À une époque où les entreprises accordent davantage d’attention à leur impact environnemental, l’idéal d’une pratique sans papier reste dans l’esprit des cabinets d’avocats. Et que votre objectif soit de gagner du temps et de gérer votre cabinet d’avocats plus efficacement, ou de sauver la planète, de nombreuses fonctionnalités incluses dans votre abonnement Clio peuvent vous aider à adopter un mode de vie sans papier.
Partage de factures et paiements numériques : facturation sans papier
Le processus de facturation des cabinets d’avocats peut souvent impliquer beaucoup de paperasse (et de temps), depuis la génération des factures jusqu’à leur envoi aux clients, en passant par l’obligation pour les clients de vous envoyer un paiement en retour. La facturation numérique, lorsqu’elle est combinée aux paiements en ligne, peut non seulement éliminer complètement le besoin de papier, mais aussi réduire le temps nécessaire aux cabinets d’avocats pour être payés : lorsque les factures sont partagées par voie électronique, associées à la possibilité de payer en ligne, 57 % des factures sont payé le jour même, les clients les reçoivent.
Grâce à votre abonnement Clio, vous pouvez générer des factures et les partager avec vos clients par e-mail ou via le portail client. Si Clio Payments est activé, les clients peuvent alors consulter et payer leurs factures en ligne, éliminant ainsi le besoin de factures papier et de chèques. Cela accélère non seulement le cycle de facturation, mais réduit également le gaspillage de papier associé aux méthodes de facturation traditionnelles.
Pour générer des factures :
1.Allez à Facturation et sélectionnez Nouvelles factures.
2. Sélectionnez toutes les factures que vous souhaitez générer.
3. Facultatif : Cliquez sur Filtrer pour affiner vos résultats.
4. Cliquez sur Générer.
5. Sélectionnez le date d’échéance, thème de la factureet options de facturation. En savoir plus sur les options de facturation ici.
6. Cliquez sur Générer des factures.
Pour partager des factures :
Pour configurer et activer Clio Payments :
Une fois Clio Payments activé, les clients qui reçoivent vos factures se verront présenter un lien pour soumettre le paiement immédiatement. Clio Payments est disponible pour tous les clients et tous les niveaux d’abonnement. Pour plus de détails sur la façon de vous inscrire à Clio Payments, veuillez visiter ici.
Documents numériques
L’une des principales causes de l’utilisation excessive de papier dans les cabinets d’avocats est l’exigence de documents physiques, obligeant souvent les avocats, le personnel et les clients à imprimer, signer et classer des documents. En utilisant le flux de travail suivant, vous pouvez signer, sceller et livrer numériquement des documents à vos clients, sans jamais avoir à vous rendre dans un bureau de poste.
Créez un modèle de document dans Clio Gérer ou dans Projet Clio (abonnement requis)
Rédigez un nouveau document à l’aide du modèle de Clio Manage ou Projet Clio (abonnement requis). Le document modèle que vous avez créé précédemment sera automatiquement renseigné avec les informations du sujet Clio associé.
Envoyer le document pour signature dans Clio Gérer ou avec Projet Clio (abonnement requis)
Remarque : Le nombre de signatures électroniques disponibles pour votre entreprise chaque mois dépend de votre plan d’abonnement. Pour Clio Manage, les forfaits EasyStart proposent trois signatures électroniques gratuites chaque mois, les forfaits Essentials proposent 15 signatures électroniques gratuites chaque mois et les forfaits Advanced et Complete proposent un nombre illimité de signatures électroniques. Votre nombre de signatures électroniques dans Clio Grow est illimité.
Formulaires d’admission Clio Grow : intégration simplifiée des clients
Les formulaires d’accueil des clients constituent la première étape fondamentale dans le parcours d’un cabinet d’avocats avec un client, mais cela peut être un défi pour les deux parties, obligeant les clients à remplir de nombreux documents avant que la procédure judiciaire puisse commencer. Les formulaires d’admission Grow de Clio numérisent ce processus, rendant l’intégration des clients beaucoup plus efficace (sans parler du respect de l’environnement).
Avec Clio Grow, les entreprises peuvent créer des formulaires d’admission personnalisables que les clients peuvent remplir électroniquement. Des informations personnelles aux détails critiques des cas, les clients peuvent saisir des données directement dans le système, éliminant ainsi le besoin de formulaires papier.
Pour créer un formulaire de réception de clients :
Une fois qu’un modèle de formulaire a été créé, il peut être partagé par e-mail ou intégré au site Web de votre cabinet d’avocats.
Construire une pratique durable avec Clio
À mesure que la technologie juridique continue de progresser et de se généraliser, le système juridique en général deviendra moins dépendant des pratiques centrées sur le papier, ce qui permettra aux cabinets d’avocats de gagner en efficacité et de passer moins de temps à rechercher des documents physiques. En mettant en pratique les flux de travail décrits ci-dessus, votre cabinet d’avocats aura une longueur d’avance pour réduire votre dépendance au papier et, que vous le vouliez ou non, les arbres vous remercieront.
Nous avons publié cet article de blog en avril 2024. Dernière mise à jour : 10 avril 2024.
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