La prochaine fois que vous parcourrez le 17e message d’un fil de discussion, considérez que parfois, les réunions sont le bon outil pour le travail.
POV : Vous êtes assis en réunion. Plusieurs personnes se sont rassemblées autour d’une table, une ou deux autres au téléphone. Il n’y a pas d’ordre du jour. Le groupe tourne en rond. On ne sait pas exactement comment ni quand cette réunion se terminera réellement, car la raison pour laquelle vous vous êtes rencontrés n’était pas claire en premier lieu. Après une perte de temps exorbitante, le groupe parvient à un accord sur une question absurdement bénigne et sans conséquence.
Cette réunion aurait dû être un e-mail
Nous avons presque tous vécu ce mème. Nous rions tristement lorsque nous voyons les tasses ou les tapis de souris arborant ces mots.
Après plusieurs années d’internalisation du fait que non seulement nous pouvions mener une bonne partie de nos activités à distance, nous avons également compris que de nombreux problèmes ne pouvaient pas être résolus dans un e-mail ou un fil de discussion Teams.
Une victoire pour Darwin. Preuve d’adaptation.
POV 2 : Vous êtes assis devant votre ordinateur portable. Vous parcourez une conversation par courrier électronique impliquant plusieurs personnes, d’autres étant relayées au fur et à mesure que les messages progressent. Il y a 9, 10, 11 messages sur le sujet. Les messages deviennent longs. Les lignes d’objet commencent à ressembler à :
Objet : Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Problème client
Nous avons si profondément intériorisé l’efficacité de la communication numérique et l’horreur des réunions qui nécessitent une synchronisation du temps et de l’espace que nous avons Fonzi juste au-dessus du requin.
Cet e-mail aurait probablement dû être une réunion
Je ne dis pas cela à la légère. J’ai travaillé dans un barreau. J’ai assisté à des réunions plus sinueuses et sans ordre du jour que ce que la Convention de Genève devrait probablement permettre.
Mais… parfois, vous vous retrouvez avec 11 messages au fond d’un fil de discussion et vous le savez. La cicatrice en forme d’éclair sur votre front palpite, et vous savez que cet e-mail aurait probablement dû être simplement une réunion.
Comment savoir qu’il est temps de convoquer une réunion ?
En 2024, alors que nous nous sommes tournés vers le travail à distance et les communications asynchrones (et croyez-moi, personne n’aime plus ces deux tendances que moi), comment repérer quand un problème qui s’accumule pour consommer des tonnes d’encre numérique dans vos messages Outlook devrait être exclu d’une véritable réunion ?
Et quels sujets de gestion d’entreprise devraient vraisemblablement impliquer du temps, des dépenses et des tracas lors de réunions ?
Voici comment vous le savez
Quand les messages électroniques continuent de s’allonger
Le premier signe que vous êtes coincé dans un fil de discussion qui aurait dû être une réunion est la longueur du message que vous lisez. En général, si le message est plus long que ce qui peut être lu sans défilement sur un ordinateur portable moyen, considérez cela comme un avertissement. Si l’e-mail comporte des titres en italique ou en gras, considérez qu’il s’agit d’un deuxième avertissement, plus sérieux.
Si vous recevez un e-mail dans la chaîne si long que l’auteur a inséré un résumé TLDR en haut, il est temps de vous diriger vers les canots de sauvetage.
Partout, les avocats se sont déplacés inconfortablement dans leurs fauteuils Aeron. Écrire des trucs longs, denses et incompréhensibles pour de l’argent, c’est ce que nous faisons.
Je comprends. J’aime aussi écrire des choses longues, denses et incompréhensibles. Voir aussi tout ce qui se trouve sur ce site avec mon nom à côté. J’étais étudiant en anglais. J’aime lire. Je veux dire, j’ai lu Jude l’Obscur. Et la Maison sombre. Eh bien, une partie. Eh bien, je voulais le lire.
Cela n’a rien de personnel et cela ne reflète certainement pas votre écriture. C’est juste que le courrier électronique n’est pas le moyen idéal pour déballer des contenus complexes et denses.
Les emails sont lus dans des conditions différentes, parfois sur de petits écrans. (Avez-vous déjà vu quelqu’un parcourir un e-mail et le lire sur une Apple Watch ? C’est comme si vous veniez de vous retrouver dans un film de Spike Jonze.) Ou quand ils sont… indisposés. Ils ne s’installent généralement pas devant un feu avec un cognac et ne lisent pas votre courrier électronique avant de parcourir certaines décisions classiques de Brandeis ou autre.
Lorsque les chaînes d’e-mails dépassent sept e-mails
Une chaîne de messages a un cycle de vie naturel. Il doit y avoir un début dans lequel le problème est posé et les personnes concernées sont impliquées. Il a besoin d’un milieu, où les problèmes et les points de vue concurrents sont exposés. Et cela ne devrait pas être plus long que la carrière, disons, de Smash Mouth.
De mon point de vue, le plus/moins est de sept messages. Alternativement, un argument peut être avancé en faveur de l’imposition d’une limite stricte à chaque fois qu’une personne de la chaîne a répondu à trois reprises. Dans tous les cas, le fait est que les fils de discussion par courrier électronique permettent de se passer de sujets relativement restreints et discrets.
Si le fil de discussion a dépassé sept messages ou plusieurs réponses, il est temps de l’amener à une réunion.
E-mails impliquant des processus à forte valeur ajoutée
La plupart de nos conversations par courrier électronique, même celles conçues pour amener un groupe à prendre une décision, portent sur des questions de relativement faible valeur. Vous pouvez définir une faible valeur par montant en dollars, par catégorie ou par toute autre méthode adaptée à la culture de votre entreprise. Fondamentalement, si un résultat erroné ne vous empêche pas de dormir la nuit, vous pouvez le gérer en toute sécurité par courrier électronique. Par exemple, de quel restaurant apporter le déjeuner pour la médiation la semaine prochaine. Cela pourrait vous ennuyer si vous finissez par manger une pomme de terre au four avec des « fixins » (je sais que cela m’ennuierait), mais cet ennui ne durera probablement pas après le dîner.
D’un autre côté, certaines décisions sont de grande valeur et arriver à un mauvais résultat serait un fiasco total. Personnellement, je place le mauvais recrutement tout en haut de cette liste. C’est quelque chose que je me suis trompé à plusieurs reprises et qui n’a jamais manqué d’être une débâcle coûteuse, durable et incroyablement frustrante.
D’autres éléments dans cette catégorie sont les décisions technologiques telles que le choix d’un logiciel de gestion de cabinet ; vous n’en choisirez probablement pas une plus d’une fois tous les plusieurs années, vous vivrez donc avec les conséquences d’une mauvaise décision pendant un certain temps. (NB : contrairement à un mauvais recrutement, au moins, on n’est pas obligé d’aller déjeuner avec le logiciel de gestion de cabinet le jour de son anniversaire.)
Vous savez identifier les décisions et les processus à forte valeur ajoutée dans votre entreprise. Lorsque vous repérez l’un d’entre eux se précipitant tête baissée vers une décision par courrier électronique, soyez suffisamment discipliné pour prendre le temps et organiser une réunion avec les principales parties prenantes. Assurez-vous de lui donner toutes les chances d’être une bonne décision à long terme.
Mentorat et coaching
L’une des choses les plus importantes que vous faites dans votre cabinet est d’encadrer et d’encadrer les avocats débutants et les autres membres du personnel afin d’améliorer leurs performances. C’est drôle parce que ces activités sont la quintessence des activités « importantes mais pas urgentes ». Alors, ils sont souvent laissés pour compte, comme disait ma mère. Mais ils comptent parmi les effets les plus importants et les plus durables que vous aurez sur la croissance et l’avenir de votre entreprise. (Bizarre à part : saviez-vous que la chose importante-urgente est attribuée à Eisenhower ? Il a fallu un général cinq étoiles pour arriver à cela ?)
La prochaine fois que vous souhaiterez fournir un peu de coaching – et j’espère que votre coaching implique d’amener vos collaborateurs à faire toutes sortes de bonnes choses en plus des domaines qui doivent être améliorés – vous pourriez être tenté de faire part de votre sagesse dans un e-mail. Mais la valeur du coaching réside dans le fait de voir comment il est reçu et de s’assurer que le destinataire retient bien le message que vous avez l’intention d’envoyer. Ne confiez pas ce processus aux caprices d’un e-mail lu à la hâte au milieu d’une course d’épicerie.
Cet e-mail doit être une réunion.
Toutes les activités professionnelles qui impliquent la persuasion
Partout où vous utilisez vos compétences de persuasion dans votre pratique – du coaching d’employés au conseil aux clients en passant par la négociation avec les avocats adverses et l’information des arbitres, etc. – ces compétences n’auront jamais plus d’impact dans le courrier électronique qu’elles ne le sont de manière synchrone et, très probablement, en personne. . S’il est un moment opportun d’arrêter de taper un e-mail et de mettre en file d’attente une réunion, c’est lorsque vous avez un point à faire valoir et que vous avez besoin de tous vos pouvoirs pour vous assurer qu’il soit entendu.
Faites-en une réunion
Les personnes qui ont travaillé avec moi seraient, je pense, un peu surprises par cet article. Au fil des années, j’ai développé une sous-spécialité (qui semble bien plus agréable qu’un syndrome) consistant à se tordre d’angoisse à propos de réunions superflues. Mais il n’y a aucun moyen de contourner ce problème ; parfois, ils constituent le bon outil pour le travail.
Alors la prochaine fois que vous parcourrez le 17e message d’un fil de discussion et que vous contemplerez les vertus de la vie monastique, reculez un peu avant de répondre et voyez si cet e-mail serait mieux adapté à une réunion.
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