Les études de droit préparent les avocats à relever de nombreux défis, mais la gestion des finances d’un cabinet d’avocats n’en fait généralement pas partie. La gestion des comptes du cabinet et la garantie de l’exactitude et de la conformité financières ne font pas partie du cursus juridique traditionnel.
En raison de cette lacune, les avocats ont souvent besoin de l’aide d’experts pour s’y retrouver dans le monde complexe de la gestion financière. Les comptables interviennent pour remplir ce rôle, en fournissant un soutien essentiel pour la tenue de registres précis et en contribuant à garantir la conformité aux réglementations juridictionnelles. Leur expertise permet aux avocats de se concentrer sur leur travail juridique principal sans se soucier des subtilités de l’administration financière.
C’est pourquoi les cabinets d’avocats accordent une grande importance aux comptables, dont l’objectif premier est de faire gagner du temps, d’éviter les tracas et de faire économiser de l’argent à l’entreprise.
Dans ce blog, nous explorons le partenariat collaboratif entre les avocats et leurs comptables et comment les logiciels de comptabilité juridique permettent aux deux parties de réussir !
Quelle est la différence entre un comptable et un aide-comptable dans les cabinets d’avocats
Tout d’abord, quelles sont les responsabilités d’un comptable et d’un expert-comptable dans un cabinet d’avocats ?
Les comptables et les experts-comptables jouent tous deux un rôle essentiel dans la gestion financière d’un cabinet d’avocats, mais ils peuvent se concentrer sur des tâches différentes selon la taille du cabinet.
Un comptable gère les transactions financières quotidiennes, telles que l’enregistrement des achats, des ventes, des reçus et des paiements. Il tient les registres et les dossiers financiers, rapproche les comptes pour en garantir l’exactitude et gère la paie. Les comptables doivent généralement être titulaires d’un diplôme d’études secondaires et avoir suivi des études postsecondaires en comptabilité ou dans un domaine connexe.
En revanche, un comptable fournit une analyse plus large des données financières, prépare des rapports détaillés et assure le respect des réglementations fiscales et financières. Il analyse les états financiers, prépare les comptes de résultat et les bilans, gère la conformité fiscale, effectue des audits internes et conseille sur la planification et la stratégie financières. Les comptables doivent généralement être titulaires d’un diplôme en comptabilité ou en finance et de certifications pertinentes, comme le titre de CPA.
Il est important de noter que ces rôles peuvent varier en fonction de la taille et des besoins du cabinet d’avocats. Dans les petits cabinets, ces rôles peuvent se chevaucher, une personne s’occupant de diverses tâches financières et les grands cabinets disposant d’un personnel spécialisé. La répartition des tâches peut être flexible et ajustée pour répondre aux exigences spécifiques du cabinet et aux compétences du personnel.
Faire appel à un comptable ou à un aide-comptable, ou embaucher un cabinet comptable, permet de garantir l’exactitude et la conformité financières de votre entreprise, que vous soyez un cabinet individuel ou un grand cabinet. L’étape suivante consiste à identifier les problèmes courants dans vos processus comptables qui pourraient être améliorés pour aider ces comptables à réussir.
Donner du pouvoir aux comptables grâce à la technologie juridique : le secret d’un avocat pour réussir financièrement
Que vous soyez une grande entreprise avec des comptables et des experts-comptables dédiés ou une petite entreprise qui gère ses propres finances, il existe une arme secrète qui permet aux entreprises de s’assurer que leurs finances sont en ordre : une technologie comptable spécifique au droit.
Vous trouverez ci-dessous quelques défis courants en matière de comptabilité juridique auxquels les avocats (et leurs comptables) sont confrontés quotidiennement, trimestriellement et annuellement. Bien que ces défis soient inévitables, il existe des moyens, grâce à la technologie juridique, de rationaliser et d’améliorer l’efficacité comptable.
Répondre aux défis juridiques comptables courants grâce à la technologie
Les principales préoccupations financières d’un cabinet d’avocats comprennent la facturation précise, le respect des lois fiscales, la conformité à la comptabilité fiduciaire et une vision claire de la santé et de la situation financières du cabinet. Vous trouverez ci-dessous quelques moyens de simplifier votre vie et celle de votre comptable :
Conformité comptable en fiducie
L’un des principaux défis comptables de tout cabinet d’avocats est de gérer ses comptes fiduciaires en conformité avec les juridictions dans lesquelles le cabinet opère ou est autorisé à exercer.
Les cabinets d’avocats doivent s’assurer qu’ils se conforment aux exigences réglementaires de leur juridiction, qu’ils séparent les fonds non gagnés des fonds d’exploitation, qu’ils tiennent des registres méticuleux et qu’ils effectuent des rapprochements réguliers de leurs comptes en fiducie. Faire tout ce travail à la main est non seulement un casse-tête, mais expose également le cabinet au risque d’audits, d’amendes et de radiations potentielles en cas d’inexactitudes.
Mais avec l’aide d’un outil de comptabilité spécialisé conçu pour les cabinets d’avocats, la comptabilité fiduciaire peut être simplifiée. Par exemple, Clio Accounting permet aux avocats et à leurs comptables de suivre les dépôts, les transferts, les décaissements, les retraits et les remboursements fiduciaires dans un seul emplacement central. De plus, vous pouvez faire correspondre les transactions des comptes bancaires fiduciaires à ce qui se trouve dans vos livres en un seul endroit, ce qui facilite le rapprochement de vos grands livres et la réalisation d’un rapprochement à trois.
Et mieux encore, en fournissant des mesures de protection intégrées, telles que des outils de rapprochement de comptes fiduciaires et des contrôles de conformité automatisés, Clio permet aux cabinets d’avocats de maintenir des registres comptables fiduciaires précis et de se conformer facilement aux réglementations spécifiques au secteur.
Déclaration des impôts
Chaque année, les comptables des cabinets d’avocats consacrent beaucoup de temps à la préparation des déclarations fiscales d’une entreprise, de la collecte des documents à la compilation des rapports et des informations financières. Lorsqu’il s’agit de passer d’un relevé bancaire à un système de gestion des dossiers et à un logiciel de comptabilité, cette tâche peut être ardue et rendre les entreprises vulnérables aux erreurs.
Avec un logiciel de comptabilité juridique, les avocats indépendants, les petits cabinets et les cabinets avec des comptables dédiés peuvent enregistrer et organiser chaque transaction financière liée à la gestion de leur cabinet d’avocats dans un emplacement centralisé.
Des outils comme Clio Accounting simplifient le processus de déclaration fiscale en générant rapidement des rapports financiers et de rapprochement qui peuvent être facilement exportés, imprimés ou classés. De plus, les avocats peuvent facilement fournir à leurs comptables un accès gratuit à toutes les informations nécessaires, simplifiant ainsi l’ensemble du processus avec n’importe quel abonnement payant à Clio Accounting.
Consultez notre article sur les principales réductions d’impôts que chaque cabinet d’avocats devrait connaître.
Gestion des flux de trésorerie
L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise est de comprendre les flux de trésorerie. Combien d’argent sort et combien rentre. Si vous suivez les dépenses et les factures impayées dans une feuille Excel, comprendre les flux de trésorerie nécessiterait beaucoup de calculs manuels. Un logiciel de comptabilité juridique permet aux avocats et à leurs comptables de voir, en un coup d’œil, comment l’argent circule dans l’entreprise.
Selon le rapport 2024 Solo and Small Firm Legal Trends Report, les cabinets individuels qui utilisent Clio Payments ont un blocage total (montant facturé, mais non payé) inférieur de six jours de revenus, tandis que les petits cabinets d’avocats qui utilisent Clio Payments ont un blocage total inférieur de deux jours de revenus. Désormais, grâce à Clio Accounting, les cabinets d’avocats seront non seulement payés plus rapidement, mais ils auront également une meilleure maîtrise globale de leurs finances à tout moment.
Par exemple, l’onglet Comptes clients de Clio permet aux entreprises de trier les soldes impayés ou partiellement payés par client, date d’échéance ou solde dû. Cette possibilité de voir le statut de vieillissement des comptes clients permet aux entreprises d’améliorer leur trésorerie de manière plus efficace.
Intégration avec un logiciel de gestion de cabinet
Nous avons déjà évoqué plus haut la manière dont les logiciels de comptabilité juridique peuvent aider les avocats et leurs comptables à gérer les finances, mais ce n’est pas tout. Pour mieux comprendre la rentabilité de votre entreprise, vous devez avoir une visibilité sur tous les dossiers, les entrées de clients, les paiements et éliminer les travaux non facturables dans la mesure du possible.
En ayant votre solution logicielle de gestion de dossiers, votre outil de gestion des relations et de prise en charge des clients, votre logiciel de traitement des paiements et, désormais, votre logiciel de comptabilité juridique réunis au même endroit, vous pourrez éliminer le risque d’erreur qui peut survenir lorsque vous travaillez avec des solutions et des fournisseurs distincts. Clio améliore l’efficacité et vous permet d’augmenter les heures facturables en réduisant le temps consacré aux tâches administratives.
Mieux encore, la conformité et l’exactitude seront plus simples que jamais pour votre comptable et votre entreprise.
Comprendre les besoins et les objectifs financiers de votre entreprise
Pour guider votre entreprise dans la bonne direction, vous devez être en mesure d’expliquer clairement la situation financière de votre entreprise et son taux d’utilisation (mesure de la charge de travail et de la productivité). Si vous passez d’un outil de gestion de dossiers à un outil de comptabilité distinct, vous devrez effectuer de nombreuses vérifications croisées et créer des rapports manuels pour avoir une vue d’ensemble. Cela peut prendre du temps et peut ne pas être tout à fait exact.
Mais la bonne nouvelle est que les rapports financiers peuvent être faciles à établir, permettant aux avocats et à leurs comptables d’extraire des rapports et de visualiser la situation de leur cabinet en quelques clics.
Clio Accounting permet à une entreprise de vérifier toutes les données financières saisies (reporting), de récupérer les coûts des clients payés à l’avance, de s’assurer que les comptes en fiducie sont rapprochés, d’examiner et d’approuver les projets de factures (selon l’entreprise), d’obtenir les documents requis pour les évaluations fiscales trimestrielles ou annuelles, de partager divers reçus avec la bonne personne ou équipe et de comptabiliser les factures et paiements de leurs propres clients ou dossiers.
En tant qu’entreprise qui effectue uniquement des travaux de comptabilité pour les avocats, nous avons été exposés à de nombreux systèmes et intégrations pour la comptabilité des cabinets d’avocats. Au cours des quatre derniers mois, j’ai utilisé le nouveau système de comptabilité Clio pour quelques-uns de nos clients.
Si vous êtes un avocat indépendant à la recherche d’un système de comptabilité intégré, pas de QBO [QuickBooks Online]ne cherchez plus. Clio Comptabilité répondra à 100 % à vos besoins en matière de suivi des dépenses et des revenus, de suivi rigoureux des coûts, de rapprochements mensuels, de comptabilité fiduciaire et de rapprochement à trois voies, ainsi que de rapports financiers.
Clio Accounting est même livré avec un plan comptable intégré conçu pour les cabinets d’avocats. Vous n’avez donc pas besoin de vous creuser la tête pour comprendre comment créer votre propre plan comptable. La connexion de vos comptes bancaires et de vos cartes de crédit à Clio Accounting est également très simple. La gestion du transfert des fonds fiduciaires vers les comptes d’exploitation après la facturation est très claire et simple pour réconcilier les deux parties (de la fiducie vers les comptes d’exploitation).
– Peggy Gruenke de CPN Legal
Faites plaisir à votre comptable avec Clio Comptabilité
L’intégration transparente entre Clio Accounting et Clio Manage donne aux avocats et à leurs comptables les moyens de fournir une solution cohérente et efficace pour gérer les besoins financiers et opérationnels dans un système d’enregistrement unique.
En simplifiant les tâches complexes et en réduisant les erreurs manuelles, Clio Accounting prépare les comptables et les teneurs de livres au succès, améliorant ainsi leur productivité et leur capacité à fournir un service et une conformité exceptionnels.
Pour que les finances de votre entreprise soient à la hauteur de la norme, réservez votre démonstration dès aujourd’hui et découvrez comment vous et votre comptable pouvez rationaliser les processus, garantir l’exactitude et améliorer la productivité globale.
Nous avons publié cet article de blog en juillet 2024. Dernière mise à jour : 18 juillet 2024.
Classé dans : Comptabilité
