Naviguer dans le monde de la mise en œuvre de technologies juridiques peut sembler écrasant, mais avec une stratégie claire, le succès est à notre portée. Nous avons travaillé avec de nombreuses équipes juridiques et distillé notre expérience en quatre piliers clés pour un déploiement plus fluide et plus réussi, en particulier lorsqu’il s’agit de technologies émergentes telles que l’IA générative (GAI).
Avant de plonger dans ces piliers, il est important de noter que l’alignement des parties prenantes, la formation et la gestion du changement (CM) ainsi que l’adhésion des dirigeants ne sont pas négociables. Cependant, la manière dont ces éléments sont abordés varie selon l’organisation. Le soutien de la direction, une communication continue et un plan de gestion du changement bien exécuté garantissent que votre déploiement technologique bénéficie du soutien fondamental dont il a besoin. Les spécificités de la manière dont chaque entreprise gère ces éléments dépendront de sa culture et de sa structure, mais leur importance reste universelle.
Définir le succès
Avant de commencer, soyez parfaitement clair sur ce à quoi ressemble le succès. Trop souvent, les services juridiques se fixent des objectifs tels que « améliorer l’efficacité », mais cela est trop vague. Demandez plutôt : Comment allons-nous mesurer l’efficacité ? Quels processus spécifiques seront améliorés ? Cela signifiera-t-il des approbations de contrats plus rapides, une réduction des tâches manuelles ou moins d’e-mails encombrant les boîtes de réception ?
Dans les opérations juridiques, les mesures sont essentielles. Certaines mesures essentielles que vous pouvez suivre incluent :
Temps de cycle: mesurez le temps nécessaire au traitement des tâches clés telles que l’approbation des contrats, la résolution des litiges ou la procédure juridique.
Répartition de la charge de travail: Analysez la façon dont le travail est réparti au sein de l’équipe pour repérer les inefficacités.
Économies de coûts: Calculez combien de temps ou d’argent la mise en œuvre de la technologie permet d’économiser en automatisant les tâches de routine ou en réduisant les dépenses en conseils externes.
Taux d’adoption: suivez le nombre d’utilisateurs qui s’engagent activement dans la nouvelle technologie, en particulier au cours des premiers mois.
Satisfaction des clients: Mesurez la satisfaction des clients internes au moyen d’enquêtes ou de boucles de rétroaction pour évaluer si la technologie améliore les temps de réponse et la prestation de services.
Définissez le succès par étapes. Par exemple, la première étape pourrait viser à réduire de 20 % le temps consacré aux enquêtes de routine. La deuxième étape pourrait augmenter la vitesse d’exécution des contrats de 30 %. Lorsque vous décomposez le succès en résultats spécifiques et mesurables, il devient plus facile de suivre les progrès et de procéder aux ajustements nécessaires.
Évaluez votre état de préparation
Déployer une nouvelle technologie sans vérifier son état de préparation est une source de frustration. Avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, faites le point sur vos flux de travail actuels. Qu’est-ce qui fonctionne bien et où sont les goulots d’étranglement ? Effectuez une évaluation de l’état de préparation pour identifier les domaines dans lesquels les nouvelles technologies amélioreront votre service et ceux où elles pourraient créer davantage de frictions.
Assurez-vous également que vos données et vos documents sont mis à jour. GAI est puissant, mais il fonctionne mieux lorsqu’il est alimenté avec des données propres et structurées. Testez d’abord vos flux de travail et vos documents politiques et commencez avec une portée limitée avant de vous étendre, surtout si vous automatisez des processus tels que les FAQ ou la réception de demandes juridiques.
Encouragez la simplicité
Il est tentant de mettre en œuvre toutes les nouvelles fonctionnalités proposées par la technologie, mais une plus grande complexité entraîne souvent des délais plus longs et des risques d’échec plus élevés. Concentrez-vous sur la simplicité. Si votre objectif est de répondre plus rapidement aux demandes liées à l’emploi, construisez d’abord le cadre de base : commencez par des flux de travail à haute fréquence et à fort impact et laissez les cas extrêmes pour les phases ultérieures.
N’oubliez pas : la simplicité n’est pas un manque d’ambition : il s’agit d’atteindre vos objectifs de manière efficace. Vous pouvez continuellement itérer et développer une fois que vous avez établi une base solide. Évitez de laisser la perfection entraver le progrès.
Laisse tomber
Aucune mise en œuvre ne se déroulera sans accroc, et ce n’est pas grave. La clé du succès est la flexibilité. Soyez prêt à abandonner les choses qui ne fonctionnent pas comme prévu. Peut-être qu’une fonctionnalité clé ne fonctionne pas comme prévu ou que vous avez besoin de plus de temps pour impliquer l’équipe. Au lieu de vous en tenir strictement au plan initial, laissez une marge d’ajustement.
Répéter. Recueillez des commentaires. Restez agile. Votre déploiement technologique doit évoluer à mesure que vous découvrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Intégrer cette flexibilité évite non seulement l’épuisement du projet, mais garantit également le succès à long terme.
Le succès commence par une approche pratique
La mise en œuvre de la technologie juridique ne doit pas nécessairement être un casse-tête si vous l’abordez avec des objectifs clairs, une compréhension de l’état de préparation de votre service et un engagement en faveur de la simplicité et de la flexibilité. Lorsqu’elle est bien utilisée, la technologie juridique transformera la façon dont votre équipe travaille, en lui permettant de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et de confier le travail répétitif à l’automatisation.
Sumi Trombley a exercé dans des cabinets d’avocats et des services juridiques internes pendant plus d’une décennie avant de rejoindre UpLevel Ops. Sumi a auparavant occupé le poste de directrice juridique chez le fournisseur de services juridiques d’entreprise Marshall Denning, LLC, où elle a géré et formé une équipe d’avocats juniors et seniors et développé et mis en œuvre des processus d’optimisation des ressources pour les appels d’offres et les litiges précontentieux. Elle est connue pour sa capacité à fournir des conseils stratégiques et des solutions rentables.
Brian Hupp a été membre fondateur de l’équipe de direction du Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) et a siégé pendant de nombreuses années au conseil d’administration du CLOC. Après plus de 25 ans dans le secteur juridique, Brian a développé une expertise dans la création de fonctions d’opérations juridiques d’entreprise à partir de zéro et s’est bâti une réputation de collaboration avec des partenaires en technologie juridique pour transformer les technologies naissantes en composants essentiels et de pointe du secteur juridique. arsenal opérationnel.
