Si les heures facturables sont un zombie que nous ne pouvons pas tuer, alors les feuilles de temps sont les monstres qui se cachent sous votre bureau chaque jour. Voici nos meilleurs conseils pour rationaliser votre processus de saisie du temps afin qu’il soit beaucoup moins pénible (et que vous puissiez arrêter de perdre de l’argent).
L’horreur
L’une de nos clientes a déjà suivi le temps qu’elle passait à saisir son temps et à appliquer son tarif facturable. Combien pensez-vous que cela représentait sur une année ?
30 000 $!
Oui. Cette associée consacrait l’équivalent de 30 000 $ d’heures facturables à la saisie de ses heures. Nous connaissons d’autres avocats qui saisissent leurs heures tellement tard que de grosses sommes d’argent ne sont pas perçues parce qu’il est trop tard pour facturer les clients.
Arrêtez de perdre de l’argent !
La saisie des heures est le seul moyen pour la plupart des avocats d’être payés… et pourtant, certains tardent et procrastinent au point de perdre du temps et des revenus pour de bon. En fait, pour de nombreux avocats participant à nos programmes de coaching, éviter de saisir les heures est l’une des principales raisons qui les poussent à passer aux honoraires forfaitaires.
(Nous avons parlé de tout cela et plus encore dans notre récent webinaire, « Fearless Flat Fees », avec les gens d’AltFee. Vous pouvez regarder la rediffusion ici.)
Comment rationaliser le processus de saisie du temps
Le fait est que, même si vous passez à des honoraires forfaitaires, vous devrez peut-être toujours suivre votre temps au début, au moins de manière générale. Ainsi, que vous passiez à des honoraires forfaitaires ou que vous vous en teniez à la facturation horaire, la rationalisation du processus de saisie du temps de travail de votre cabinet d’avocats augmentera vos revenus et diminuera votre frustration.
Voici nos cinq meilleurs conseils pour rendre le processus de saisie du temps beaucoup moins pénible.
1. Utilisez une plateforme de suivi automatique du temps
Certains systèmes de gestion de cabinet disposent de suivis de temps intégrés. Nous ne parlons pas de minuteurs. Nous parlons de systèmes intelligents qui suivent votre activité sur des plateformes telles que Word, votre calendrier, votre messagerie électronique ou vos systèmes de réunion. D’un simple clic, vous pouvez ajouter automatiquement ce temps à un fichier. L’un d’entre eux que nous explorons en ce moment est Ajax. Il en est encore à ses balbutiements, mais nous avons vu une démonstration et il semble vraiment intéressant. Non seulement il suit le temps, mais il utilise également l’IA pour rédiger des récits de facturation et attribuer du temps aux fichiers.
2. Intégrez la saisie du temps contemporain à votre culture
Un associé directeur nous a un jour confié sa philosophie : « Si vous n’enregistrez pas votre temps au moins quotidiennement, vous trompez soit vos clients, soit l’entreprise. »
Aucun des deux n’est bon.
Un article du rapport sur les technologies juridiques de l’ABA prévient que si vous n’enregistrez pas votre temps quotidiennement, vous perdez 10 % de votre temps. Si vous ne le faites pas le lendemain, vous perdez 25 % de votre temps. Et si vous attendez la fin de la semaine, vous perdrez 50 % de votre temps.
En gros, si vous ne saisissez pas votre temps immédiatement, vous inventez ce qui se trouve dans vos feuilles de temps et vous perdez BEAUCOUP d’argent.
3. Utiliser les codes de facturation
L’utilisation d’un ensemble de codes standards accélérera la saisie du temps. Vous pouvez utiliser les codes de tâches uniformes de l’ABA ou créer les vôtres. Bill4Time propose un excellent article sur les codes de tâches ici. Restez simple : si vos codes sont trop précis, les gens perdront du temps à essayer de déterminer lesquels s’appliquent et seront encore plus frustrés. Les codes standards assureront la cohérence de votre facturation et minimiseront le temps que vous devez consacrer à la saisie du temps et à la vérification de vos préfactures. Tout ce que vous faites pour rendre le processus plus rapide et plus facile vous aidera à gagner du temps.
4. Standardisez vos récits de facturation
Si votre système le permet, créez des menus déroulants avec des descriptions standardisées pour vos factures. Vous devrez probablement encore autoriser certaines personnalisations, mais limitez-les au minimum. Efforcez-vous d’avoir des descriptions aussi standardisées que possible. Il est beaucoup plus rapide de choisir parmi une sélection que d’écrire soi-même une description, et c’est plus facile à comprendre pour les clients.
5. Utilisez votre téléphone !
La plupart des plateformes de gestion de cabinet permettent le suivi du temps passé sur mobile. Clio, MyCase, TimeSolv et Toggl, par exemple, vous permettent de suivre le temps passé sur votre téléphone lorsque vous n’êtes pas à votre bureau, au tribunal, lors d’une réunion avec un client ou lorsque vous travaillez à distance.
Il est important de rationaliser votre processus de saisie du temps
Améliorer votre processus de saisie du temps est un exercice qui permet de réduire les frictions qui vous empêchent de saisir le temps immédiatement. Mais si vous avez toujours l’impression de ne pas avoir le temps d’enregistrer votre temps lorsque vous terminez une tâche et passez à la suivante, vous avez peut-être besoin d’un changement d’état d’esprit. Revenez au conseil n° 2 et rappelez-vous que si vous n’enregistrez pas le temps immédiatement, vous perdez de l’argent.
Prendre une minute pour saisir votre temps n’est pas une perte de temps… c’est une activité génératrice de revenus.
Autres conseils d’amélioration des processus :
Karen Dunn Skinner et David Skinner aident les avocats et les professionnels du droit à créer des pratiques plus efficaces, productives et rentables. Ils sont les cofondateurs de Gimbal Lean Practice Management Advisors et des avocats comptant plus de 20 ans d’expérience chacun au Canada et en Europe. Ensemble, ils sont les conseillers mondiaux exclusifs en matière d’amélioration des processus juridiques auprès de l’International Institute of Legal Project Management. Ils écrivent et prennent régulièrement la parole, facilitent des projets d’amélioration des processus juridiques partout en Amérique du Nord et ont enseigné l’approche LeanLegal® de Gimbal à des milliers de professionnels du droit.
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