Dans les conseils techniques précédents, nous avons abordé trois applications Microsoft 365 qui peuvent transformer votre cabinet d’avocats. Voici comment vous pouvez utiliser Microsoft Loop pour transformer la façon dont vous documentez les processus de votre cabinet et les maintenir facilement à jour.
Repensez à la dernière fois où vous avez embauché quelqu’un
A-t-il été difficile de les mettre à niveau ? Il est essentiel de documenter efficacement la manière dont le travail est effectué dans votre cabinet d’avocats pour intégrer les nouveaux employés et garantir que le travail est effectué correctement.
La constitution d’une documentation prend du temps. Souvent, plusieurs processus utilisent les mêmes étapes. Orientez-vous quelqu’un vers un autre processus pour les étapes communes? Copiez-vous et collez-vous le tout? Que se passe-t-il lorsque le tribunal modifie son site Web et que vous avez maintenant 15 processus obsolètes?
Voici comment Microsoft Loop maintient tous vos processus à jour
La mise à jour de vos processus est l’un des points forts de Microsoft Loop. Si la nouvelle application de co-création est conçue pour rationaliser la collaboration, sa capacité à enregistrer des éléments sous forme de « composants de boucle » facilite la mise à jour des processus.
Loop peut aider de quatre manières principales.
1. Cohérence entre les documents
Source unique de vérité : les composants de boucle vous permettent de créer une source unique et cohérente d’informations qui peuvent être réutilisées dans toute la documentation. Par exemple, un processus standard de prise en charge des clients peut être créé en tant que composant, puis inséré dans toute la documentation pertinente.
Mises à jour automatiques : lorsqu’un composant Loop est mis à jour, chaque document contenant ce composant est également mis à jour automatiquement. Cela élimine le besoin de réviser manuellement chaque document, garantissant ainsi que tous les membres de l’équipe ont toujours accès aux informations les plus récentes.
2. Mises à jour simplifiées
Édition centralisée : au lieu de mettre à jour plusieurs documents séparément, vous pouvez apporter des modifications au composant une seule fois. Ce processus d’édition centralisé est particulièrement avantageux pour les procédures qui changent fréquemment ou nécessitent des révisions périodiques.
Efficacité des révisions : qu’il s’agisse d’une modification d’une réglementation légale, d’une mise à jour des procédures internes ou d’une amélioration d’un flux de travail, la mise à jour d’un seul composant garantit que tous les documents associés reflètent immédiatement la modification. Cela peut permettre d’économiser des heures de travail qui seraient autrement consacrées à la recherche et à la modification de chaque instance du processus.
3. Déploiement rapide de nouveaux processus
Intégration rapide : lors de l’introduction de nouveaux processus, les composants Loop permettent une intégration rapide dans la documentation existante. Vous pouvez créer un nouveau composant pour le processus, puis l’insérer là où cela est nécessaire sans avoir à le réécrire ou à l’insérer manuellement dans chaque document.
Facilité d’adoption : les nouveaux processus ou mises à jour peuvent être communiqués plus efficacement au sein de l’entreprise. Les mises à jour étant instantanées et cohérentes dans tous les documents, les membres de l’équipe peuvent s’adapter rapidement aux changements sans confusion ni retard.
4. Collaboration renforcée
Mises à jour en temps réel : Loop permet une collaboration en temps réel sur les documents, ce qui signifie que toutes les mises à jour des composants peuvent être vues et examinées instantanément par les membres de l’équipe. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut fournir des commentaires ou des suggestions immédiatement.
Composants partagés : les équipes peuvent partager des composants, ce qui garantit que les meilleures pratiques et les procédures standardisées sont facilement accessibles à tous les membres de l’entreprise. Cela favorise un environnement collaboratif dans lequel les améliorations et les mises à jour sont intégrées en permanence.
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