En tant que propriétaire d’un petit cabinet d’avocats, vous connaissez le stress lié à la vérification des soldes de vos comptes et à la réalisation que le gros paiement que vous attendiez ne s’est pas concrétisé. Encore. Le rapport Clio Legal Trends 2023 comprend une nouvelle mesure pour surveiller les flux de trésorerie des cabinets d’avocats afin que vous puissiez planifier les hauts et les bas.
Chaque avocat a un client problématique qui l’empêche de dormir la nuit. Ils prennent plus de temps que 10 clients réunis, se plaignent de vos tarifs, ne paient jamais quand ils disent qu’ils le feront et menacent en fin de compte la croissance de votre entreprise.
Bien sûr, vous pouvez toujours renvoyer ce client. Mais si les problèmes de recouvrement sont plus répandus dans votre entreprise, ce qui est probablement le cas, vous avez un problème de trésorerie, pas seulement un problème de client. Et sans flux de trésorerie fiable, votre entreprise pourrait être en difficulté.
Le verrouillage vous montre combien d’argent vous n’avez pas
En plus de suivre les taux de facturation, d’utilisation, de réalisation et de recouvrement, le rapport sur les tendances juridiques 2023 de Clio propose une nouvelle mesure pour évaluer les flux de trésorerie : le blocage.
Le blocage mesure la rapidité – ou la lenteur – avec laquelle les entreprises sont payées après avoir envoyé des factures aux clients. Plus précisément, les entreprises peuvent l’utiliser pour suivre les liquidités bloquées parce que des travaux ne sont pas facturés (réalisation) ou à cause de factures impayées (recouvrements). Plus le pourcentage total de blocage est élevé, plus votre flux de trésorerie est lent et plus votre entreprise est exposée à des risques.
Pourquoi cette métrique est-elle si importante ? Selon le rapport sur les tendances juridiques :
« Même si les taux de réalisation et de collecte donnent un aperçu du chiffre d’affaires global que les entreprises gagnent, ils ne donnent aucun aperçu de la période – ou du temps de latence – pendant laquelle elles collectent ces revenus. Un cabinet d’avocats pourrait facturer et percevoir un montant important de revenus. Cependant, s’ils ne parviennent pas à le faire de manière rapide et efficace, leur entreprise pourrait en réalité souffrir en termes de flux de trésorerie net. »
Comment mesurez-vous le verrouillage?
Avant de plonger dans le confinement, voici un rappel sur les tarifs de réalisation et de recouvrement :
Le taux de réalisation est le pourcentage de travail facturable qui est facturé. Divisez le nombre d’heures facturables facturées par le nombre d’heures travaillées. Le taux de recouvrement est le pourcentage du travail facturé qui est payé. Divisez le nombre d’heures collectées par le nombre d’heures facturées.
Et voici les formules de calcul du blocage :
Blocage de réalisation = (travaux en cours ÷ encaissements de l’exercice précédent) × 365 jours Blocage de recouvrement = (créances ÷ recouvrements de l’exercice précédent) × 365 jours Blocage total = blocage de réalisation + blocage de recouvrement
La diminution des blocages signifie plus de liquidités disponibles pour couvrir les dépenses ou financer la croissance – du personnel à la technologie en passant par le marketing. D’un autre côté, une augmentation signifie qu’une plus grande partie de votre argent n’est pas facturée ou non encaissée.
Comment mettre la main sur plus d’argent ?
Selon le rapport sur les tendances juridiques, depuis 2016, les taux de recouvrement sont passés de 86 % à 90 % en 2021 et 89 % en 2022. Les taux de recouvrement devraient rester à 89 % jusqu’en 2023, même s’ils pourraient baisser d’un point ou deux. Ainsi, même si les entreprises ont réalisé des progrès modestes, il reste encore beaucoup à faire.
Voici quelques idées.
Suivez vos KPI
Restez au courant des indicateurs de performance clés afin d’éviter – ou de mieux gérer – une crise de trésorerie. Assurez-vous également d’examiner les rapports standard, tels que les comptes clients mensuels et les états de profits et pertes, pour détecter toute irrégularité.
Bien maîtriser les bases
Assurez-vous que votre facture et toutes les communications indiquent clairement ce qui doit être payé, quand il doit être payé, comment il doit être payé et qui appeler pour toute question.
Envoyer la facture
L’une des conclusions les plus étonnantes du rapport sur les tendances juridiques est que 15 % des clients interrogés qui ont engagé un avocat à un moment donné ont déclaré n’avoir reçu aucune facture. Et parmi les clients qui ont reçu une facture, 28 % ont déclaré que le délai écoulé depuis que leur avocat avait effectué le travail était notablement long. Encore plus étrange, plus de 54 % ont déclaré avoir reçu leur facture en personne, probablement lors d’une réunion finale ou de clôture.
Passez à la facturation électronique
Plus vous facturez vite, plus vite vous êtes payé. Pourtant, selon le Trends Report, 39 % des entreprises envoient leurs factures via le service postal américain. La plupart des plateformes modernes de gestion de cabinet disposent de fonctionnalités de facturation électronique qui réduisent considérablement le temps nécessaire pour obtenir les factures, les relevés et les suivis auprès des clients.
Acceptez les paiements en ligne et les cartes de crédit
Que votre système soit configuré pour accepter les paiements en ligne par carte de crédit ou que vous permettiez aux clients d’envoyer des paiements directement à votre banque, plus il sera facile de vous payer, plus vite vous serez payé. Selon l’enquête menée auprès des consommateurs par le Trends Report, « le paiement par carte de crédit était l’option la plus privilégiée pour payer un avocat, représentant près de la moitié de tous les répondants de tous les groupes d’âge. Seule une personne sur cinq souhaitait payer par chèque, et encore moins en espèces.»
Affinez vos SOP
Malheureusement, le suivi du temps, de la facturation, des paiements et des encaissements n’est pas une proposition « réglez-le et oubliez-le ». Examinez périodiquement chaque étape du processus, à la recherche d’obstacles, de duplications, d’éléments à automatiser et de moyens d’apporter des améliorations. Notez tout pour créer vos nouvelles SOP améliorées. De petites améliorations progressives peuvent avoir un impact considérable sur les flux de trésorerie.
Automatisez-le
Même les avocats qui préfèrent remettre leurs factures aux clients peuvent automatiser les communications ultérieures. Assurez-vous de noter vos préférences de communication avant d’envoyer un suivi et utilisez plus d’une méthode pour communiquer si le client tarde à payer. Si vous publiez vos factures sur un portail ou une application client, considérez que les clients ne les vérifient probablement pas aussi souvent que vous le pensez, surtout une fois l’affaire close. Envoyez une alerte par e-mail ou un SMS avec un lien vers l’enregistrement pour payer leur facture.
Sortez des sentiers battus
Explorez d’autres modalités de facturation, collectez des honoraires anticipés (acomptes), facturez des montants plus petits au fur et à mesure au lieu d’une somme forfaitaire importante et restez informé des nouvelles fonctionnalités de votre plateforme de gestion et de facturation de votre cabinet.
Pour des informations détaillées sur l’application de ces KPI et des informations sur les performances des cabinets d’avocats, téléchargez le dernier rapport Clio Legal Trends ici.
Être payé ce qui vous est dû
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