L’une des premières décisions que les propriétaires d’entreprise doivent prendre est de savoir quel type de méthode comptable ils utiliseront pour suivre leurs revenus et leurs dépenses. Il existe deux principales méthodes de comptabilité : la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse. Les deux sont utiles dans certains scénarios, même si pour les grandes entreprises, les autorités fiscales de certaines zones géographiques exigent généralement que la comptabilité d’exercice soit utilisée pour la déclaration de revenus.
Même si vous devrez peut-être choisir l’un ou l’autre pour déclarer vos impôts, vous pouvez utiliser une méthode hybride en interne. La méthode hybride combine la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice, avec la combinaison exacte adaptée aux besoins de votre entreprise.
Cependant, avant d’utiliser une méthode comptable, il est important de déterminer quelle est la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Dans cet article, nous comparerons les différentes options afin que vous ayez ce que vous devez savoir pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Comprendre la comptabilité d’exercice
Dans la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les revenus lorsqu’ils sont gagnés et les dépenses lorsqu’elles sont engagées, et non lorsque l’argent change de mains. Votre comptabilité et la santé financière de votre entreprise reposent sur les événements économiques qui affectent votre entreprise plutôt que sur les mouvements d’argent entrant et sortant de votre entreprise.
Disons que vous effectuez un travail juridique pour un client et que vous facturez le client en janvier, mais que le client ne paie qu’en mars. Les revenus sont toujours enregistrés en janvier, même si le client n’a pas encore payé.
La comptabilité d’exercice donne une image plus précise de la véritable santé financière d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats sur une période donnée. L’entreprise ne semble pas soudainement saine à cause d’un afflux soudain de liquidités, ni malsaine parce qu’une dépense importante a été payée. Ce sont plutôt les activités financières à long terme de l’entreprise qui sont prises en compte. Cela rend également les informations financières plus cohérentes et plus faciles à comparer.
Toutefois, la comptabilité d’exercice est plus complexe que la comptabilité de caisse. Cela nécessite davantage de connaissances en comptabilité et en comptabilité pour suivre avec précision les revenus et les dépenses. Cela ne vous donne pas non plus une idée claire du montant d’argent dont vous disposez à un moment donné.
Explorer la comptabilité de caisse
Avec la comptabilité de caisse, vos revenus et dépenses sont enregistrés lorsque les espèces sont reçues ou payées, et non lorsque les factures sont envoyées. Tous les revenus et dépenses sont reflétés en temps réel lorsque l’argent change de mains.
En reprenant l’exemple ci-dessus, en utilisant la comptabilité de caisse, vous enregistreriez les revenus en mars, lorsque le client paie votre cabinet d’avocats, et non en janvier, lorsque la facture est envoyée.
La comptabilité de caisse est simple et directe, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises qui n’ont pas beaucoup de stocks à enregistrer ou d’autres facteurs pouvant compliquer leurs revenus. Il vous donne également une vue en temps réel de l’argent immédiat dont vous disposez pour dépenser.
Cependant, la comptabilité de caisse ne vous donne pas toujours une image fidèle de votre santé financière. En effet, il ne tient pas compte de vos obligations financières futures ni de vos revenus potentiels. Cela peut également fausser l’apparence de rentabilité de votre entreprise au fil du temps. Si un client paie soudainement une facture importante, vous pourriez avoir beaucoup d’argent sur votre compte, ce qui donnerait l’impression que votre entreprise est rentable. Mais si vous avez un grand nombre de dépenses que vos revenus doivent couvrir, vous n’êtes pas aussi rentable qu’il y paraît.
Tout le monde n’est pas autorisé à utiliser la comptabilité de caisse. L’IRS (Internal Revenue Service), par exemple, exige que les entreprises dont les recettes brutes annuelles moyennes sont supérieures à 26 millions de dollars de ventes au cours des trois années fiscales précédentes doivent généralement utiliser la comptabilité d’exercice. De plus, certaines industries sont tenues d’utiliser la comptabilité d’exercice.
Toutefois, pour certaines entreprises, la comptabilité de caisse est plus régulièrement utilisée. Par exemple, il est assez courant de rencontrer de nombreux cabinets d’avocats utilisant la comptabilité de caisse, en particulier aux États-Unis.
Comparaison de la comptabilité d’exercice et de la comptabilité de caisse
La principale différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice est la suivante :
La comptabilité de caisse se concentre sur les flux de trésorerie entrants et sortants de votre entreprise ; il suit la transaction lorsqu’elle se produit, et non lorsque les factures sont envoyées. La comptabilité d’exercice se concentre sur l’action qui aboutit à générer des revenus ou à engager une dépense, et non sur le moment où l’argent change de mains.
Si votre cabinet d’avocats n’a pas de longs délais de paiement (c’est-à-dire que les clients vous paient généralement immédiatement), le timing n’est pas vraiment un problème pour votre rentabilité. Si vous avez des délais de paiement longs ou si vos fournisseurs ont des délais de paiement longs, le timing est un problème plus important.
La comptabilité de caisse est généralement la meilleure pour :
Petites entreprises et entreprises individuelles : les petites entreprises qui n’ont pas de revenus élevés ne sont pas tenues d’utiliser la comptabilité d’exercice. Ils peuvent généralement utiliser la comptabilité de caisse.
Entreprises qui n’ont pas de stock : L’inventaire complique les revenus et les dépenses. Si vous n’avez pas de stock que vous achetez puis vendez (par exemple, si vous êtes un cabinet de services professionnels tel qu’un cabinet d’avocats), vous n’avez pas cette complication supplémentaire. La comptabilité de caisse pourrait donc être plus adaptée.
La comptabilité d’exercice est généralement la meilleure pour :
Grandes entreprises : l’IRS peut vous obliger à respecter la méthode de comptabilité d’exercice, en fonction de la taille ou du type de votre entreprise.
Entreprises confrontées à des stocks ou à d’autres problèmes financiers complexes : si une partie importante de votre activité provient de la vente de biens pour lesquels vous n’avez pas encore reçu de paiement, ou que vous avez déjà payés mais que vous n’avez pas vendus, la comptabilité d’exercice donne une image plus précise. de votre rentabilité.
Méthodes comptables hybrides
De nos jours, les entreprises peuvent utiliser une méthode de comptabilité hybride, qui combine la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice en fonction des besoins de l’entreprise. Bien que vous ne puissiez pas déclarer vos impôts en utilisant la méthode hybride, vous pouvez utiliser la méthode hybride pour le suivi et l’enregistrement internes.
Par exemple, une petite entreprise ou un petit cabinet d’avocats peut utiliser la comptabilité de caisse pour les transactions courantes telles que les transactions de vente et le paiement de factures. Cela simplifie la comptabilité quotidienne et donne une image claire des flux de trésorerie et des liquidités disponibles à tout moment. La même entreprise peut utiliser la comptabilité d’exercice pour les stocks, ce qui lui permet d’évaluer plus précisément ses stocks et de suivre le coût des marchandises vendues.
Lors de la déclaration de leurs impôts, la petite entreprise peut utiliser la comptabilité de caisse, mais utiliser la comptabilité d’exercice en interne pour suivre les stocks, donnant ainsi au propriétaire une image plus complète de la rentabilité de l’entreprise. Il peut également être personnalisé selon les besoins de chaque entreprise. Vous pouvez utiliser la combinaison de méthodes de comptabilité de trésorerie et de comptabilité d’exercice qui convient le mieux à votre entreprise ou à votre cabinet d’avocats.
Même si la méthode hybride donne une image plus complète de la rentabilité, elle reste complexe. L’utilisation de la méthode hybride nécessite une gestion minutieuse pour garantir la cohérence des rapports et éviter la duplication. Il est également essentiel de surveiller votre comptabilité ou de travailler avec votre comptable pour garantir que votre entreprise reste conforme lors de la déclaration de revenus.
Choisir la bonne méthode comptable
Pour les cabinets d’avocats, le facteur le plus important à prendre en compte lors du choix de la bonne méthode comptable est de savoir s’il existe des réglementations du secteur ou de l’IRS qui vous obligent à utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice. Si c’est le cas, vous devez l’utiliser. Au-delà, si vous choisissez d’utiliser une méthode hybride en interne, vous souhaiterez peut-être parler à un comptable pour mettre en place des processus permettant une bonne application des méthodes.
S’il n’existe aucune réglementation qui vous oblige à utiliser une seule méthode, vous pouvez alors décider en fonction de votre situation. Les facteurs à considérer comprennent :
Taille du cabinet d’avocats : les petits cabinets d’avocats ont tendance à préférer la simplicité de la comptabilité de caisse. Il est plus facile à gérer et à suivre, et fournit une image claire des flux de trésorerie. Les grandes entreprises peuvent préférer (ou être obligées) d’utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice. Cela prend en compte le travail gagné mais non rémunéré et les dépenses engagées mais non payées.
Objectifs à long terme : si vous envisagez de développer ou d’agrandir votre cabinet d’avocats, y compris en recrutant des associés, la comptabilité d’exercice vous permet de prédire les revenus et dépenses futurs, permettant ainsi de meilleures décisions stratégiques.
Revenus : les entreprises dont les recettes brutes annuelles moyennes de plus de 26 millions de dollars en ventes au cours des trois années d’imposition précédentes doivent généralement utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice.
Conclusions sur la comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d’exercice
Lorsque vous comparez la comptabilité d’exercice à la comptabilité de caisse, il est important de garder à l’esprit les besoins et la situation de votre cabinet d’avocats. Alors que de nombreux cabinets d’avocats préfèrent la comptabilité de caisse parce qu’elle correspond à leurs flux de trésorerie, la comptabilité d’exercice pourrait être meilleure pour les grands cabinets qui ont des honoraires clients importants. De plus, selon la taille de votre cabinet d’avocats, il peut être obligatoire d’utiliser la comptabilité d’exercice.
Avec la comptabilité de caisse, vos revenus et dépenses sont reconnus en fonction du moment où vous recevez et effectuez les paiements. C’est comme garder une trace de l’argent dans votre portefeuille. Avec la comptabilité d’exercice, votre revenu est reconnu lorsque vous le gagnez, que vous ayez ou non été payé. Vos dépenses sont également reconnues au moment où vous les engagez, même si vous ne les avez pas encore payées.
Quelle que soit la méthode comptable que vous choisissez, il est important de rester cohérent dans l’application de cette méthode pour garantir l’exactitude. Si vous ne savez pas quoi faire, il est toujours préférable de demander conseil à un comptable.
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Avertissement : cet article concerne les pratiques américaines. Il est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, commercial ou comptable.
Nous avons publié cet article de blog en mars 2024. Dernière mise à jour : 7 mars 2024.
Classé dans : Comptabilité
