L’afflux constant d’e-mails peut être écrasant, ce qui rend difficile de suivre les communications urgentes des clients et de se concentrer sur le travail des clients. Avec quelques astuces Outlook simples, vous pouvez transformer votre boîte de réception d’une source de stress en un centre de flux de travail organisé.
Essayez ces astuces Outlook simples
La gestion efficace des e-mails est essentielle pour rester organisé et réactif. En utilisant les fonctionnalités avancées d’Outlook (règles, étapes rapides, catégories et intégrations avec Microsoft To Do), vous pouvez créer un système simplifié qui vous permet de gérer efficacement les e-mails et de garder votre boîte de réception propre.
1. Automatisez l’organisation des e-mails avec les règles Outlook
Les règles Outlook vous permettent d’automatiser la gestion des e-mails entrants, réduisant ainsi le tri manuel et la hiérarchisation qui peuvent vous prendre du temps. En définissant des règles, vous pouvez vous assurer que des types spécifiques d’e-mails sont automatiquement déplacés vers des dossiers désignés, marqués ou classés.
Voici quelques idées de règles adaptées aux avocats des petits cabinets :
Classer par domaine de pratique : utilisez des mots-clés de sujet ou des informations sur l’expéditeur pour appliquer des catégories en fonction des domaines de pratique tels que le contentieux, la planification successorale ou le droit des sociétés. De cette façon, les e-mails sont codés par couleur et prêts à être filtrés rapidement. Marquer les e-mails de routine : définissez des règles pour marquer automatiquement les newsletters ou les mises à jour internes comme lues et les déplacer vers un dossier de faible priorité. Cela réduit les distractions et permet à votre boîte de réception de se concentrer sur les messages exploitables.
En automatisant le contrôle de ce qui arrive dans votre boîte de réception, vous libérerez du temps et réduirez le risque de manquer des e-mails critiques enfouis dans le désordre.
2. Optimisez les tâches répétitives grâce aux étapes rapides
Les étapes rapides dans Outlook peuvent simplifier les actions répétitives en un seul clic, vous permettant de gérer les e-mails plus rapidement et de passer à des tâches plus importantes. Vous pouvez créer des étapes rapides personnalisées adaptées à votre flux de travail unique, qu’il s’agisse de déléguer des tâches, de déplacer des e-mails vers des dossiers spécifiques ou de convertir des e-mails en tâches.
Voici quelques étapes rapides utiles pour les avocats :
Répondre, marquer et déplacer : un simple clic permet d’envoyer une réponse pré-rédigée, de marquer l’e-mail pour suivi et de le déplacer vers un dossier désigné. Créer une tâche dans To Do : ajoutez automatiquement un e-mail en tant que tâche dans Microsoft To Do et déplacez-le hors de votre boîte de réception. Cela est particulièrement utile lorsque les e-mails représentent des actions que vous devez effectuer ultérieurement. Déléguer et archiver : transférez un e-mail à un collègue ou à un assistant, puis archivez-le instantanément, en vidant votre boîte de réception tout en vous assurant que la tâche est entre de bonnes mains.
Ces étapes rapides éliminent le besoin de plusieurs clics et décisions, accélérant ainsi votre processus de tri des e-mails.
3. Utilisez des catégories pour un tri et une hiérarchisation rapides
Les catégories dans Outlook vous permettent de coder les e-mails par couleur, ce qui facilite la hiérarchisation visuelle des tâches et le suivi des communications associées. La catégorisation par urgence, domaine d’activité ou client peut rendre l’analyse de votre boîte de réception et la planification de votre journée beaucoup plus efficaces.
Certaines stratégies de catégories efficaces incluent :
Catégories spécifiques au client : attribuez une couleur unique à chacun de vos principaux clients, afin que leurs e-mails se démarquent immédiatement dans votre boîte de réception. Catégories d’état des tâches : utilisez des catégories telles que « À faire », « En attente de réponse » et « Terminé » pour évaluer rapidement l’état des tâches en cours. Balises d’urgence : des catégories telles que « Haute priorité », « Suivi aujourd’hui » et « Réviser plus tard » vous aident à trier et à résoudre rapidement vos problèmes les plus urgents.
L’association de catégories avec des filtres et des règles de recherche peut créer un système de gestion de courrier électronique hautement personnalisé.
4. Déplacez les e-mails vers Microsoft To Do pour action
Tous les e-mails ne peuvent pas être traités immédiatement. Pour ceux qui nécessitent un suivi ou une action supplémentaire, les convertir en tâches dans Microsoft To Do est un excellent moyen de rester organisé. Avec l’intégration To Do d’Outlook, vous pouvez vous assurer que les tâches importantes ne se perdent pas dans votre boîte de réception.
Voici comment rendre ce processus transparent :
Glisser-déposer : faites simplement glisser un e-mail pour créer une nouvelle tâche. Attribuez-lui une date d’échéance, ajoutez-le à une liste et catégorisez-le pour un suivi facile. Marquez les e-mails à synchroniser avec To Do : lorsque vous marquez un e-mail dans Outlook, il apparaît automatiquement comme une tâche dans Microsoft To Do. Vous pouvez ensuite le gérer avec vos autres tâches, ce qui vous donne une vue unifiée de ce qui doit être fait. Utilisez les rappels To Do : définissez des rappels dans To Do pour ne pas perdre la trace des tâches associées aux e-mails importants, même si vous les avez déplacés hors de votre boîte de réception.
Cette approche vous aide à rester au fait de vos engagements sans laisser de tâches enfouies dans votre boîte de réception.
5. Videz rapidement votre boîte de réception une fois les e-mails traités
La clé pour garder une boîte de réception organisée est de déplacer rapidement les e-mails une fois que vous avez agi. Qu’il s’agisse de répondre, de transférer ou de configurer une tâche de suivi, votre objectif doit être de traiter chaque e-mail, puis de le sortir de votre boîte de réception.
Voici comment vider efficacement votre boîte de réception :
Utilisez l’archivage de manière agressive : ne laissez pas les e-mails traîner après les avoir traités. Archivez-les immédiatement pour garder votre boîte de réception propre tout en conservant un accès facile si nécessaire. Déplacer vers un dossier en un clic : utilisez les étapes rapides ou faites un glisser-déposer pour déplacer instantanément les e-mails vers les dossiers pertinents en fonction du client, du dossier ou du projet une fois que vous avez terminé. Configurez des dossiers « En attente de réponse » : si vous attendez que quelqu’un d’autre agisse, déplacez l’e-mail vers un dossier « En attente », catégorisé pour un suivi facile sans encombrer votre boîte de réception principale.
Garder votre boîte de réception claire réduit non seulement le stress, mais vous permet également de rester concentré sur vos priorités les plus élevées.
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