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Il y a quelques années, j’ai écrit un article sur la façon dont les numéros de fax sont toujours un outil important dans l’industrie juridique dans certains contextes. En effet, certains professionnels du droit s’accrochent à des télécopies, même si le courrier électronique semble être une méthode de communication plus préférable, probablement en raison de l’habitude et du fait que le fax pourrait laisser moins d’empreinte numérique que le courrier électronique. Bien que la fax ait été considérée comme une technologie du futur dans Back to the Future II, la fax est une méthode de communication obsolète depuis des années. Les professionnels du droit devraient examiner attentivement s’ils ont vraiment besoin de s’accrocher à cette technologie précédente ou d’adopter des méthodes de communication plus modernes.
Plus tôt cette année, j’ai comparu devant un tribunal avec lequel je n’avais aucune expérience. J’avais besoin de demander des dossiers, j’ai donc appelé le greffier de cette Cour pour savoir comment les dossiers pourraient être transmis à mon bureau. Le greffier m’a informé que le tribunal n’a posté que des dossiers ou des dossiers par télécopieur aux parties à la recherche de ces documents. Je me suis demandé si le tribunal pouvait envoyer des dossiers par e-mail et on m’a dit que le fax était la seule option à moins que je ne veuille attendre que le greffier me possède les dossiers.
Cela s’est avéré être un processus difficile. Bien que j’aie maintenu un numéro de fax pendant des années pour la durée une fois sur an, j’avais besoin de recevoir des documents par fax, j’ai découvert que mon numéro de fax avait – à mon insu – il y a des mois il y a des mois. J’ai ensuite appelé certains cabinets d’avocats et autres points de vente qui pourraient avoir un numéro de fax et qui pourrait être disposé à recevoir le fax et à m’envoyer les documents par e-mail. Même après que j’ai eu un numéro de fax fiable aligné, le fax du greffier n’est jamais arrivé, ni en raison d’une erreur à la fin du greffier ou d’une erreur de la sortie qui m’aidait.
Les télécopies posent de nombreux problèmes que les e-mails n’ont tout simplement pas. Peut-être que la plupart des fax sont beaucoup moins fiables que les e-mails. Il y a des problèmes fréquents avec les télécopies en raison d’une erreur de l’utilisateur, des signaux occupés, pas assez de l’encre dans la télécopieur de réception, soit parce que les numéros de fax ont été désactivés. Certains numéros de fax sont configurés de telle manière qu’ils envoient simplement un e-mail une copie du fax dans une adresse e-mail dans le dossier, et c’est mieux qu’un télécopieur imprimant quelque chose. Cependant, il serait beaucoup plus facile pour les parties de simplement envoyer des e-mails à un destinataire plutôt que de compter sur un intermédiaire obsolète.
De plus, les télécopies ne sont pas pratiques dans une variété de contextes. Souvent, les télécopies ont des limites de page. Des problèmes de qualité avec les images envoyés et reçus peuvent également être un problème, car les télécopies fonctionnent mieux avec des documents simples en noir et blanc. De plus, les numéros de fax peuvent nécessiter des abonnements supplémentaires ou l’entretien séparé d’une adresse e-mail, et les fax peuvent être manqués si une partie ne conserve pas son numéro de fax de la manière appropriée.
De nombreuses technologies au sein de la profession juridique sont devenues obsolètes au cours des 13 années (jusqu’à présent) que j’ai pratiqué le droit. Je me souviens avoir mené des recherches avec des livres, ce qui est très rare dans le présent, et je me souviens quand l’enregistrement des bandes était un moyen généralisé de dicter des lettres et d’autres documents dans les bureaux juridiques. Quand j’étais associé d’été, j’étais ravi d’obtenir un Blackberry, et je sentais que tout professionnel du droit sérieux devrait en avoir un pour être connecté à des questions de travail à tout moment.
Les numéros de télécopie ne sont qu’une autre technologie obsolète qui devrait être transmise de la profession juridique en faveur de la technologie qui est indéniablement plus efficace. Bien qu’il puisse y avoir des douleurs croissantes pour certains, l’industrie juridique devrait se moderniser et se séparer de la technologie des communications obsolètes.
Jordan Rothman est associé du cabinet d’avocats Rothman, un cabinet d’avocats à New York et du New Jersey. Il est également le fondateur de Student Debt Diaries, un site Web expliquant comment il a payé ses prêts étudiants. Vous pouvez rejoindre Jordan par e-mail à jordan@rothman.law.
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