Rester rentable à mesure que votre cabinet se développe n’est pas une évidence. Cela nécessite d’investir dans des systèmes et des technologies qui évolueront pour soutenir votre croissance. Voici six points de départ.
Il y a quelques années, j’ai connu un avocat qui avait démarré et développé son cabinet. Le cabinet comptait alors une dizaine d’avocats avant de se réduire à lui et à une autre personne. Lorsque je l’ai rencontré, il était en train de reconstruire son cabinet pour retrouver sa taille d’origine.
Comme j’étais un jeune avocat intéressé par la gestion de cabinet, il a partagé sa théorie sur la croissance du cabinet :
« Une fois que vous devenez suffisamment grand pour que tout le monde ne puisse plus monter dans la voiture pour aller déjeuner ensemble, c’est le début de la fin. »
C’est dit avec ironie, mais il y a un fond de vérité.
Ce qui vous a amené ici ne vous amènera pas là-bas
Pour grandir, vos outils, vos compétences et vos pratiques de gestion doivent évoluer.
Les cabinets d’avocats se développent parce que le fondateur maîtrise plusieurs domaines (marketing, travail juridique, discipline financière, etc.). Au fur et à mesure que le cabinet grandit, le fondateur doit faire face à des contraintes de plus en plus grandes jusqu’à ce qu’à un moment donné, il ne puisse plus faire personnellement tout ce qu’il faisait pour assurer le succès du cabinet.
À ce moment-là, soit elle trouve un moyen de changer la façon dont les choses se font, soit, comme l’avocat avec qui j’ai déjeuné, elle se retrouve au début de la fin.
Pour rester rentable à mesure que vous développez votre entreprise, il faut avant tout des systèmes et de l’évolutivité. Il faut s’assurer que vous disposez des bons outils pour soutenir la croissance, des bons processus et procédures, d’une stratégie d’acquisition de clients évolutive et d’un plan pour développer et gérer votre équipe.
Voici quelques-uns des outils que vous voudrez envisager d’ajouter lorsque vous vous préparez à développer votre entreprise.
1. Logiciel de gestion de cabinet
Je suppose que beaucoup d’entre vous possèdent déjà un logiciel de gestion de cabinet et de gestion du temps et de facturation. Si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion de cabinet dans votre entreprise, cela doit être votre première étape.
Il existe de nombreuses options intéressantes, mais voici quelques conseils pour vous aider à décider :
Considérez votre logiciel de gestion de cabinet comme une plateforme, le centre névralgique de la technologie de votre cabinet qui se connectera à vos autres outils essentiels. Ne recherchez pas seulement les fonctionnalités incluses dans le logiciel, mais aussi les intégrations et l’interopérabilité. Considérez votre logiciel de gestion de cabinet comme un investissement sur plus de 10 ans. Testez les options de reporting : aucune entreprise ne pourra évoluer efficacement sans un ensemble robuste de fonctionnalités de reporting qui vous permettront de garder un œil sur votre entreprise en pleine croissance. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de cabinet et qu’il fonctionne, continuez à l’utiliser. Il existe une énorme tendance à regarder par-dessus la clôture pour voir si l’herbe est plus verte. Résistez. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de cabinet et qu’il ne fait vraiment pas le travail (ou qu’il est en train d’être réduit et qu’il manque de support, etc.), je vous recommande vivement de trouver un partenaire d’implémentation avant de choisir un nouveau logiciel. Changer de pneu pendant que le bus roule est beaucoup plus compliqué, et ce ne sera pas de l’argent gaspillé pour trouver un consultant pour rendre le processus plus fluide et plus facile.
2. Admission et CRM
Pour de nombreuses entreprises, le processus de recrutement constitue un obstacle à la croissance. Vous avez travaillé dur pour développer votre réputation et obtenir de précieuses références. Lorsque ces références prennent la décision de contacter votre entreprise, elles doivent être intégrées dans un système bien conçu et géré qui les traite bien et ne les laisse pas passer entre les mailles du filet.
Alors que vous vous préparez à être moins présent dans chaque aspect de la gestion de votre cabinet, vous devez mettre en place des systèmes qui réduisent les frictions, créent des normes et ravissent les clients potentiels. De nombreux logiciels de gestion de cabinet disposent d’une fonction d’accueil entièrement intégrée ou de la possibilité de l’ajouter en tant que module. Cela vaut la peine de le faire. De plus, les capacités d’accueil combinées à un logiciel de gestion de cabinet deviennent votre CRM (logiciel de relations clients). Au fur et à mesure que vous commencez à affiner votre processus d’accueil et de vente, le fait de conserver de bonnes données sur les appels, les consultations, les taux de rétention, etc. facilitera grandement la prise de décisions rationnelles et basées sur les données.
(Article connexe : Lire « Conseils techniques : les meilleurs conseils pour améliorer l’accueil des clients »)
3. Automatisation des documents
Une fois que votre cabinet aura pris le temps de mettre en place et d’utiliser un logiciel de gestion de cabinet et de prise en charge, vous disposerez de données client qui ne seront (espérons-le) saisies (tapés) dans la base de données qu’une seule fois. Chaque fois que vous ajoutez des informations supplémentaires au dossier du client, ces données supplémentaires représentent une opportunité d’économiser du travail et de réduire les erreurs dans la production des documents. Le moyen d’y parvenir est par l’assemblage ou l’automatisation des documents.
Encore une fois, plusieurs des principaux logiciels de gestion de cabinet incluent des outils d’assemblage de documents. Si le vôtre n’en dispose pas, il peut être utile de faire appel à un consultant en technologie juridique pour vous aider à créer votre bibliothèque de formulaires à remplir et à les connecter à votre logiciel de gestion de cabinet.
L’assemblage de documents aidera votre équipe à accomplir davantage de tâches en moins de temps et avec moins d’erreurs. Il faut beaucoup de travail pour assembler les formulaires à remplir et former l’équipe sur le système, mais une fois que vous l’aurez fait, cela pourra être bénéfique pour les clients, votre équipe et l’entreprise.
(Article connexe : Lire « Automatisation des documents 101 : techniques que vous utilisez aujourd’hui sans dépenser un dollar » par Erik Mazzone)
4. Communications asynchrones
L’une des leçons de la pandémie est que les activités peuvent être interrompues, de manière importante et pendant de longues périodes. Les cabinets d’avocats intelligents se sont réorganisés au fil des ans pour maintenir de solides plans de continuité des activités. Ainsi, en cas de besoin, tous les professionnels peuvent travailler depuis n’importe quel endroit où ils disposent d’un ordinateur portable et d’une connexion Internet. Cela a été un grand changement à certains égards, mais cela a créé des défis pour maintenir la culture d’équipe.
De même, la croissance d’un cabinet d’avocats rend souvent plus difficile le maintien de la culture de l’entreprise. Les interactions qui se produisent sans effort avec une petite équipe doivent être créées et maintenues de manière proactive au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. Un canal Slack ou Teams pour le cabinet avec plusieurs canaux de discussion annexes pour discuter des dossiers, se défouler, discuter des projets du week-end, etc. peut être un excellent moyen de créer une culture d’équipe de manière asynchrone et à distance.
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5. Documentation des processus — SOP
À l’époque où les cabinets d’avocats étaient si mal gérés, il était courant de trouver, au fond des recoins poussiéreux de l’arrière-boutique d’un cabinet, un classeur surchargé et sous-utilisé, intitulé « Procédures opérationnelles standard du cabinet ». Ne vous méprenez pas : je ne suis pas contre l’établissement et l’enregistrement de procédures et de processus. Au contraire, c’est un élément essentiel de la croissance d’un cabinet d’avocats. Sans procédures bien établies et documentées, votre cabinet n’atteindra jamais l’uniformité ou la cohérence dans ses services.
Heureusement, le monde a évolué au-delà des classeurs SOP géants. Il existe désormais de nombreux logiciels de documentation de processus. Sweet Process et Process Street sont deux concurrents sérieux qui méritent d’être pris en considération.
(Article connexe : Lire « Prêt à évoluer : ajoutez plus de procédures opérationnelles standard avant d’ajouter plus de personnel » par Karen et David Skinner)
6. Un état d’esprit de délégation
Ce dernier point n’est pas forcément un outil de croissance pour un cabinet d’avocats mais plutôt un changement de mentalité : pour grandir, il faut accepter de ne plus pouvoir tout faire soi-même. Certaines tâches doivent être déléguées.
Plus votre entreprise se développe, plus vos compétences doivent évoluer de « tout faire » à « faire réaliser le travail par d’autres ».
Il s’agit d’un changement important pour de nombreux avocats-entrepreneurs et, franchement, un défi. Mais c’est essentiel si vous voulez développer votre entreprise.
Ou vous pourriez simplement essayer de prendre une très grosse voiture pour aller déjeuner.
Image © iStockPhoto.com.
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