Voici un processus en quatre étapes pour augmenter vos frais juridiques, de la fréquence au montant, et comment en informer vos clients.
J’ai reçu hier un email de ma compagnie d’assurance. L’entreprise restera anonyme pour protéger les gourmands. Je dirai qu’ils ont assez d’argent pour acheter les droits de dénomination des stades, donc ils ne brûlent pas vraiment des meubles pour rester au chaud.
Le courriel indiquait — et j’imagine que beaucoup d’entre vous en ont reçu des semblables — que mes tarifs d’assurance habitation et automobile augmenteraient de 50 % cette année. Je n’ai fait aucune réclamation et ils n’ont donné aucune explication. Telle est la vie en Amérique en 2024, je suppose.
Depuis plus d’un an, nous observons tous autour de nous les prix augmenter dans les restaurants et les épiceries, sans parler des loyers et des hypothèques. Nous sommes devenus très familiers avec la métaphore de la grenouille dans la marmite bouillante. On a l’impression que le prix de tout a explosé.
Les avocats ne sont pas à l’abri de la nécessité d’envisager des augmentations de prix. Ils ne sont pas non plus protégés contre les clients ennuyeux lorsqu’ils gèrent mal ce processus.
Est-il temps d’augmenter vos frais ?
La situation la plus courante que je rencontre lorsque je discute avec des avocats est qu’ils n’ont pas examiné ou modifié leurs honoraires depuis longtemps. Je comprends tout à fait leur réticence. De nombreux avocats sont des hommes d’affaires réticents. Ils font du commerce parce qu’ils doivent le faire pour exercer le droit dans des cabinets privés, et non parce qu’ils aiment diriger une entreprise. En conséquence, certaines choses qui mériteraient davantage d’attention ne le sont pas. La fixation des frais en est un parfait exemple ; c’est toujours important mais jamais urgent. C’est facile à ignorer.
Ce qui est passé n’est qu’un prologue, comme on dit, et nous nous trouvons au début d’une nouvelle année et d’un nouveau départ. C’est l’occasion idéale de revoir vos pratiques de fixation des frais et de décider d’apporter ou non des ajustements. Si vous le faites avec soin, vous pourrez le gérer mieux que ma compagnie d’assurance.
Voici quatre étapes pour vous guider dans votre analyse.
Étape 1 : Quand augmenter les tarifs
La première question est de décider quand augmenter vos frais. La meilleure pratique pour la plupart des entreprises consiste à en faire une évaluation systématique (programmée) plutôt qu’une évaluation ad hoc ou environnementale. N’attendez pas qu’un événement extérieur empiète sur les finances de votre entreprise (Joe et Mary en bas de la rue facturent maintenant 550 $ de l’heure !) et forcez une évaluation. Prévoyez du temps dans votre calendrier chaque mois de décembre pour discuter de l’augmentation de vos frais avec votre équipe, dans le but de déployer les changements en janvier.
Cela ne veut pas dire que vous devez ajuster les tarifs chaque année, mais simplement que vous devez effectuer l’analyse. Pour les cabinets représentant des clients épisodiques (à court terme), les augmentations de frais sont plus faciles à gérer régulièrement et peuvent être effectuées aussi souvent que nécessaire – chaque année, cela fonctionne très bien. Pour les entreprises qui représentent des clients à long terme avec un chiffre d’affaires moindre, les augmentations de frais peuvent être un peu plus difficiles car elles ont tendance à contrarier les clients existants. Je suggère à ces entreprises d’envisager de déployer des augmentations tous les deux ans, avec quelques considérations supplémentaires explorées ci-dessous.
Étape 2. De combien augmenter les tarifs
Je suis partisan de procéder à des augmentations modestes et de les approcher sur une base de pourcentage plutôt que de chiffres ronds. Il y a plusieurs raisons à cela.
Il est plus facile de calibrer les augmentations de taux en fonction de l’augmentation des dépenses pour compenser les pressions inflationnistes. Par exemple, si vous constatez que vos frais de personnel augmentent de 11 % d’une année sur l’autre, cela vous donne un point de référence pour évaluer une augmentation de taux. Cela permet d’éviter des augmentations trop importantes pour être bien tolérées par le marché. L’impact d’augmentations régulières et modestes des frais peut et devrait être presque imperceptible partout, sauf dans le grand livre de votre entreprise. Enfin, cela permet de surmonter la résistance à la hausse des taux. J’ai constaté que très peu d’avocats résistants à l’augmentation ne pouvaient accepter d’appliquer une modeste augmentation de 2 ou 3 %.
Le but ici est d’être payé équitablement pour un travail bien fait. L’objectif n’est pas de prendre le dernier dollar de votre client ou de faire lentement faillite. Il y a beaucoup de place entre ces pôles pour que vous puissiez procéder à des ajustements systématiques qui apportent de la valeur aux clients et aident votre entreprise à rester en bonne santé. Au minimum, envisagez d’adapter vos taux aux ajustements d’inflation – ciblez 2 % par an au cours des années moyennes. (Non, ces deux dernières années ont été tout sauf moyennes.)
Vous constaterez peut-être qu’un ajustement de 5 % tous les deux ans représente moins de tracas administratifs pour votre équipe. S’il est bien toléré par votre marché, il n’y a pas beaucoup d’inconvénients.
Un mot d’avertissement : j’ai travaillé avec beaucoup plus d’avocats dont les tarifs n’ont pas été ajustés depuis de nombreuses années que d’avocats qui ont insisté pour augmenter les honoraires. Si vous tombez dans le premier camp, il peut être judicieux d’ajuster chaque année un peu plus que le strict minimum jusqu’à ce que vous rattrapiez le marché.
Étape 3. Comment savoir comment l’augmentation est tolérée
Comme le savent les lecteurs réguliers de cette chronique, je suis fan des avocats qui prennent des décisions fondées sur des données concernant les questions de gestion de cabinet. Cependant, pour ce faire, vous devez disposer des données, ce que toutes les petites entreprises n’ont pas.
Il est probablement évident que la raison pour laquelle les avocats n’augmentent pas leurs tarifs est qu’ils craignent de franchir une ligne invisible vers des honoraires intolérables et que les clients les abandonneront. Cela serait certainement possible avec une augmentation suffisamment substantielle, mais si vous vous en tenez à des augmentations modestes, régulières et basées sur un pourcentage, il est peu probable que cela se produise.
Toutefois, les augmentations de taux sont essentiellement une expérience. Vous ne savez pas comment l’argent va être reçu par les clients de votre entreprise sur votre marché jusqu’à ce que vous essayiez (d’où la raison de l’approche conservatrice des augmentations). Afin que vous puissiez sortir cela du domaine de l’anecdotique et l’orienter vers des données, vous souhaiterez suivre et garder un œil sur deux chiffres :
Le pourcentage de clients potentiels qui planifient des consultations initiales. Le nombre de clients qui viennent pour des consultations initiales et choisissent de retenir votre entreprise.
Si vos chiffres de rétention pour l’une ou l’autre de ces mesures diminuent sensiblement, l’augmentation est peut-être trop importante, ou vous pourriez autrement être au sommet de ce que supportera votre marché. La stratégie derrière ces augmentations régulières et modestes est de générer des revenus supplémentaires sans compromettre ces taux de conversion clés. Le suivi des données est le moyen de s’assurer qu’elles se passent bien.
(Lecture connexe : « Ce que les avocats peuvent apprendre d’Apple lors de la définition des taux de facturation »)
Étape 4. Comment communiquer l’augmentation aux clients existants
La partie la plus difficile des augmentations de frais consiste à les communiquer aux clients existants. Les entreprises ayant des clients de longue date et relativement peu de désabonnement dans leur liste de clients doivent être plus sensibles à la gestion des augmentations de tarifs que celles ayant des clients épisodiques et à court terme. Les mêmes pressions s’appliquent dans chaque situation, mais les entreprises ayant des clients à court terme renouvelleront complètement leur clientèle dans un laps de temps plus court et pourront donc éviter la question de savoir s’il convient ou non d’augmenter les tarifs pour les clients existants.
Je suggère que les entreprises ayant des clients à long terme augmentent leurs tarifs régulièrement et modestement et communiquent ces augmentations à leurs clients existants. Cependant, je suggère également que les avocats informent tout ou partie de leurs clients existants qu’ils bénéficient de droits acquis. Si vous le faites une ou deux fois, lorsqu’il est temps d’augmenter les tarifs de ces clients, vous pouvez leur rappeler le traitement favorable. ils ont reçu au cours des deux dernières années.
Cela dit, le travail de certains clients est trop important, ou leurs budgets sont trop rigides, pour que l’entreprise puisse augmenter ses tarifs et conserver le client. Le kilométrage varie considérablement et dépend fortement des faits. Vous devrez décider dans quels cas une augmentation de taux altère une relation client et lesquels elle la brise. Ne perdez pas de vue la situation dans son ensemble.
(Lecture connexe : « N’ayez pas peur d’augmenter vos frais juridiques.)
Quelques mots sur l’éthique
Comme vous le savez, nous avons des garde-fous qui nous empêchent de facturer des frais manifestement excessifs. Nous n’avons pas de garde-fous de ce type pour facturer des frais manifestement insuffisants. Si vous craignez qu’une augmentation de taux vous propulse en territoire « manifestement excessif », consultez un avocat en responsabilité professionnelle et obtenez un avis éclairé. Je doute sincèrement que la plupart des avocats qui s’inquiètent au départ des augmentations soient proches d’une structure d’honoraires clairement excessive. Pourtant, je crois qu’il faut pouvoir dormir la nuit. Alors, parlez-en à un avocat qui fait ce genre de travail et obtenez des conseils. Il vaut mieux dépenser un peu d’argent pour le savoir plutôt que de supposer que vous ne pourrez jamais augmenter vos tarifs.
Si vous suivez ces étapes et appliquez des augmentations modestes et régulières, gardez un œil sur les données et traitez favorablement les clients existants, vous ne devriez avoir aucune difficulté à ajuster vos frais pour suivre le rythme de l’inflation et des autres pressions du marché.
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