails et l’extraction de données, ce qui permet aux professionnels d’améliorer leur productivité. Cela leur permet également de consacrer plus de temps au développement commercial et au service client. Plus vous pouvez automatiser, plus vous pouvez optimiser votre expérience. Bien qu’il puisse être difficile d’adopter la technologie dans un domaine considéré comme lent à évoluer, les professionnels du droit sont désireux de déployer des solutions qui optimisent l’expérience des avocats et des clients pour faire avancer le secteur.
Ari Kaplan : Comment voyez-vous évoluer la manière dont les avocats et les professionnels du droit collaborent et partagent du contenu ?
Adrienne Lester : L’abandon du papier est une évolution importante, même s’il est remarquable de continuer à le souligner en 2024. Bien que de nombreux dirigeants avec lesquels nous nous entretenons s’appuient sur des documents et des dossiers imprimés, la plupart mettent en œuvre la technologie pour dynamiser leurs pratiques. Ils trouvent également des moyens d’équilibrer sécurité et productivité. Chez ShareFile, nous souhaitons nous fondre dans l’ombre et permettre à nos utilisateurs d’exercer le droit, d’autant plus que les clients sont de plus en plus disposés à changer de cabinet pour une expérience plus axée sur la technologie, en particulier ceux qui appliquent l’automatisation et l’IA générative pour être plus réactifs et transparents.
Écoutez l’interview complète sur Reinventing Professionals.
Ari Kaplan interviewe régulièrement des dirigeants du secteur juridique et de la communauté plus large des services professionnels pour partager leurs points de vue, souligner les changements transformateurs et présenter de nouvelles technologies sur son blog et sur iTunes.
Cette chronique reflète les opinions de l’auteur et pas nécessairement celles de l’ABA Journal ou de l’American Bar Association.
