Utilisez ces trois stratégies pour rendre votre cabinet d’avocats plus rentable en 2024 et vous serez sur la bonne voie pour rendre chaque année meilleure que la précédente.
Il est facile pour les propriétaires de cabinets d’avocats de se laisser prendre par les urgences de leurs clients et de laisser de côté les tâches de gestion d’entreprise jusqu’à ce que « les choses se calment ». Nous savons ce qui se passe ensuite : les factures sont envoyées en retard, ce qui entraîne des retards de paiement et des problèmes de trésorerie. Ensuite, les factures s’accumulent – et vous vous retrouvez à passer plus de temps après des heures à lutter pour rattraper votre retard.
Concentrez-vous sur les stratégies suivantes pour gérer votre entreprise et, au lieu de prendre du retard, vous serez sur la bonne voie pour rendre chaque année plus rentable que la précédente.
1. Réévaluez la façon dont vous démarrez les relations clients
Les avocats ont des clients idéaux et d’autres qui ne le sont pas. Certains clients prennent tout simplement trop de temps, rechignent à accepter vos honoraires ou ne correspondent pas à votre personnalité. Vous avez besoin d’un processus d’admission de clients solide pour éliminer les mauvaises correspondances.
Présélection
Votre processus de présélection repose en grande partie sur l’autoréflexion et sur la pose de questions difficiles, notamment :
Votre entreprise peut-elle répondre aux attentes du client ? Le client a-t-il hésité face à vos honoraires et dépenses potentielles ? Remarquez-vous une potentielle inadéquation de personnalité ?
Les clients ont des objectifs qu’ils attendent que vous atteigniez. Si vous n’y parvenez pas, les accepter comme clients peut faire plus de mal que de bien à votre entreprise. Il est préférable de refuser un client si vous savez que votre entreprise ne vous convient pas.
Même si vous êtes bien placé pour répondre à leurs attentes, soyez 100 % transparent sur vos frais et dépenses dès le départ. S’ils refusent, cela peut être le signe qu’ils seront un client à problèmes qui ne paie pas ou qui paie en retard.
Les relations clients sont avant tout une question de communication. Si vous pensez qu’un client potentiel n’appréciera pas votre approche, ou s’il y a une inadéquation de personnalité, suivez votre instinct et dites non.
Politique de communication
Les clients viennent vers vous avec des problèmes qu’ils ont besoin de votre aide pour résoudre. Pour réduire leur stress et leur anxiété, adoptez une approche proactive pour maintenir les voies de communication ouvertes. Sinon, vous pouvez vous attendre à des appels ou des e-mails aléatoires à toute heure. Voici des conseils :
Prévoyez du temps chaque semaine pour contacter chaque client en utilisant une forme de communication. Mettez en place des systèmes pour envoyer des rappels automatiques. Contactez toujours le client avant une réunion pour confirmer.
Les avocats peuvent s’appuyer sur leur personnel pour faciliter la communication. Au début de l’année, examinez et décrivez clairement comment et quand vous communiquerez avec les clients ainsi que le rôle que jouera le personnel. Si vous avez mis en place des politiques claires sur lesquelles tout le monde est d’accord, vous gagnerez beaucoup de temps.
2. Facturez régulièrement les clients
Comment facturez-vous vos clients ? Êtes-vous cohérent ou vous retrouvez-vous constamment à rattraper votre retard en matière de factures ? Une enquête récente a révélé que 30,5 % des entreprises envoient leurs factures dans un délai d’une à deux semaines, tandis que 28 % des entreprises attendent deux à trois semaines avant d’envoyer des factures. Lorsque les factures ne sont pas envoyées rapidement, cela peut entraîner des problèmes de trésorerie.
L’adoption de pratiques de facturation cohérentes rendra cette année plus rentable. Voici pourquoi:
Si vous facturez le premier lundi de chaque mois, les clients peuvent planifier leurs fonds. Lorsque les clients savent quand attendre leurs factures, ils sont plus susceptibles de payer dans les délais.
Beaucoup de vos clients reçoivent des fonds à la fin du mois. Si vous facturez au début du mois, les fonds seront probablement disponibles. Les flux de trésorerie sont l’élément vital de votre entreprise, mais ils sont tout aussi importants pour vos clients. Une facturation cohérente vous aidera à garantir que vous serez payé à temps.
Pensez à proposer des options de rédaction automatique et à utiliser des options de facturation automatisées pour gagner du temps.
Autres bonnes pratiques
Une facturation cohérente n’est qu’une pièce du puzzle si vous voulez être plus rentable. Assurez-vous de suivre également ces bonnes pratiques :
Simplifiez vos factures. Soyez clair et concis. Les clients doivent facilement comprendre leurs options de paiement, ce qui leur est facturé et combien ils doivent. Être prompt. Envoyez toutes les factures dans les 30 jours suivant les services rendus. Plus vous attendez, moins votre facture a de chances d’être payée. Restez au courant des factures impayées. Ne laissez pas les factures impayées rester en veilleuse. Restez en contact avec les clients en retard de paiement. Rester en contact réduira le risque de non-paiement. Sachez quand vous séparer. Si un client ne valorise pas votre temps et ne paie pas ses factures dans les délais, il est peut-être temps de le laisser partir. Bien que difficile, cela vous permettra de gagner du temps pour servir des clients qui seront heureux de payer pour votre temps et votre attention.
De plus, assurez-vous que votre équipe est bien formée à la gestion des comptes en fiducie et de l’IOLTA. La mauvaise gestion des comptes en fiducie est l’une des principales causes de radiation aux États-Unis.
3. Faites de la cybersécurité une priorité
De nombreuses entreprises négligent la cybersécurité, mais ne pas suivre les meilleures pratiques pourrait s’avérer une erreur coûteuse. Sois sûr que:
Les comptes en fiducie sont gérés correctement. Tous les fonds (numériques et physiques) doivent être alloués à leurs comptes appropriés. N’oubliez pas : ces fonds appartiennent au client jusqu’à la fin des travaux. Une mauvaise gestion peut conduire à la radiation. Les informations de carte de crédit ne sont pas stockées numériquement. Tous les systèmes de facturation tiers que vous utilisez doivent maintenir des protocoles stricts de conformité PCI. Les équipes distantes utilisent des connexions sécurisées lorsqu’elles gèrent des affaires de l’entreprise. Votre entreprise dispose d’un plan de réponse aux violations de données. Avoir un plan vous permet d’agir rapidement si votre système est compromis.
Pensez à investir dans une formation en cybersécurité pour aider votre personnel à apprendre à reconnaître les tentatives de phishing et à repérer les violations avant qu’elles ne deviennent incontrôlables.
Les clients satisfaits paient plus rapidement et envoient des références
Vous avez aidé un client dans sa planification successorale et vous avez passé des moments formidables à travailler avec lui. Le service est terminé, mais cela ne signifie pas que la relation est terminée. Le bouche-à-oreille reste l’un des principaux moyens permettant aux entreprises de générer des affaires. Demandez à vos clients de :
Les clients satisfaits paient plus rapidement – souvent à temps – et vous enverront de nouveaux clients. Si vous prenez le temps de vous concentrer sur les clients existants et leurs problèmes, cela pourrait être votre année la plus rentable de votre vie.
