Une fois que vous avez déterminé vos chiffres de production, il est plus facile de suivre les performances et d’atteindre les objectifs de votre entreprise.
Je suis une fille de chiffres. Ce n’est pas ce que mon professeur de mathématiques au secondaire vous aurait dit lorsqu’elle vous a recommandé des cours de rattrapage en mathématiques, mais j’adore les chiffres. J’aime la façon dont ils s’équilibrent, comment il y a toujours une bonne réponse et comment ils vous aident à résoudre les problèmes.
J’adore les données. Il n’est donc pas surprenant que je pense que tout le monde dans chaque cabinet d’avocats devrait avoir un numéro.
Et puis il y a tous les adorables avocats avec qui je travaille. Ceux qui sont allés à la faculté de droit parce qu’on leur avait promis de ne pas avoir de numéro. Ils ne sont pas aussi épris de données et ne voient pas l’élégance et la simplicité que les chiffres peuvent créer lorsqu’on dirige un cabinet d’avocats. Pourtant, lorsque nous commençons à mettre en œuvre des chiffres, des données, des KPI (peu importe comment vous voulez les appeler), c’est comme ouvrir une porte.
Soudain, le progrès se manifeste, ouvrant la voie à la prospérité.
Arriver aux chiffres de production de votre équipe
Ce qui est mesuré est géré. Nous l’avons tous entendu mille fois. Et ce n’est pas différent dans un cabinet d’avocats. Le plus difficile est de comprendre quel comportement vous souhaitez adopter et quel nombre ou quelle mesure va y parvenir.
Un exercice pour « obtenir ce que vous voulez »
En plus de posséder une société de CFO fractionnaire, j’aide les cabinets d’avocats à mettre en œuvre EOS. EOS signifie système d’exploitation entrepreneurial. Fondamentalement, EOS aide les propriétaires d’entreprise à se concentrer et à s’organiser afin qu’ils puissent obtenir davantage de ce qu’ils attendent de leur entreprise.
Je reviens tout juste d’un week-end de formation EOS au cours duquel nous avons parlé d’un outil simple appelé « Obtenir ce que vous voulez ». Cela implique d’écrire les étapes pour obtenir ce que vous voulez – en commençant par la fin et en remontant.
Cartographier la manière dont le travail se déroule dans votre entreprise et noter les étapes révélera le numéro de chacun. Et une fois que vous avez votre numéro, il est plus facile de suivre les performances et d’atteindre vos objectifs.
Pour un propriétaire de cabinet d’avocats PI, le parcours client pourrait ressembler à ceci :
Concentrez-vous d’abord sur les indicateurs avancés
Vous voulez chercher le plus tôt possible dans le voyage pour trouver les numéros des personnes. La plupart des entreprises choisissent par défaut la fin du voyage : l’argent collecté pour les avocats. Le problème est que vous ne savez pas si un avocat prend du retard avant coup. C’est ce qu’on appelle un « indicateur retardé ». Si vous voulez préparer les gens à réussir, vous devez commencer plus tôt pour trouver un « indicateur avancé ».
Par exemple, si vous savez que vous êtes payé environ 30 jours après votre règlement, c’est un meilleur indicateur que d’être payé. Mais encore une fois, les affaires se règlent ou ne se règlent pas, il s’agit donc toujours d’un indicateur retardé. Remontez encore plus loin. Qu’en est-il de l’envoi de lettres de mise en demeure ou de packages de règlement ? La plupart des entreprises savent combien de temps prennent les négociations et que les négociations ne commenceront qu’après cette étape critique. Ainsi, l’envoi de colis de règlement dans un délai de X jours est un excellent indicateur avancé pour les avocats et les parajuristes.
Qu’en est-il des gestionnaires de cas ? Doivent-ils avoir le même numéro ? Cela dépend de la manière dont vous créez votre entreprise, mais dans ce cas, je souhaiterais peut-être qu’ils collectent tous les dossiers dans les X jours suivant la fin du traitement ou qu’ils aient une idée mesurable de la fréquence à laquelle ils surveillent le traitement d’un client.
Plus vite vous avancez une affaire, plus vite vous êtes payé.
Si vous remontez plus loin dans le voyage, vous trouverez des numéros pour d’autres personnes de votre équipe. Par exemple, le numéro de votre équipe commerciale peut être les taux de conversion entre les appels commerciaux et les accords d’honoraires signés, ou le nombre moyen de jours nécessaires pour signer un accord d’honoraires. Votre équipe marketing est chargée de fournir le nombre requis de leads qualifiés à l’équipe commerciale.
On me demande souvent si les membres de l’équipe comme la réceptionniste ou le comptable devraient avoir un numéro de production. C’est un oui. Par exemple, le réceptionniste doit répondre à chaque appel dans un certain nombre de sonneries. Le comptable, le gardien des chiffres, peut faire rapprocher les livres et produire les rapports à une date particulière, ou simplement mettre à jour toutes les entrées à un certain jour chaque semaine.
Le nombre de membres de l’équipe est celui qui garantira que vous aurez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Connaissez vos numéros de production importants et à qui ils appartiennent
Réfléchissez à la manière dont le travail entre et circule dans votre entreprise. Cartographiez-le. Regardez qui touche quoi et quand. Cet outil simple vous montrera quels sont les chiffres importants et à qui doivent les posséder.
Une fois que tout le monde a un numéro désigné et qu’il en est tenu responsable chaque semaine, devinez quoi : votre entreprise devient prévisible. Vous savez maintenant si vous êtes sur la bonne voie ou non pour atteindre vos objectifs pour la semaine, le mois et l’année.
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