Les opérations juridiques sont un terme générique désignant toutes les activités et processus qui soutiennent et responsabilisent l’équipe juridique interne d’une entreprise. Pour de nombreuses entreprises, le service juridique ne se compose plus d’un avocat général supervisant toutes les affaires juridiques de l’entreprise. Aujourd’hui, on constate une tendance accélérée selon laquelle les équipes des opérations juridiques prennent en charge bon nombre des fonctions clés liées aux préoccupations juridiques de l’entreprise.
Comprendre les opérations juridiques
Avant d’approfondir les opérations juridiques, essayons de comprendre quelques notions de base des opérations juridiques : de quoi s’agit-il, pourquoi elles sont importantes et ce qu’elles cherchent à accomplir.
Définition des opérations juridiques
Les opérations juridiques (legal ops) sont la combinaison d’activités commerciales, de processus et de professionnels qui permettent aux services juridiques internes de servir plus efficacement leurs entreprises. Il englobe une variété d’activités qui ne nécessitent pas de permis pour exercer le droit, telles que la planification stratégique, la gestion de projet, la gestion financière ainsi que la mise en œuvre et la gestion de technologies. Ce large éventail d’activités couvertes signifie que les opérations juridiques couvrent également de nombreuses disciplines, notamment la finance, l’analyse, le marketing et la technologie numérique.
Pourquoi les opérations juridiques sont-elles importantes ?
Le but ultime des opérations juridiques est de maximiser l’impact positif du service juridique de l’entreprise. Non seulement les opérations juridiques cherchent à libérer les avocats internes pour qu’ils puissent se concentrer sur le travail juridique, mais elles permettent également une stratégie et une planification financière basées sur les données pour l’équipe juridique dans son ensemble.
Les opérations juridiques sont devenues particulièrement importantes au cours des deux dernières décennies en raison du rythme plus rapide des affaires et de l’augmentation des frais juridiques pour les entreprises. Alors que de nombreux secteurs d’activité sont devenus plus soucieux des coûts et axés sur les données, les équipes juridiques internes sont sous pression pour faire de même. En outre, les équipes d’opérations juridiques assument des tâches que les avocats ne sont pas naturellement enclins à assumer (telles que la mise en œuvre de technologies et l’analyse de données), mais qui sont pourtant essentielles au succès dans le monde des affaires moderne.
Evolution des opérations juridiques
Depuis qu’il existe des équipes juridiques internes, les tâches et les responsabilités assumées par les opérations juridiques sont nécessaires. Toutefois, les opérations juridiques ne sont reconnues comme une fonction distincte que depuis le début des années 2010. Pour comprendre pourquoi, nous devons examiner l’histoire des équipes juridiques internes au cours de trois périodes historiques généralement reconnues : avant 1990, de 1990 au milieu des années 2000 et du milieu des années 2000 à nos jours.
Avant 1990
Avant 1990, la plupart des équipes juridiques traitaient de questions juridiques moins complexes et se concentraient principalement sur la gestion des risques et la gestion des conseils externes. Même si les équipes juridiques s’efforçaient de réduire les frais juridiques externes, la pression sur les coûts était moindre qu’aujourd’hui.
1990 au milieu des années 2000
Les entreprises de cette époque devaient faire face à des problèmes juridiques de plus en plus complexes, souvent dus à des enjeux réglementaires et internationaux. Cela a entraîné un recours encore plus massif à des conseils extérieurs et une importance croissante accordée au contrôle des coûts.
Du milieu des années 2000 à aujourd’hui
À partir du milieu des années 2000, de nombreux changements ont eu lieu dans les opérations juridiques, ce qui a conduit à se concentrer sur les opérations juridiques en tant que fonction distincte au sein de l’entreprise. Grâce à l’utilisation de technologies et de capacités d’automatisation plus récentes, les entreprises peuvent désormais ventiler les coûts et le retour sur investissement (ROI) de manière plus détaillée que jamais. Cela a conduit à la formation d’équipes d’opérations juridiques capables d’utiliser des informations stratégiques pour gérer les conseils externes et accroître l’efficacité de l’équipe juridique interne.
Dans le monde d’aujourd’hui, l’équipe des opérations juridiques peut traiter un certain nombre de questions commerciales et stratégiques. Travaillant généralement au sein de l’équipe juridique, les opérations juridiques peuvent superviser le personnel, les contrats, la propriété intellectuelle, etc.
L’utilisation de la technologie juridique est un aspect essentiel des opérations juridiques. La mise en œuvre et la gestion de la technologie ne relèvent généralement pas de la plupart des avocats d’entreprise, mais elles sont essentielles pour que votre équipe juridique continue de travailler efficacement et en collaboration.
Fonctions clés d’une équipe d’opérations juridiques
Même si les équipes des opérations juridiques de différentes entreprises auront des fonctions différentes, un effort a été réalisé pour établir des normes industrielles sur cette question par le Corporate Legal Operations Consortium (CLOC). Le CLOC est une communauté membre de professionnels des opérations juridiques et d’autres personnes cherchant à promouvoir le domaine des opérations juridiques. Le CLOC Core 12 représente les lignes directrices de l’organisation sur les 12 principaux domaines fonctionnels des opérations juridiques, qui sont les suivants :
1. Intelligence économique
La Business Intelligence est l’utilisation de la technologie pour analyser les données commerciales et fournir des informations exploitables aux dirigeants de l’entreprise. Les opérations juridiques fournissent cette fonction aux équipes juridiques, permettant au service juridique de repérer les tendances et les modèles de la même manière que le font les autres départements de l’entreprise.
2. Gestion financière
Les opérations juridiques peuvent gérer le budget du service juridique, en travaillant souvent avec le service financier de l’entreprise. Semblable à la gestion financière des cabinets d’avocats, cela comprend généralement le suivi des régularisations, les prévisions, l’identification des tendances en matière de dépenses et la recherche d’opportunités de réduction des coûts.
3. Gestion de l’entreprise et des fournisseurs
Cette fonction comprend la sélection de conseillers externes et d’autres fournisseurs, la négociation des contrats et des tarifs, ainsi que l’intégration rapide de nouveaux fournisseurs en cas de besoin. Au lieu de s’appuyer sur des relations personnelles et sur une mentalité du type « voilà qui nous utilisons » pour gérer les conseils externes, les opérations juridiques peuvent proposer une approche basée sur les données.
4. Gouvernance de l’information
En mettant en œuvre des lignes directrices pour le partage et la conservation des informations, les opérations juridiques peuvent réduire les risques pour l’entreprise. Cela comprend la gestion de l’accès et de la sécurité de toutes les informations confidentielles ou restreintes et la communication de toutes les politiques aux employés du service juridique.
5. Gestion des connaissances
Le service juridique doit être capable de collecter et de préserver l’expertise d’une manière qui soit accessible à l’ensemble de l’équipe juridique et, très souvent, à l’ensemble de l’entreprise. Cela peut impliquer la création de centres de connaissances et de modèles pour garantir des réponses cohérentes sur des sujets fréquemment rencontrés. La gestion des connaissances est particulièrement importante à mesure que les entreprises grandissent et font face aux inévitables départs de personnel et aux changements de rôles.
6. Optimisation et santé de l’organisation
De nombreuses équipes juridiques internes sont constituées sans vision globale claire, se concentrant sur les besoins de recrutement à court terme et négligeant le développement de carrière des professionnels du droit. Les opérations juridiques peuvent remédier à ces lacunes en concevant un processus de recrutement optimal, en encourageant les avocats internes et en investissant dans leur croissance professionnelle.
7. Pratiquer les opérations
Les équipes juridiques peuvent s’enliser lorsque les avocats internes doivent se disperser en travaillant sur des tâches de faible valeur. Les opérations juridiques peuvent créer des équipes spécialisées bien formées dans des domaines spécifiques qui nécessitent un volume élevé de travail répétitif, tels que la découverte électronique ou la gestion des contrats. Cela permet aux avocats de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.
8. Gestion de projet/programme
Souvent, une entreprise doit mettre en œuvre des initiatives ou des projets à l’échelle de l’entreprise, ou l’équipe juridique devra faire de même à l’échelle du département. L’équipe des opérations juridiques peut s’occuper de la gestion de ce projet et de ce programme, permettant aux avocats internes de se concentrer plutôt sur le travail juridique.
9. Modèles de prestation de services
Au lieu d’envoyer tout le travail juridique à un cabinet d’avocats ou à un fournisseur juridique par défaut, les opérations juridiques peuvent créer et maintenir un écosystème de fournisseurs. En conséquence, chaque composante du travail juridique d’une entreprise peut être acheminée vers le cabinet ou le fournisseur le mieux adapté, ce qui permet une plus grande efficacité et une réduction des coûts globaux.
10. Planification stratégique
La planification stratégique à long terme est essentielle pour les services juridiques internes. Les opérations juridiques peuvent assurer cette planification, tout en garantissant que l’équipe juridique est en phase avec les priorités de l’entreprise et les besoins des parties prenantes de l’entreprise.
11. Technologie
Au lieu de s’appuyer sur des processus manuels fastidieux, les équipes juridiques peuvent utiliser la technologie pour automatiser les processus et numériser les tâches. Les opérations juridiques peuvent créer une feuille de route technologique pour le service juridique tout en mettant en œuvre des solutions technologiques permettant de gagner du temps, telles que la facturation électronique, la gestion des contrats et les logiciels de gestion de projets juridiques.
12. Formation et développement
Cette fonction implique l’intégration des nouvelles recrues du service juridique, ainsi que la formation continue et le renforcement des compétences des membres de l’équipe. Au lieu de s’appuyer sur les RH ou sur un avocat général surchargé, les opérations juridiques peuvent assumer ce rôle vital.
Construire une solide équipe d’opérations juridiques
Pour constituer une équipe d’opérations juridiques solide, vous devez d’abord comprendre les besoins de votre entreprise et de votre service juridique. Au plus petit niveau, certaines entreprises peuvent simplement avoir besoin d’un seul responsable des opérations juridiques pour compléter le travail de leur avocat général. Les grandes entreprises ayant des exigences juridiques plus complexes (et donc des services juridiques plus importants) peuvent avoir besoin de dizaines d’employés des opérations juridiques pour gérer toutes les diverses fonctions énumérées ci-dessus.
Quant à la formation et aux compétences requises, il est préférable de ne pas se limiter aux salariés titulaires d’un diplôme en droit. Les professionnels des opérations juridiques proviennent de nombreux horizons. Si certains sont d’anciens avocats ou autres professionnels du droit, beaucoup d’autres ont une expérience dans les domaines de la technologie, de la gestion financière ou du conseil.
Assurez-vous de doter votre équipe, quelle que soit sa taille, de la bonne technologie pour les opérations juridiques. Lorsqu’une équipe d’opérations juridiques est créée pour la première fois, certaines fonctions principales ont tendance à être des domaines tels que la facturation juridique, la gestion des contrats et la gestion des fournisseurs. Aucun de ces domaines ne peut être géré efficacement sans la technologie appropriée en matière de reporting, d’analyse et d’automatisation.
Opportunités de carrière dans les opérations juridiques
Les opérations juridiques sont un domaine en pleine expansion avec de nombreuses opportunités de carrière. Bien qu’il existe de nombreux rôles potentiels au sein de l’équipe des opérations juridiques d’une entreprise, ils ont tendance à appartenir à l’une des trois catégories suivantes : gestionnaire, spécialiste ou analyste.
Responsable des opérations juridiques
Ce rôle assure la gestion et le soutien de l’ensemble de l’équipe des opérations juridiques. En l’absence d’un directeur des opérations juridiques, cette personne pourrait agir à titre de chef des opérations juridiques et rapporter directement au directeur juridique. Le responsable des opérations juridiques sera probablement la source incontournable à l’échelle de l’entreprise pour les mises à jour sur l’état des projets et les rapports de productivité pour le service juridique.
Spécialiste des opérations juridiques
Le spécialiste des opérations juridiques assumera la responsabilité de tâches plus pratiques que le responsable, souvent dans des domaines distincts. En conséquence, un spécialiste peut s’occuper de la coordination avec les parties prenantes d’autres départements de l’entreprise, de la création et de l’amélioration des processus de l’équipe juridique, du contrôle des coûts ou d’autres domaines d’expertise.
Analyste des opérations juridiques
Lorsqu’une équipe d’opérations juridiques atteint un niveau de maturité plus avancé, elle peut embaucher des spécialistes pour suivre et comprendre les analyses de l’équipe juridique. Cela signifie qu’ils devront également maîtriser parfaitement la technologie afin d’utiliser les outils technologiques nécessaires à ces tâches.
Avantages d’adopter des opérations juridiques
L’adoption d’opérations juridiques bénéficiera au service juridique et à l’ensemble de l’entreprise de plusieurs manières. En utilisant des analyses basées sur les données, les opérations juridiques peuvent démontrer la valeur tangible de l’équipe juridique pour l’entreprise. En outre, ils peuvent établir des partenariats stratégiques avec d’autres services de l’entreprise, tels que les finances, les ressources humaines et l’informatique.
En automatisant les processus et en allouant efficacement les ressources, les opérations juridiques peuvent libérer les avocats internes des tâches banales et répétitives qui prennent du temps sur un travail juridique à plus forte valeur ajoutée. L’intégration, la formation et le développement de carrière, souvent laissés de côté dans les services juridiques traditionnels, peuvent désormais être mis au premier plan par une équipe dédiée. Le recrutement et la gestion de conseillers externes et d’autres prestataires juridiques s’amélioreront également avec la mise en place des opérations juridiques.
Dans le paysage commercial et juridique actuel, une équipe juridique interne n’a plus besoin d’agir au sein de son propre silo, isolée du reste de l’entreprise. Envisagez de constituer une équipe des opérations juridiques pour soutenir et compléter votre service juridique, ce qui en fera un véritable moteur de réussite commerciale.
Nous avons publié cet article de blog en mars 2024. Dernière mise à jour : 19 mars 2024.
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