Interrogez n’importe quel avocat sur la gestion de projet et il vous dira probablement qu’il ne veut pas le faire.
Il s’avère que les experts affirment que la plupart des avocats le font déjà, mais pas de la manière structurée qui fera la plus grande différence sur leurs résultats.
Mais ne vous inquiétez pas, déclare Joyce Brafford, directrice des relations avec les partenaires chez ProfitSolv, propriétaire de CosmoLex et de plusieurs autres solutions de technologie juridique. La gestion de projet semble plus intimidante qu’elle ne l’est.
“C’est juste une liste de contrôle”, a-t-elle déclaré. “C’est une liste de contrôle vraiment sympa et sophistiquée.”
Établir un flux de travail
Dans un épisode récent du podcast Non-Eventcast, Brafford a assimilé la gestion de projet à l’établissement d’un flux de travail qui vous aide à comprendre comment passer d’un point A à un point B.
Elle a déclaré que de nombreux avocats considèrent la création d’un document pour un client comme une tâche unique. Au lieu de cela, ils devraient le considérer comme une série de tâches qui doivent être accomplies dans certains délais par certaines personnes – collecter des données auprès du client, obtenir des informations auprès de l’avocat de la partie adverse, effectuer des recherches, rédiger des notes de service, examiner des documents, etc. Ensuite, le document est produit. .
“Non seulement vous parlez de comprendre ce que vous devez faire pour vos clients dès le premier jour”, a déclaré l’animateur Jared Correia, “mais vous comprenez également le travail qu’il faudra pour y parvenir.”
Pour y parvenir efficacement, chaque tâche doit être confiée à une personne spécifique, a déclaré Correia. Et cette personne a besoin que quelqu’un d’autre la supervise pour assumer ses responsabilités.
Pourquoi est-il important d’avoir un flux de travail ?
Sans un flux de travail adéquat, les choses passent entre les mailles du filet, ce qui peut faire perdre du temps facturable et vous exposer, vous et vos clients, à des risques inutiles.
Côté argent, vous pourriez manquer un délai de prescription, oublier de retrouver une facture ou négliger de donner suite aux demandes des clients.
“Si vous faites la même chose à chaque fois, vous aurez plus de chances de le faire mieux et plus rapidement, et moins de chances de commettre des erreurs”, a déclaré Correia. “Vous finissez par utiliser moins d’énergie mentale pour cela.”
Sur le plan éthique, Brafford a souligné que cela fait plus de 10 ans que l’American Bar Association a déclaré que la compétence juridique exige également une compétence technologique.
« Nous devons pouvoir nous concentrer sur le travail juridique », a-t-elle déclaré. “Mais nous devons être capables d’intégrer ces outils technologiques dont nous disposons pour minimiser les risques pour nos clients, tout en augmentant notre niveau de compétence.”
Comment le mettre en place ?
Bien avant d’envisager d’intégrer un système dans un logiciel, commencez par imaginer le meilleur des cas. Ensuite, prenez le temps hors ligne pour créer un flux de travail sur la façon d’y parvenir.
Réunissez-vous avec les membres du personnel qui seront les plus impliqués et prenez certaines décisions. Qui va recevoir des notifications ? Que se passe-t-il s’ils partent en vacances ? Qui va s’assurer que ces choses sont connectées ?
Ensuite, testez, testez, testez – une étape cruciale que les cabinets d’avocats sautent souvent.
“Tout cela, c’est mesurer neuf fois, couper une fois”, a déclaré Correia. “Alors examinez-le, lancez-le, testez-le pour impliquer l’équipe, et vous pourrez alors avoir confiance en ce que vous faites.”
Oui, toutes ces réunions nécessiteront un temps précieux, mais les experts disent que vous devriez réfléchir à combien vous économiserez sur une période de six mois ou d’un an lorsque les choses ne passent pas entre les mailles du filet.
Ce flux de travail fonctionne-t-il réellement ?
Chaque fois que vous construisez quelque chose, vous devez l’entretenir. Pour évaluer le taux de réussite d’un flux de travail, vous devez mettre en œuvre un moyen simple de donner votre avis, en gardant à l’esprit que les membres du personnel ne veulent généralement pas s’exprimer.
« D’une manière générale, les membres du personnel n’aiment pas soumettre les problèmes aux avocats parce qu’ils ne veulent pas causer de problèmes », a déclaré Correia. « Il faut donc leur donner des mesures pour pouvoir le faire. Si vous ne le faites pas, le flux de travail va s’effondrer.
Une excellente façon d’évaluer votre système consiste à examiner la variance. C’est juste la différence entre un résultat attendu et le résultat obtenu, mais la clé pour y parvenir est la cohérence.
“Si vous êtes cohérent, vous pouvez finalement comprendre où se situent les blocages de vos processus, et vous ne pouvez pas le faire sans les données”, a déclaré Brafford, ajoutant que Cosmolex collecte des données qui aident à évaluer ces processus. « Parfois, il suffit de dire : il y a 17 étapes pour arriver à notre point final, nous sommes restés bloqués sur l’étape n°3, alors comment emprunter un itinéraire alternatif pour arriver à notre point final ?
Pour plus de détails sur les flux de travail de gestion de projet – ainsi qu’une bête panthère de Caroline du Nord et un certain nombre de métaphores routières – écoutez 39 minutes informatives avec le lien du podcast ci-dessous.
