La vérification des antécédents aide les employeurs potentiels à identifier les inadéquations culturelles, les candidats non qualifiés, la malhonnêteté et d’autres risques au cours du processus d’embauche.traits qui pourrait entraîner des conséquences négatives importantes au sein de l’organisation après l’emploi.
Une mauvaise décision d’embauche peut entraîner une baisse de productivité, une perte de clients, une réputation ternie, le vol des actifs de l’entreprise (le vol des employés représente 30 % des échecs d’entreprises) et des poursuites judiciaires potentielles s’élevant à des milliards.
Bien qu’elle soit la méthode la plus efficace pour atténuer les risques financiers, de réputation et opérationnels liés au recrutement, la vérification des antécédents introduit paradoxalement un nouveau risque, le risque de non-conformité, lorsqu’elle est mal gérée.
Se conformer aux lois sur le contrôle
Chaque province possède une législation régissant et limitant l’utilisation de données spécifiques dans le cadre des vérifications des antécédents professionnels. Ces réglementations diffèrent, mais imposent généralement qu’un employeur qui effectue une vérification des antécédents ait un lien professionnel ou personnel antérieur avec la personne faisant l’objet de la vérification.
Par conséquent, les employeurs peuvent être restreint de la sélection des employés potentiels qui n’ont pas été embauchés ou les personnes qui ont démissionné au cours des deux années précédentes. Chaque État maintient des réglementations distinctes concernant la durée nécessaire pour examiner les candidats à un emploi et vérifier leur conformité à des critères tels que la prise d’empreintes digitales et les conditions d’identification.
Création d’une politique de vérification des antécédents
L’élaboration d’une politique de vérification des antécédents claire et complète est la première étape pour garantir son respect. Tout d’abord, votre politique doit clarifier son objectif, c’est-à-dire pourquoi les vérifications des antécédents sont essentielles pour votre organisation. Ce pourrait impliquer le maintien de la sécurité, l’instauration de la confiance ou le respect des obligations réglementaires. Ensuite, précisez les étendue: à quels postes nécessitent des vérifications des antécédents et les types de vérifications à effectuer (casier judiciaire, vérification de l’emploi, etc.) (vérifications de crédit).
Il est essentiel de personnaliser votre politique en fonction des exigences du secteur. Par exemple, des examens plus stricts du dossier de conduite peuvent être nécessaires dans le secteur des transports plutôt que dans le secteur de la vente au détail, où l’historique des interactions avec les clients est plus pertinent.
Envisagez des contrôles supplémentaires pour les postes ayant accès aux transactions financières ou aux responsabilités en chambre d’hôtes dans l’hôtellerie. L’objectif est d’ajuster la politique tout en respectant les normes de conformité. Vous pouvez utiliser des services tels que Triton Canada pour des vérifications d’antécédents en ligne afin de garantir la conformité aux réglementations spécifiques à l’industrie.
Adaptation aux exigences de l’industrie
Tandis que le éléments fondamentaux d’une vérification des antécédents Les politiques sont cohérentes d’un secteur à l’autre, chaque secteur ayant des caractéristiques uniques. Adaptez votre politique à ces exigences distinctes n’est pas simplement conseillé; c’est impératif.
Par exempledans le secteur des transportsLes vérifications des antécédents se concentrent généralement sur les dossiers de conduite et les dépistages de drogues. Les lignes directrices dans ce domaine doivent être conformes aux réglementations établies par les entités gouvernementales.
Dans le commerce de détail et l’hôtellerie, où la sécurité des clients est cruciale, les vérifications des antécédents peuvent mettre fortement l’accent sur les casiers judiciaires et les registres des délinquants sexuels. Les politiques dans ces domaines devraient souligner l’importance de maintenir un environnement sûr pour les deux employés et clients.
À l’inverse, le secteur de la santé nécessite des contrôles qui respectent Lignes directrices de la LPRPDE pour préserver la confidentialité de patients informations. Les politiques devraient inclure des contrôles pour toute négligence médicale ou vérification des qualifications.
Consentement et divulgation
Obtenir le consentement des candidats n’est pas simplement une formalité ; c’est une exigence légale. Avant de commencer toute vérification des antécédents, assurez-vous d’obtenir une autorisation écrite consentement du candidat. Cette mesure indispensable garantit la transparence, en permettant aux candidats de comprendre les contrôles effectués et leur finalité.
Il est tout aussi crucial de proposer des informations transparentes. Ce n’a pas impliquent de submerger les candidats avec des termes techniques mais en décrivant clairement le contexte chèques’ nature, étendue et objectif. C’est sur une communication franche et transparente, évitant toute révélation inattendue pour le candidat.
Action défavorable
Une mesure défavorable concerne tout choix d’emploi négatif basé sur des détails provenant d’une vérification des antécédents. Ce peut impliquer des actions telles que la révocation d’une offre d’emploi ou la fin d’un emploi. Une gestion efficace des actions défavorables est essentielle pour assurer la conformité.
Elle commence généralement par une notification préalable à l’action défavorable. Cette notification doit contenir le rapport de base et un résumé de l’action défavorable. candidat droits. Cette étape permet au candidat de vérifier et de contester toute inexactitude.
Si la décision reste défavorable après avoir réglé les litiges, passez à la notification finale de mesure défavorable. Ce devrait réitérer la candidat droits, offrir le reporting agence coordonnées et indiquez clairement que la décision est définitive en raison des résultats de la vérification des antécédents.
Communiquez clairement
Donner informations détaillées sur les candidats Informez-vous sur le processus de vérification des antécédents dès le début du processus d’embauche. Précisez les types de vérifications, la durée et les données collectées. Tenez-les informés tout au long du processus, en partageant rapidement le statut et les détails nécessaires. Cette approche proactive renforce la confiance et la clarté. Voici quelques conseils pour une communication efficace :
Utiliser un portail de candidature: Mettre en place un portail en ligne permettant aux candidats de suivre l’avancement de leur vérification des antécédents et les tâches en attente dans temps réel.
Notifications automatiques par e-mail:Créer un système de courrier électronique automatisé pour mettre à jour les candidats pendant clé Étapes du processus de sélection. Envoyez une confirmation lorsque la sélection commence, demandez plus de détails si nécessaire et informez-en le destinataire une fois la sélection terminée. Chaque courriel doit être concis et informatif.
Note de fin
Le respect des lois et des meilleures pratiques en matière de vérification des antécédents professionnels est essentiel. Même avec les meilleures intentions des entreprises, des erreurs d’embauche peuvent se produire.
