Éd. Note: Ceci est le deuxième article d’une série. Lisez le premier volet ici.
Ne sous-estimez jamais l’importance du précédent dans la profession juridique.
Ce sont des conseils importants pour la technologie juridique ainsi que pour la pratique juridique.
Lors du déploiement d’un nouveau projet technologique, vous devez vous pencher sur les antécédents de réussite d’une entreprise, ce qui facilitera le processus dans n’importe quelle entreprise.
Dans un récent webinaire CLE Parrainé par iManage, un panel d’avocats et de professionnels de la technologie a décrit l’adoption réussie de la technologie chez Holland & Knight et Gunderson Dettmer.
iManage propose Closing Folders, une solution de gestion des transactions basée sur le cloud qui automatise les tâches répétitives et souvent fastidieuses associées à la conclusion des transactions, depuis la création de listes de contrôle et la gestion des versions, jusqu’à la capture des signatures et la création des livres de clôture finaux.
Brett Young, un représentant d’iManage, a noté que la mise en œuvre implique souvent une approche résolument fragmentaire, en commençant par le livre de clôture ou les pages de signature.
Finalement, les avocats et les parajuristes voient les avantages qu’une solution centralisée peut offrir, a noté Young.
Cela leur permet notamment d’éviter de jongler avec des éléments disparates : documents statiques, compte DocuSign, système de gestion documentaire, documents Word, feuilles de calcul Excel.
Une fois le système opérationnel, il réduira les erreurs tout en créant des gains d’efficacité qui aboutiront finalement à la satisfaction du client.
“Je pense qu’à la fin, il y a une ampoule qui s’éteint et on se dit : ‘Oh, je peux faire tout ça ici'”, a déclaré Young.
(Inscrivez-vous pour voir la présentation complète sur demande ici. Le crédit CLE est disponible.)
Définir le succès
Bien entendu, la définition du succès concernant les clients internes d’un cabinet d’avocats peut être plus délicate.
Les panélistes avaient quelques KPI non conventionnels à noter.
Pour iManage’s Young, définir le succès implique de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble.
Comment une entreprise bénéficie-t-elle du logiciel ? Comment les avocats et le personnel l’utilisent-ils ? Comment cela affecte-t-il le produit final du travail ?
À partir de là, il est possible d’explorer des mesures plus granulaires dans chaque catégorie.
“Sur une période plus longue, cela prépare vraiment l’entreprise à un déploiement réussi – un cycle de vie réussi, quelle que soit la plate-forme et quel que soit le problème, pas seulement la gestion des transactions, qu’elle essaie de résoudre”, a-t-il déclaré.
Pour Naveen Pai, directeur des connaissances de Gunderson Dettmer, il existe des signes de réussite plus subtils.
Il sait qu’un nouvel outil est efficace lorsque : 1) il reçoit des plaintes dès qu’il est hors ligne, et 2) lorsque les avocats qui l’utilisent le connaissent mieux que le service informatique.
“Quand ils nous expliquent comment les choses fonctionnent”, a-t-il déclaré, “c’est à ce moment-là que nous savons que nous sommes sur quelque chose.”
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