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La plupart des avocats qui ouvrent un cabinet solo immédiatement après leurs études de droit auront du mal, subissant plusieurs faux départs avant de trouver leur place. Beaucoup d’autres échoueront. Parmi ceux qui bâtissent une entreprise durable, seuls quelques privilégiés prospéreront. Selon le créateur du programme « Solo By Design » de Cooley Law, le succès d’une startup se résume à ces trois choses.
« Ne perdez pas votre temps à frapper un mur en espérant le transformer en porte. » -Coco Chanel
La plupart des diplômés des facultés de droit « ne savent pas ce qu’ils ne savent pas » sur le démarrage d’une entreprise. Si vous souhaitez prospérer en tant qu’avocat solo, construisez votre startup avec ces trois outils essentiels, que j’appelle le « tabouret à trois pattes ».
Embauchez un expert-comptable. Obtenez une assurance contre la faute professionnelle. Obtenez un logiciel de gestion de cabinet intégré et utilisez-le.
Les trois essentiels pour établir votre pratique solo
La mise en place de ces trois éléments vous aidera à trouver votre chemin et vous donnera la confiance dont vous avez besoin pour vous établir dans votre propre pratique.
1. Embaucher un expert-comptable agréé
Pourquoi avez-vous besoin d’un CPA ? Pour éviter la radiation ! Mélangez les fonds du compte en fiducie de votre client avec votre compte personnel ou professionnel et vous pourrez dire adieu à votre carte de bar. Vous êtes allé à la faculté de droit pour apprendre la théorie juridique, pas la comptabilité d’entreprise. Faites ce pour quoi vous êtes formé, pas la comptabilité.
Un CPA peut :
Aidez-vous à déterminer avec quel type d’entité commerciale vous devriez commencer et aidez-vous à évoluer vers d’autres structures imposables au fur et à mesure de votre croissance. Praticien individuel ? SARL ? S Corporation ou PCorp ? Identifiez les institutions financières qui vous aideront à établir une marge de crédit et des mécanismes de paiement pour vos clients et fournisseurs. Mettez-vous sur la voie en utilisant un logiciel de comptabilité compatible avec les systèmes comptables de ce CPA. Vous guidez sur les paiements trimestriels d’impôts étatiques et fédéraux dus et identifiez quelle partie de votre revenu est imposable ou déductible. Un CPA sera à vos côtés si vous êtes également audité, pour répondre aux questions avec autorité dans une langue que les auditeurs comprennent. Si votre CPA est en poste depuis un certain temps, il peut entretenir des relations avec certains auditeurs et agents-auditeurs, ce qui peut apporter de la crédibilité à vos systèmes comptables. Vous aider à créer des comptes personnels, des comptes professionnels et des comptes en fiducie, et vous aider à comprendre comment éviter de mélanger ces comptes ou de facturer aux clients des frais qui pourraient être non autorisés dans votre juridiction. Expliquez les approches conservatrices et agressives en matière de déduction des dépenses lors de la déclaration de vos impôts.
Quand faut-il commencer votre recherche d’un CPA ?
Tout de suite! Pendant que vous êtes encore à la faculté de droit, recherchez des CPA qui ont de l’expérience en matière de comptabilité pour d’autres avocats et qui sont prêts à travailler avec vous pour financer le coût de leurs services. Faites-leur comprendre que vous avez un plan d’affaires solide et que vous vous attendez à une relation à long terme, qui se traduira par un flux de revenus constant à mesure que votre cabinet se développe. Interviewez plusieurs CPA jusqu’à ce que vous en trouviez un qui est non seulement un excellent CPA, mais qui vous convient également. Vous les connaîtrez lorsque vous les rencontrerez, lorsque vous vous sentirez à l’aise pour parler avec eux et s’ils sont prêts à travailler avec vous avant d’avoir des clients payants.
2. Obtenez une assurance contre la faute professionnelle maintenant
Ne faites pas ce que font certains avocats et « allez nu » lorsque vous ouvrez pour la première fois les portes de votre cabinet d’avocats. Obtenez immédiatement une assurance contre la faute professionnelle. Il est vrai que vous n’aurez probablement pas de clients au début, et sans clients, vous n’aurez aucune réclamation. Mais dès que vous vous efforcerez de faire des affaires et que vous communiquerez avec des clients potentiels, vous aurez l’occasion de vous tromper ou de passer complètement à côté d’un problème, ouvrant ainsi la porte à une réclamation pour faute professionnelle.
Pourquoi est-ce une bonne idée de mettre en place une politique en matière de faute professionnelle avant d’ouvrir votre cabinet ?
Vous avez immédiatement quelqu’un dans votre coin. Votre assureur pour faute professionnelle vous demandera de l’appeler chaque fois que vous pensez qu’une réclamation est une possibilité. Ils vous expliqueront comment traiter la réclamation, y compris quoi dire et quoi ne pas dire. Si un client vous poursuit, il se battra et vous défendra avec le pouvoir et l’expérience que seule une expertise dans ce domaine peut vous apporter. À moins que vous ne soyez un avocat de la défense contre les fautes professionnelles dans le cadre de votre travail quotidien, vous vous retrouverez à court de la meilleure façon de vous défendre contre une réclamation. Laissez les experts le faire pour vous. (Voir « Discipline des avocats : un imbécile pour un client. ») Les frais d’assurance contre la faute professionnelle pour les nouveaux avocats solos sont très raisonnables. En effet, avec très peu de clients, les possibilités de réclamation contre une startup sont relativement faibles et le risque pour l’assureur est faible. Avoir une politique en place vous donnera une plus grande confiance pour poursuivre des questions juridiques nouvelles et inédites. Au lieu de refuser des affaires, vous serez enclin à élargir votre expertise juridique et à développer votre entreprise avec moins de crainte de ruine financière. (Si vous entrez dans un domaine du droit en dehors de votre couverture, assurez-vous d’alerter votre assureur de vos domaines de pratique élargis, sinon vous pourriez ne pas être couvert.) Les assureurs pour faute professionnelle vous formeront pour éviter les erreurs éthiques et vous guideront dans le traitement des plaintes. Pour cause, les avocats sont généralement plus préoccupés par les plaintes éthiques ou autres accusations mettant en danger leur licence d’avocat que par les poursuites judiciaires visant des réparations financières. Un grief d’éthique pourrait entraîner la suspension ou la résiliation de votre licence d’avocat. Encore une fois, votre assureur pour faute professionnelle viendra à votre défense et vous guidera tout au long du processus. Ils évalueront également votre pratique pour s’assurer que vous disposez de systèmes permettant d’éviter les problèmes d’éthique courants, tels que le non-respect des délais, et examineront les clients que vous auriez souhaité ne jamais embaucher en premier lieu.
3. Utilisez un logiciel de gestion de cabinet
Un logiciel de gestion de cabinet (PMS) vous permettra de rester organisé d’une manière que les notes autocollantes et les blocs-notes ne peuvent pas. De nombreux avocats solo se débrouillent sans ce pied essentiel du tabouret, mais un bon PMS rassemble tous les détails de votre pratique dans un espace sécurisé : les dossiers des clients et les dossiers, la planification et les délais, les communications avec les clients, le temps et la facturation, la génération de documents et les outils de reporting sont tous des aspects du PMS. L’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet réduit les erreurs et les fonctionnalités de sécurité contribuent à garantir la protection des données des clients.
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion de cabinet ?
Avec un logiciel de gestion de cabinet basé sur le cloud, les informations sur les clients et les dossiers sont centralisées et accessibles partout où vous pouvez vous connecter à Internet. Vous ne serez pas retenu captif d’une feuille de papier ou de dossiers papier – ni d’un bureau. Un logiciel intégré, c’est-à-dire une plate-forme capable de connecter la gestion des dossiers à la comptabilité, au courrier électronique, à l’automatisation des documents, ainsi qu’à votre système de gestion des contacts et à vos outils de marketing, vous permettra de voir l’état du dossier et les détails de facturation de chaque client, de collaborer sur des documents, de communiquer en toute sécurité avec les clients et de surveiller votre entreprise, le tout en un seul endroit. Les sociétés PMS mettent continuellement à jour leurs produits avec de nouvelles fonctionnalités, notamment des capacités d’intelligence artificielle et des mises à jour de sécurité. En plus de maintenir votre cabinet à jour avec les dernières technologies, comprendre comment utiliser efficacement ces outils dans votre cabinet vous permet de garantir que vous répondez aux exigences éthiques en matière de compétence technique et que vous protégez les données de vos clients.
Consultez Capterra.com pour identifier les différents fournisseurs de logiciels de gestion de cabinets d’avocats. Vous pouvez comparer les fournisseurs côte à côte et identifier les entreprises qui proposent les logiciels les mieux adaptés à votre pratique et à votre type de droit. Il s’agit d’une source d’achat unique et très bonne.
Une fois que vous avez choisi votre logiciel de gestion de cabinet, commencez à l’utiliser dès le premier jour d’ouverture de votre cabinet. N’attendez pas d’être occupé ; le meilleur moment pour découvrir les fonctionnalités du logiciel est maintenant, lorsque vous avez peu de clients.
Conseil : Renseignez-vous auprès d’autres avocats de votre domaine de pratique pour connaître le logiciel de gestion de cabinet qu’ils utilisent. Ils peuvent vous informer sur l’historique des prix à long terme, l’assistance et la fréquence des mises à jour. En outre, cet avocat peut être votre meilleure ressource pour résoudre un problème logiciel un dimanche soir lorsque personne du support logiciel n’est disponible.
Image © iStockPhoto.com.
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