ShareFile est bien connu pour son partage sécurisé de documents et ses capacités de collaboration externe. Il offre un moyen simple et sécurisé d’envoyer et de recevoir des fichiers clients ou tiers. Construit sur cette base solide, le tout nouveau ShareFile pour les innovations juridiques donne aux cabinets d’avocats le pouvoir de créer une efficacité inégalée en matière de documents et de clients.
ShareFile pour le secteur juridique s’appuie sur les fonctionnalités de base que vous connaissez, en ajoutant des fonctionnalités qui accélèrent l’intégration des clients, facilitent les flux de travail documentaires et protègent mieux les informations de l’entreprise et des clients sans avoir besoin de protocoles de sécurité complexes gérés par l’informatique.
Conçu spécifiquement pour les professionnels du droit
De nombreux professionnels du droit (75 %) consacrent plus de 20 heures par semaine à un travail sans contact avec le client. Récupérez une partie de ces heures grâce aux puissantes fonctionnalités de ShareFile à des fins juridiques.
Partager des fichiers en toute sécurité
Lorsque nous pensons à l’échange de documents par courrier électronique, nous pensons souvent à la taille du fichier, mais pas toujours à la sécurité des fichiers. ShareFile pour les aspects juridiques gère facilement les deux. Il n’y a pas de limite de taille de fichier comme le courrier électronique pour les pièces jointes. Le plugin Outlook ou Gmail permet de joindre des documents et des dossiers entiers à un e-mail plus facilement et de manière plus sécurisée. Les documents joints sont téléchargés et sont sécurisés dans ShareFile, et vous pouvez envoyer des liens pour télécharger uniquement le fichier. Vous pouvez surveiller les téléchargements, les protéger par mot de passe et limiter le nombre de fois et la durée de fonctionnement des liens de téléchargement. La réception de fichiers fonctionne de la même manière. Fournissez au client un lien sécurisé et il pourra télécharger des documents via un portail Web. ShareFile vous informe des documents nouvellement reçus.
Projets : lorsque vous et le client collaborez sur des fichiers, ShareFile for legal offre un espace de gestion client centralisé pour chaque cas ou affaire qui permet de simplifier, d’organiser et de sécuriser les flux de travail de documents communs. Cela permet de donner plus de visibilité et de contrôle sur qui a accès à quoi et quand ils ont accédé pour la dernière fois aux fichiers, le tout en un seul endroit. Listes de demandes de documents : pour une liste de documents que vous collectez fréquemment (par exemple, les cinq mêmes documents pour chaque acte que vous préparez), ShareFile for legal inclut la collecte de documents numériques pour créer et envoyer des demandes aux clients, répertoriant explicitement chaque document et la date souhaitée. pour le recevoir par. Un lien général « tout télécharger ici » fonctionne souvent, mais pour des éléments spécifiques ou discrets, les demandes de documents indiquent au client ce dont vous avez besoin. Vous pouvez consulter ce que le client a téléchargé, commenter et même rejeter un document donné, indiquer pourquoi et demander les fichiers corrects (par exemple, si le client a téléchargé deux années de déclarations de revenus mais pas les deux années les plus récentes).
Gardez une trace des tâches
Même lorsque vous indiquez exactement aux clients les documents dont vous avez besoin pour procéder, vous ou quelqu’un du cabinet devez souvent effectuer un suivi à plusieurs reprises. Vous pourrez peut-être facturer le temps passé, mais ce n’est ni efficace ni gratifiant. ShareFile pour les services juridiques fournit deux outils utiles.
Suivi des tâches : vous pouvez configurer ShareFile pour le service juridique afin de suivre les tâches liées au sujet. Les statuts incluent « pas encore commencé », « en cours », « en retard » et « terminé ». Vous pouvez créer des tâches pour des documents individuels (comme dans la rédaction d’un plan successoral) ou pour des classes entières de documents (comme dans le cadre d’un travail de découverte ou de diligence raisonnable). Tenez le client informé : dans le cadre du suivi des tâches, vous pouvez facilement partager l’accès aux tâches avec les clients. Lorsqu’un accès leur est accordé, ce qui est discrétionnaire, les clients peuvent recevoir des mises à jour rapides de l’état qui détaillent tous les travaux relatifs à leurs dossiers.
La sécurité avant tout
Même si la numérisation et la sécurité des documents se sont améliorées ces dernières années, elles peuvent toujours constituer un vecteur de logiciels malveillants et d’infections. Ce fait est encore plus prononcé chez les avocats, où les statistiques de 2023 révèlent que 69 % des avocats s’appuient sur le courrier électronique, souvent non crypté, pour la communication avec leurs clients et l’échange de documents. ShareFile for Legal analyse de manière proactive le contenu des documents et propose des actions suggérées ou des actions automatisées pour atténuer les menaces.
Les capacités de sécurité de ShareFile incluent l’alerte en cas de tentatives de connexion et d’authentification inhabituelles et la surveillance des téléchargements de fichiers à la recherche de logiciels malveillants.
Fonctionne au sein de votre pile technologique
ShareFile sait que les entreprises s’appuient sur plusieurs programmes pour exécuter différentes fonctions. C’est pourquoi ShareFile for Legal s’intègre à des outils clés tels que Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, etc. pour réduire la complexité technologique et aider votre entreprise à accroître son efficacité.
ShareFile for Legal simplifie et sécurise votre flux de travail documentaire
Les flux de travail de documents numériques peuvent contribuer à améliorer la rapidité, la précision et la sécurité de votre entreprise. ShareFile for legal facilite et sécurise la transmission et la collaboration sur des documents. Que vos clients téléchargent des dizaines de documents de découverte, une liste discrète de fichiers énumérés ou un espace de collaboration pour un engagement continu entre le client et le cabinet, ShareFile a ce qu’il vous faut. Apprenez-en davantage sur ShareFile pour les aspects juridiques en visitant leur site Web.
Dernière mise à jour le 19 avril 2024
