Auteur: Acerta
Les vacances d’été approchent et cela inclut les projets de vacances de vos employés. Et s’ils souhaitent partir au soleil avec la voiture de société ? Une politique automobile assortie d’accords clairs contribue à des vacances sans soucis, non seulement pour l’employé, mais aussi pour vous en tant qu’employeur.
Une voiture de société fait partie du salaire de vos employés. Cela signifie qu’ils peuvent utiliser la voiture pendant les périodes d’absence pour lesquelles vous payez un salaire en tant qu’employeur, comme les périodes de vacances.
Un voyage en voiture à l’intérieur ou à l’extérieur de la Belgique ne se déroule pas toujours sans problème : dommages à la voiture, vol de la voiture ou de son contenu, contraventions routières, etc. Mieux vaut éviter les malentendus en matière de responsabilité en rédigeant un document dans lequel vous consignez les coordonnées de l’entreprise. politique relative aux voitures de société. C’est la politique automobile
Qui est responsable des dommages et que faire en cas d’accident ?
Si la voiture est utilisée exclusivement pour l’exécution du travail, l’employeur est entièrement responsable. Cela change lorsque le salarié commet une erreur grave, comme ignorer un feu rouge, conduire sous influence, franchir une ligne blanche continue, etc. Même lorsque le salarié prend l’habitude de commettre des erreurs mineures, la responsabilité peut être transférée de l’employeur à l’employeur. Pour l’utilisation privée de la voiture de société (y compris les déplacements domicile-travail), la responsabilité incombe au salarié. Par exemple, s’il provoque un accident lors d’un voyage à l’étranger. L’employeur sera dans un premier temps tenu responsable, mais pourra ensuite récupérer les frais auprès du salarié.
Vous pouvez inclure diverses dispositions dans votre police d’assurance automobile concernant les dommages assurés. Par exemple, vous pouvez déterminer que l’employé paie toujours la franchise ou que vous, en tant qu’employeur, payez la franchise pour la première réclamation. Vous pouvez également déterminer que les frais des réparations effectuées à l’étranger sont à la charge du salarié.
N’oubliez pas d’indiquer quelle procédure doit être suivie. Par exemple, en cas d’accident, à qui le rapport d’accident doit-il être signalé de la manière prescrite et dans quel délai, vous pouvez prévoir dans la police automobile des dispositions pour la mise à disposition d’une voiture de remplacement.
Qui est autorisé à conduire la voiture de société ?
La politique automobile peut stipuler que seul le salarié est autorisé à conduire la voiture, mais cela est souvent étendu, par exemple, au concubin ou même aux enfants (avec ou sans la présence du salarié).
Que doit faire le salarié s’il souhaite installer des options ?
Pour voyager confortablement, votre collaborateur souhaitera peut-être équiper sa voiture de fonction, par exemple, d’une barre d’attelage pour porte-vélos ou d’un coffre de toit.
Le collaborateur est alors toujours dépendant de ce que détermine votre car Policy, tant en termes d’installation que de prix de revient. Les options doivent souvent être proposées par un concessionnaire reconnu. Dans certains cas, ces options ont un impact sur la valeur de liste et/ou sur la déduction de la contribution propre du salarié.
Si vous proposez une politique salariale flexible, les options ou la mise à niveau de la voiture de société peuvent également être financées via le budget de la politique salariale flexible.
Le salarié peut-il temporairement choisir une autre voiture (plus grande/fossile) ?
Votre collaborateur souhaiterait disposer d’une voiture familiale plus spacieuse pendant les vacances, ou d’une voiture fossile avec une autonomie plus longue si la voiture de société est un modèle électrique.
Il existe différentes options pour répondre à ce besoin.
Vous pouvez mettre à disposition de votre collaborateur une voiture de pool pendant la période des vacances. Une prestation forfaitaire sera alors facturée pour l’usage personnel de celui-ci. Les accords d’utilisation sont ensuite inclus dans une politique de voiture de pool.
En tant qu’employeur, vous pouvez également proposer une deuxième voiture de société, à condition que l’une de ces voitures soit destinée à un usage privé. En tant qu’employeur, vous devez donc une cotisation de solidarité sur cette deuxième voiture. Cette deuxième voiture peut également être choisie dans le cadre de votre politique salariale flexible.
L’employé est-il autorisé à faire le plein ou à charger en Suisse et à l’étranger ?
L’utilisation de la carte de carburant ou de recharge peut être limitée à la Belgique mais peut également s’étendre au-delà, avec ou sans l’autorisation de l’employeur. En outre, il est important de déterminer si vous payez l’intégralité des frais en tant qu’employeur ou si le salarié doit une cotisation supplémentaire en cas de dépassement d’un certain nombre de kilomètres ou lorsque la carte de carburant ou de recharge est utilisée à l’étranger. Enfin, l’utilisation de chargeurs rapides dans le pays et à l’étranger peut être limitée.
Tout cela est déterminé par la politique de la carte carburant ou de la carte de recharge.
Voiture de société volée ?
Que doit faire l’employé en cas de vol de la voiture, des documents du véhicule, des clés ou de la plaque d’immatriculation officielle ? Tant en Belgique qu’à l’étranger, le vol doit être signalé à la police. La police automobile doit indiquer si une assurance complémentaire a été souscrite ou non pour le vol du contenu de la voiture.
Une bonne politique, des accords clairs
Il est préférable de consigner tous ces accords aussi clairement que possible dans votre car-policy ou votre car-police de société. Pour l’utilisation des voitures de pool et les kilomètres/chargement, cela peut être complété par une politique de voiture de pool et une politique de carte de carburant/carte de recharge. De cette façon, ni vous ni votre collaborateur n’aurez de surprises.
Source : Acerta
