À tout moment, les parajuristes chargés des blessures corporelles peuvent jongler avec plus de 100 dossiers de blessures corporelles, tous à différentes étapes du processus juridique. Pour cette raison, il est essentiel de veiller à ce que vos dossiers soient organisés. Un bon moyen d’y parvenir est de créer votre propre liste de contrôle parajuriste en matière de dommages corporels, qui peut être un outil indispensable qui améliore considérablement l’efficacité.
Si vous souhaitez une feuille de route qui vous guide systématiquement à travers les processus complexes impliqués dans le traitement des cas de blessures corporelles, continuez à lire pour en savoir plus sur ce qu’il faut inclure dans une liste de contrôle pour les cas de blessures corporelles, comment commencer à en créer une pour votre cabinet et des conseils sur comment utiliser une telle liste de contrôle.
Pourquoi utiliser une liste de contrôle parajuridique pour les blessures corporelles ?
Chaque cas de préjudice corporel comporte ses propres nuances et complexités, et il est facile de négliger des détails, surtout lorsque votre entreprise est occupée. L’utilisation d’une liste de contrôle parajuriste pour les blessures corporelles vous aide à vous assurer de manière proactive qu’aucune étape n’est manquée au cours des différentes étapes d’un dossier.
Voici quelques avantages convaincants de l’intégration d’une liste de contrôle dans votre flux de travail :
Il clarifie toutes vos tâches
Une liste de contrôle rationalise votre flux de travail en décomposant les processus complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela vous aide à rester au courant des délais et des missions, et réduit le risque de négliger des détails critiques.
Il standardise vos processus
La normalisation est essentielle en droit. Une liste de contrôle garantit que chaque cas est traité de manière cohérente, minimisant ainsi les risques d’erreur humaine et de divergences. Cette cohérence est particulièrement cruciale dans les cas de blessures corporelles où la précision est primordiale.
Cela aide à la gestion du temps
Les affaires de blessures corporelles impliquent souvent des délais stricts pour le dépôt des documents, la réponse aux requêtes et le respect des délais judiciaires. Une liste de contrôle aide les parajuristes et les avocats à gérer leur temps plus efficacement, en évitant les précipitation de dernière minute et en réduisant le stress associé aux horaires serrés.
Cela améliore la communication
Une liste de contrôle bien structurée améliore la communication au sein d’une équipe, en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d’onde, comprend ses rôles et responsabilités et, en fin de compte, contribue au succès du dossier.
Les éléments clés d’une liste de contrôle parajuriste pour les blessures corporelles
La liste de contrôle de chaque cabinet sera un peu différente en fonction du fonctionnement du cabinet, mais en règle générale, envisagez d’inclure les éléments suivants :
Prise en charge et évaluation des cas
◻ Recueillir des informations sur le client (via le formulaire d’admission, si vous en avez un)◻ Signer un accord d’honoraires conditionnels◻ Signer l’autorisation HIPAA◻ Mener des entretiens initiaux◻ Évaluer la viabilité du cas◻ Déterminer les conflits d’intérêts potentiels
Astuce : Dans la plupart des cas, les clients ont tendance à poser des questions similaires encore et encore. Vous souhaiterez donc peut-être créer un questionnaire ou une feuille de calcul contenant vos questions et réponses les plus courantes afin de gagner du temps lors du processus d’admission.
Calendrier
Ajoutez des dates et des tâches clés, telles que les suivantes, à votre calendrier :
◻ Le délai de prescription, avec de multiples rappels◻ Rappels pour enregistrer les dépositions◻ Autres délais critiques◻ Mises à jour de l’état médical◻ Rappels pour contacter des experts ou des témoins
Astuce : utilisez le logiciel de calendrier juridique de Clio pour créer automatiquement des événements basés sur les règles et les délais de centaines de tribunaux américains.
Enquête et collecte de preuves
◻ Recueillez les rapports d’accident◻ Interviewez les témoins et collectez leurs informations ◻ Obtenez les dossiers médicaux, les dossiers d’accidents et les dossiers de perte de salaire, car vous en aurez besoin pour votre lettre de mise en demeure. Cette étape a tendance à prendre un peu de temps : commencez ce processus bien à l’avance si vous le pouvez.◻ Obtenez des copies de vos cartes d’assurance telles que Medicare et/ou Medicaid, pour référence ultérieure. Si les experts en sinistres ou les compagnies d’assurance refusent les factures ou la couverture, ces dossiers seront essentiels.◻ Recueillez et documentez toute autre preuve physique telle que des photographies, des vidéos et des estimations des dommages. Votre client a-t-il terminé son traitement ? Ont-ils atteint une amélioration médicale maximale ? A quelle date cela a-t-il été documenté ?
Recherche et analyse juridiques
◻ Recherchez les lois et les précédents pertinents◻ Analysez la responsabilité et les dommages◻ Préparez votre récit médical
Rédaction de documents juridiques
◻ Préparez des mises en demeure◻ Envoyez à l’assureur tiers et/ou à l’assureur de votre client une lettre de représentation avec une autorisation signée.◻ Rédigez des plaintes et des réponses◻ Créez des demandes et des réponses d’enquête
Dépôts judiciaires et délais
◻ Déposer les documents judiciaires en temps opportun◻ Calendrier des comparutions devant le tribunal et des dates limites◻ Surveiller et répondre aux requêtes
Négociation et règlement
◻ Communiquer avec l’avocat adverse◻ Évaluer les offres de règlement◻ Rédiger des accords de règlement
Préparation du procès
◻ Préparer les cahiers de procès◻ Coordonner les horaires des témoins◻ Élaborer une stratégie de procès
Procédures post-procès
◻ Traiter les appels, si nécessaire ◻ Exécuter les accords de règlement ◻ Clôturer le dossier
Guide étape par étape pour créer une liste de contrôle parajuriste en matière de blessures corporelles
Maintenant que nous savons quels éléments clés inclure dans une liste de contrôle parajuridique pour les dommages corporels, explorons comment en créer une, étape par étape :
1. Identifier les exigences spécifiques au cas
Adaptez la liste de contrôle aux besoins spécifiques de chaque cas de préjudice corporel. Tenez compte de la nature de l’accident, du type de blessures et de toute circonstance unique pouvant affecter la stratégie juridique.
2. Collaborez avec votre équipe
Travaillez en étroite collaboration avec les avocats et les autres membres de votre équipe pour vous assurer que les commentaires de chacun sont pris en compte. Cette collaboration garantit que la liste de contrôle s’aligne sur la stratégie globale du cas.
3. Mettre en œuvre un système de gestion de cas pour rationaliser le processus et réduire les erreurs humaines
Tirez parti d’un logiciel de gestion des dossiers juridiques et d’outils de gestion des tâches pour créer et exécuter votre liste de contrôle numérique.
Par exemple, le logiciel de droit des blessures corporelles conforme à la loi HIPAA de Clio Manage peut automatiser les rappels, rationaliser l’admission, gérer les dossiers médicaux, calculer les règlements, suivre les délais, et bien plus encore.
Il vous permet de permettre aux clients potentiels d’entrer facilement en contact avec votre entreprise en créant des formulaires de prise de rendez-vous et d’admission en ligne. Une fois les clients dans votre système, vous pouvez également utiliser Clio Manage pour :
Planifiez des messages et des communications automatisés (mais toujours personnalisés) pour les clients. Suivez les détails clés du dossier (comme votre temps, vos dépenses et les informations spécifiques au cas telles que les numéros de réclamation d’assurance, les parties adverses et les dates de l’incident). Extrayez les informations des champs personnalisés dans des modèles pour créer automatiquement des documents de cas de blessures corporelles, tels que des plaintes, des demandes de découverte et des demandes de dossiers médicaux.
4. Établir un calendrier et des délais
Créez un calendrier pour chaque étape du dossier, y compris les étapes clés et les délais. Cette chronologie sert de guide visuel qui vous aide à prioriser les tâches et à gérer efficacement votre charge de travail.
Si vous utilisez une solution comme Clio Manage, elle vous aidera à créer automatiquement cette chronologie des tâches.
5. Révisez et mettez à jour régulièrement votre liste de contrôle
Les cas de blessures corporelles sont dynamiques et, à mesure que votre pratique évolue, les choses changeront. Examinez et mettez régulièrement à jour la liste de contrôle pour refléter tout nouveau développement, décision de justice ou changement dans la stratégie relative aux dossiers. Vous pouvez le faire une fois par trimestre ou une fois par an, selon la fréquence à laquelle vous souhaitez mettre à jour la liste de contrôle.
Conseils pour une utilisation efficace d’une liste de contrôle parajuriste en matière de blessures corporelles
Bien qu’avoir une liste de contrôle soit bénéfique, vous devez l’utiliser efficacement pour en tirer le meilleur parti. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre liste de contrôle parajuriste en matière de blessures corporelles :
Placez une copie de la liste de contrôle au début du dossier de chaque client : de cette façon, vous pouvez systématiquement cocher les exigences et les tâches au fur et à mesure que vous les accomplissez et évaluer rapidement ce qui reste à faire sans avoir à lire chaque dossier à chaque fois. Utilisez la liste de contrôle pour hiérarchiser les tâches : L’avantage d’une liste de contrôle est que vous pouvez la personnaliser pour faciliter l’analyse des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Par exemple, vous pouvez classer les choses par ordre chronologique par date limite ou mettre en évidence les éléments urgents. Déléguez des responsabilités : définissez clairement les rôles et les responsabilités au sein de votre équipe. Utilisez la technologie et l’automatisation pour rationaliser le processus : si ce n’est pas déjà fait, envisagez d’utiliser une solution de gestion de cabinet qui prend en charge de nombreux éléments recommandés pour une liste de contrôle parajuriste en matière de blessures corporelles afin de faciliter l’automatisation. Restez flexible : même si une liste de contrôle fournit une structure, il est bon de rester flexible car, en fin de compte, chaque cas est unique. Les procédures judiciaires peuvent être imprévisibles et la capacité d’adapter la liste de contrôle à l’évolution des circonstances est cruciale.
Prêt à créer votre liste de contrôle parajuriste en matière de blessures corporelles ?
Une liste de contrôle bien organisée et scrupuleusement suivie peut faire une différence significative dans l’efficience et l’efficacité de votre entreprise.
Bien qu’il soit possible de créer manuellement une liste de contrôle pour les cas de blessures corporelles, il existe aujourd’hui de nombreux outils qui peuvent accélérer ce processus tout en minimisant les risques d’erreur humaine. Des solutions telles que Clio Manage peuvent simplifier les communications avec les clients, la gestion des dossiers et la gestion des processus tout en vous aidant à rester conforme à la HIPAA. Voyez comment cela fonctionne avec une démo !
Nous avons publié cet article de blog en mars 2024. Dernière mise à jour : 6 mars 2024.
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