Collaboration virtuelle pour les cabinets d’avocats à distance, partie 1: processus internes

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Publié le 30 juin 2025

Entre le loyer élevé de l’office, les longs trajets et l’amélioration de la technologie, de nombreux cabinets d’avocats adoptent le modèle de cabinet virtuel. Pour certaines entreprises, cela signifie plusieurs emplacements de bureaux fixes collaborant dans une zone répandue; Pour d’autres, il peut y avoir aucun emplacement de brique et de mortier.

Quel que soit le modèle, les cabinets d’avocats à distance doivent souvent adopter de nouveaux outils de collaboration et des mentalités à mesure que les collègues se répandent.

Trouver les bons outils en dehors de l’espace juridique

Le premier changement d’esprit axé sur la collaboration pour vous attaquer est votre préférence pour les outils conçus spécifiquement pour les cabinets d’avocats.

Les services virtuels sont un concept relativement nouveau dans l’espace juridique. Plusieurs juridictions ont toujours limité la pratique virtuelle avant la pandémie Covid-19. Ils ont fait des progrès rapides dans la révision de ces règles, mais la technologie aura besoin de temps pour rattraper son retard.

Alors pourquoi ne pas commencer votre recherche d’outil de collaboration en dehors de l’espace juridique? En pensant à vos processus internes, apprenez à connaître les technologies qui ont obtenu du traction dans de nombreuses entreprises: Slack, les équipes Microsoft et les outils de gestion de projet comme Trello et Asana que vous pouvez adapter à vos fins.

Bien que certains outils de gestion de la pratique aient fait des progrès significatifs au cours de la dernière année, beaucoup sont toujours optimisés pour un cabinet d’avocats traditionnel qui opère dans un espace de bureau traditionnel. Vous devrez sortir des sentiers battus pour trouver ce qui vous convient. Des outils tels que BaseCamp, Monday.com ou un logiciel de gestion de projet comme Asana peuvent être utilisés pour suivre les progrès des cas et des projets

Pourtant, soyez attentif à ce que vous vous adaptez. Votre cabinet d’avocats pourrait avoir des besoins d’options de chiffrement et de sécurité plus avancées qu’une entreprise typique de la taille de votre entreprise. Considérez comment les systèmes protégeront les documents confidentiels dans le cadre de votre processus d’évaluation.

Les collègues d’intégration sont essentiels pour devenir virtuel

Aucun de vos nouveaux outils n’augmentera votre collaboration, sauf si vous faites participer tout le monde. Cela signifie que vous devrez concevoir pour ceux qui résistent au changement.

Commencez par la compréhension que la résistance au changement est normale, mais que «je suis trop vieux / jeune / coincé dans mes manières / productif pour apprendre cela» est tout à fait de soi. Si un membre de l’équipe peut apprendre à faire fonctionner Facebook et Netflix, elle, elle ou elle peut exploiter des outils sans code conçus pour aider à améliorer les opérations de l’entreprise.

Alors, comment pouvez-vous intégrer les membres de l’équipe à de nouveaux outils de collaboration? Commencez par notre article sur les conseils pour gérer un cabinet d’avocats hybrides. Mais créent également un plan personnalisé pour chaque membre de l’équipe. John pourrait être un apprenant différent de Sally et aura besoin d’une approche personnalisée. Comme avec le logiciel de cours en ligne, vous pouvez définir où se trouve le membre de votre équipe maintenant, où vous voulez qu’ils soient dans une période définie et une feuille de route réaliste pour y arriver. Évitez l’engouement avec une approche universelle lorsqu’il s’agit d’aider votre équipe à se mettre à l’aise avec un outil. S’assurer que tout le monde est suffisamment à l’aise pour utiliser une solution est une grande partie de la peine de l’investissement en temps et de l’argent en vaut la peine à long terme.

Si vous avez une équipe suffisamment grande, envisagez d’identifier votre professeur de technologie le plus passionné et de les former en tant que super utilisateur. Une fois que quelqu’un connaît toutes les fonctionnalités du nouvel outil et l’a utilisé à son plein potentiel, encouragez cette personne à présenter des formations par équipe. Le ninja technologique de votre entreprise peut créer un élan qui entraîne des collègues.

La culture de devenir virtuel

Aller virtuel est à la fois un processus de haut en bas et un processus ascendant. Vous ne pouvez pas simplement dicter des changements au sommet d’une montagne virtuelle. Pour obtenir suffisamment d’engagement pour une véritable collaboration, vous devrez considérer la culture de votre entreprise.

Deux nouveaux aspects importants de la culture du travail sont introduits lors de la vie virtuelle: beaucoup plus de réunions et beaucoup plus de mal à gérer le travail / la séparation de la vie. Faire un plan pour lutter contre ces réalités. C’est probablement un impact plus élevé que de nouveaux logiciels dans certains cas.

Comment, par exemple, empêchez-vous de devenir une entreprise dont les résultats principaux sont les réunions vidéo? Quelles techniques de gestion de projet pouvez-vous intégrer pour encourager les choses plutôt que de simplement parler des choses? Une suggestion consiste à établir des lignes directrices pour ce qui nécessite une réunion par rapport à un message Slack ou Teams par rapport à un e-mail. Le fait d’avoir des directives claires mettra tout le monde sur la même page sur la même page et réduira les risques de problèmes tels que des réunions vidéo sans fin pour des questions mineures et uniques qui auraient été meilleures dans le chat. Si vous utilisez un outil comme Slack, créez des espaces séparés pour différents types de sujets (y compris certains pour les sujets non-travail aléatoires). Cela peut aider à empêcher les choses importantes d’être manquées dans un flux de plaisanteries à éloignement à eau.

Quels types de collaboration devraient être éliminés complètement (souvent des e-mails) et quelles collaborations sont si essentielles qu’elles ont besoin de concentration dédiée (souvent des réunions vidéo avec une fonction de tableau blanc collaboratif)? Apprendre à votre équipe à communiquer sans réunions constantes sera la clé.

L’objectif est de développer un rythme avec votre équipe où la communication quotidienne peut être optimisée pour vos employés et vos résultats plutôt que les meilleures pratiques abstraites.

Comme pour les communications, vous devrez définir des règles pour quand les gens sont en marche et quand ils sont partis. Travailler à distance signifie trop souvent travailler 24 heures sur 24 – vous êtes toujours parti, mais vous êtes toujours allumé.

Si les employés installent chaque application de communication et de collaboration sur leur téléphone, ils seront tentés de sauter à chaque Ding et vibration provenant de leur téléphone. En tant que directeur de votre entreprise, vous devrez redéfinir activement cette culture. À moins que vous ne spécifiez des politiques qui respectent les membres de votre équipe en tant que personnes entières et complexes, ils perdront tout sens de l’équilibre. Appréciez-les suffisamment pour leur apprendre à équilibrer. Définissez les temps de cassures requises, créez des heures de non-message ou des jours sans réunion et bloquez le temps pour le travail en profondeur. Si vous ne le faites pas, vous perdrez tous le contrôle du succès de l’image plus grande.

L’opportunité d’une connexion virtuelle

La collaboration fait partie de nos vies, mais l’intégration d’outils dans votre entreprise peut être une énorme bénédiction ou votre changement le plus frustrant.

Tuer le trajet et le loyer de bureau élevé ressemble à un rêve, mais vous devrez concevoir délibérément afin d’éviter un cauchemar. Les bonnes technologies et mentalités peuvent vous aider à servir votre équipe et vos clients mieux que jamais.

Consultez la partie 2 de cette série, qui couvre la collaboration virtuelle avec les clients.