Grand livre général en comptabilité : un guide

Pour la plupart des entreprises de toute taille, le grand livre général constitue l’épine dorsale du système comptable de l’entreprise. Cela est certainement vrai pour les cabinets juridiques, qui s’appuient sur la comptabilité générale pour répondre aux exigences essentielles spécifiques au secteur juridique. En conséquence, les cabinets d’avocats doivent être en mesure de tenir leurs grands livres généraux et d’exécuter toutes les fonctions comptables qui les accompagnent.

Ce guide couvrira les bases des grands livres généraux en comptabilité. Bien que la plupart de ces principes de base soient applicables à toute entreprise, nous abordons également des considérations particulières pour les cabinets d’avocats.

Le grand livre permet de gérer les finances d’une entreprise. Il est utilisé pour suivre les revenus et les dépenses, ainsi que pour fournir l’état de la santé financière de l’entreprise. Le grand livre général est également essentiel pour générer tous les rapports et états financiers de l’entreprise, en plus de la conformité fiscale.

Les grands livres généraux sont divisés en différents comptes, chacun représentant un type différent de transaction. Ils sont généralement répertoriés dans un plan comptable et appartiennent à l’une des cinq catégories suivantes :

Actifs. Cette catégorie comprend tout ce qui a de la valeur appartenant à l’entreprise, y compris la trésorerie, les comptes clients, les stocks, la propriété et la propriété intellectuelle.
Passifs. Toutes les dettes financières actuelles ou futures de l’entreprise, y compris les prêts, les comptes créditeurs, les marges de crédit et la masse salariale des employés.
Équité. La différence entre la valeur totale des actifs de l’entreprise et le passif total de l’entreprise, représentant la partie des actifs de l’entreprise détenue par le propriétaire unique, les associés ou les actionnaires.
Revenu. Les revenus sont les revenus générés par l’entreprise, que ce soit par la vente de biens ou de services, des revenus d’intérêts ou des dividendes de placement.
Dépenses. Tous les coûts d’exploitation de l’entreprise, tels que le loyer, les services publics et les salaires des employés.

À mesure que les entreprises gagnent en complexité et en taille, elles ajoutent généralement des livres auxiliaires (livres auxiliaires) à leurs systèmes comptables. Chaque grand livre auxiliaire se concentre sur l’un des comptes du grand livre, tels que les comptes fournisseurs ou les comptes clients. Les transactions sont répertoriées à la fois dans les livres auxiliaires appropriés et dans le grand livre général. La comptabilité auxiliaire permet d’améliorer la précision, l’organisation et la préparation à l’audit au sein du système comptable d’une entreprise.

Comment fonctionne un grand livre général ?

La comptabilité générale dépend de la comptabilité en partie double. Chaque transaction financière enregistrée dans le grand livre général doit comprendre au moins deux écritures, une pour un crédit sur un compte auxiliaire et une autre pour un débit sur un autre compte auxiliaire. Les montants totaux des crédits et des débits pour chaque transaction doivent être égaux. Cette méthode en partie double garantit que le grand livre général est toujours en équilibre.

Le fondement de la comptabilité en partie double est ce que l’on appelle communément « l’équation comptable » :

Actif = Passif + Capitaux propres

À titre d’exemple, imaginez qu’un client juridique paie au cabinet 50 000 $ pour son solde dû en frais juridiques. Pour cette transaction, 50 000 $ seraient débités du compte de trésorerie de l’entreprise, tandis que 50 000 $ seraient crédités aux comptes clients de l’entreprise. L’équation comptable est toujours valable ici, puisque la trésorerie et les comptes clients sont des actifs et que le montant total des actifs reste le même.

Un logiciel de comptabilité peut rationaliser l’ensemble du processus de gestion du grand livre. Le logiciel peut automatiser la saisie des transactions dans le grand livre général et les livres auxiliaires, et permettre à une entreprise de créer un plan comptable personnalisé. De plus, les logiciels de comptabilité peuvent générer rapidement des états financiers et des rapports basés sur le grand livre.

Analyse et reporting avec un grand livre général

Les grands livres généraux sont essentiels à l’analyse et au reporting financiers, car ils constituent les sources de données utilisées pour générer des états et des rapports. Les rapports financiers les plus critiques pour une entreprise sont les suivants :

Bilan. Cela donne un aperçu de l’actif, du passif et des capitaux propres de l’entreprise à l’heure actuelle.
Releve de revenue. Fournit un aperçu des revenus, des dépenses, du bénéfice net et des bénéfices d’une entreprise sur une période donnée, par exemple un trimestre ou une année.
État des flux de trésorerie. Présente les flux de trésorerie de l’entreprise pour diverses activités.

Au-delà de ces documents essentiels, le grand livre sert à créer une multitude d’états financiers de l’entreprise, comme le rapport annuel. Ces déclarations sont vérifiées par des agences gouvernementales et des comptables pour garantir leur exactitude aux fins des impôts, des exigences réglementaires, du financement et des investissements. En conséquence, aucune entreprise de quelque taille que ce soit ne peut se permettre de se passer d’informations financières solides.

Les états financiers sont également essentiels à la budgétisation et aux prévisions. Ils montrent comment l’entreprise génère des revenus et engage des dépenses. Ils fournissent une vue actualisée des actifs et des passifs de l’entreprise, ainsi que de l’efficacité avec laquelle elle gère la trésorerie. Il serait difficile, voire impossible, d’identifier des tendances et des schémas significatifs, et encore moins de préparer l’avenir, sans l’information financière rendue possible par la comptabilité générale.

Erreurs courantes dans la comptabilité générale

Malgré les nombreux avantages de la comptabilité générale, des erreurs peuvent survenir au cours du processus. Il est essentiel de reconnaître le potentiel de ces erreurs et de s’en prémunir. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes dans ce domaine.

Erreurs de base dans les entrées de journal

Chaque entrée dans le grand livre pour une seule transaction est appelée écriture de journal. Une erreur humaine de base peut facilement se retrouver dans ces entrées lorsqu’elle est effectuée manuellement. Un nombre transposé ou une décimale mal placée peut nuire à l’exactitude comptable.

D’autres erreurs potentielles incluent la réalisation d’entrées en double pour une transaction ou le fait de négliger d’effectuer une entrée du tout, ce que l’on appelle une erreur d’omission. Un crédit peut également être enregistré par erreur comme un débit et vice versa.

Ce qui rend ces inexactitudes encore plus difficiles à détecter, c’est le potentiel d’erreurs de compensation. Ce sont des erreurs qui se compensent involontairement, masquant l’erreur sous-jacente. Par exemple, une erreur entraînant une sous-estimation de 1 000 $ des comptes créditeurs pourrait être compensée par une autre erreur entraînant une surestimation de 1 000 $ des revenus. Étant donné que le bilan de l’entreprise est toujours exact, les deux erreurs compensatoires pourraient facilement passer inaperçues.

Mauvaise classification des transactions

Une autre erreur courante dans la comptabilité générale est la mauvaise classification des transactions. Un achat d’immobilisation comptabilisé par erreur dans les charges d’exploitation en serait un exemple. On les appelle erreurs de principe, car elles résultent d’une mauvaise application des principes comptables. Les transactions mal classées peuvent être particulièrement difficiles à détecter, car les débits et les crédits resteront généralement en équilibre même avec ces erreurs.

Surveiller le rapprochement des comptes

Compte tenu de la nature des erreurs potentielles décrites ci-dessus, il ne fait aucun doute que le rapprochement des comptes est une nécessité absolue. Le processus de rapprochement en comptabilité fait référence à la comparaison de plusieurs ensembles de documents financiers pour garantir leur exactitude et leur cohérence. Une entreprise utilisera généralement des enregistrements externes à des fins de rapprochement, tels que des relevés bancaires et des relevés de carte de crédit, et les comparera à ses enregistrements internes.

Le rapprochement est la méthode la plus complète pour détecter les erreurs et les erreurs de classification possibles lors de l’enregistrement des transactions dans le grand livre. Cela aidera une entreprise à résoudre les écarts, à prévenir la fraude et à éviter les problèmes de conformité réglementaire et fiscale.

Les cabinets d’avocats s’intéressent particulièrement à ce domaine en raison de leur utilisation de comptes en fiducie. Les cabinets juridiques détiennent souvent les fonds des clients dans des comptes en fiducie, par exemple pour paiements d’honoraires ou des fonds de règlement. La plupart des juridictions américaines ont des règles d’interdiction régissant la tenue et le rapprochement des comptes en fiducie des clients. En raison des exigences strictes et de l’importance générale des comptes en fiducie, de nombreux cabinets d’avocats peuvent opter pour un réconciliation de confiance à troisoù les dossiers internes, les relevés bancaires et les dossiers des clients sont tous examinés et rapprochés.

Défaut de réviser et de mettre à jour régulièrement le grand livre général

Une entreprise doit également régulièrement examiner et mettre à jour son grand livre général, même lorsque ce processus n’atteint pas le niveau d’un rapprochement. Les logiciels de comptabilité peuvent changer la donne à cet égard, car ils peuvent rationaliser le processus afin que les révisions du grand livre puissent être effectuées fréquemment.

Meilleures pratiques en matière de grand livre général pour les cabinets d’avocats

Les cabinets d’avocats doivent d’abord s’assurer de suivre les meilleures pratiques du grand livre général applicables à toutes les entreprises. Comme indiqué ci-dessus, cela signifie mettre en œuvre des rapprochements réguliers des comptes et des examens plus fréquents du grand livre général. La pratique du droit est suffisamment exigeante pour qu’il soit facile de perdre de vue les questions financières, mais une comptabilité générale dotée de garanties suffisantes devrait permettre même aux plus petites entreprises de s’acquitter de cette tâche.

Un cabinet juridique doit également s’assurer de mettre en œuvre les contrôles internes appropriés pour la conservation des documents et la tenue des dossiers. Ces contrôles doivent être en place pour les questions juridiques, alors assurez-vous que des contrôles sont également mis en œuvre pour le service comptable.

Utiliser la bonne technologie comptable est également impératif pour les cabinets d’avocats. Les outils comptables peuvent automatiser bon nombre de ces processus et garantir leur exactitude, vous aidant ainsi à enregistrer et suivre les transactions et à effectuer des rapprochements de manière rationalisée.

Réflexions finales sur les grands livres généraux

La comptabilité générale est essentielle pour les entreprises modernes, et les cabinets d’avocats ne font pas exception. Même si les exigences comptables peuvent sembler intimidantes, elles constituent véritablement le meilleur moyen d’assurer la santé financière de toute entreprise. Par conséquent, assurez-vous que la comptabilité générale de votre entreprise répond aux normes appropriées et que vous tirez pleinement parti de la technologie juridique et comptable. Vérifier notre guide sur la gestion de la comptabilité en fiducie pour en savoir plus.

Nous avons publié cet article de blog en janvier 2024. Dernière mise à jour : 31 janvier 2024.

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