(Image via Getty)
La gestion efficace des informations sur plusieurs dossiers ou au sein d’une seule affaire complexe peut s’avérer essentielle pour fournir des résultats de haute qualité aux clients du secteur juridique.
CaseMap Cloud de LexisNexis est spécialement conçu pour rendre la gestion des informations fluide et efficace, permettant aux avocats de naviguer, d’organiser et d’utiliser au mieux les informations recueillies lors de la découverte, explique Grant Snyder, chef de produit.
« Nous aidons les utilisateurs à prendre les différents sous-ensembles de leur découverte, qu’il s’agisse de systèmes de gestion de documents, d’outils de découverte électronique, de fichiers locaux, etc., et à gérer ces informations pour créer des connexions », explique-t-il.
Obtenez une meilleure compréhension de votre cas
CaseMap Cloud est unique dans la mesure où le produit permet aux équipes juridiques d’approfondir les faits d’une affaire complexe sans sacrifier le rythme de leur flux de travail.
Ce faisant, CaseMap Cloud permet aux avocats d’établir des délais clairs pour une affaire et de naviguer facilement entre ces délais et tous les documents sources pertinents, tels qu’une transcription de déposition.
« Nous ne sommes pas un outil de gestion de documents et nous ne sommes pas nécessairement un outil de découverte électronique. Nous sommes vraiment ce qui vient après cela : comprendre le produit du travail et effectuer une analyse plus approfondie de ces documents, médias et données », explique Snyder.
Les deux fonctionnalités principales du produit, TextMap et TimeMap, aident à organiser les documents, images, vidéos et autres médias ou données pertinents pour une affaire tout en créant des liens entre les faits tirés de ces documents.
Avec TextMap, les utilisateurs peuvent examiner les dépositions avec des transcriptions et des vidéos synchronisées, ainsi que d’autres documents et médias, et extraire des faits : les utilisateurs n’ont qu’à saisir les informations chronologiques pour créer un fait. Ces faits apparaissent ensuite sur une chronologie créée avec TimeMap.
« C’est un moyen vraiment efficace et simple de préciser et d’affiner ces détails pour vous aider à comprendre les liens entre une série d’événements. Ce que nous proposons en réalité, c’est un moyen simple de gérer ce calendrier », explique Snyder.
CaseMap Cloud est capable d’importer et de gérer une grande variété de types de fichiers, et l’équipe LexisNexis a également récemment ajouté plusieurs fonctionnalités pour l’édition audio et vidéo légère.
De plus, CaseMap Cloud peut importer des données à partir de n’importe quelle application capable d’exporter des informations sous forme de fichier Excel ou CSV. Les champs de destination de CaseMap sont hautement personnalisables, ce qui permet une flexibilité dans la manière dont les utilisateurs organisent les données pour des cas uniques.
Gardez vos faits clairs sur plusieurs sujets
Alors que CaseMap a été initialement conçu pour être utilisé dans des litiges particulièrement complexes, Snyder et son équipe ont passé les premiers mois de 2024 à élargir les applications que CaseMap peut offrir aux avocats travaillant sur un plus large éventail de cas quotidiens.
« Pensez, à titre d’exemple, au procureur de Dayton, dans l’Ohio, qui examine potentiellement une centaine de dossiers par jour, s’occupant à la fois de niveaux inférieurs et de délits qui comblent complètement son arriéré. Nous voulons savoir comment nous pouvons aider un avocat comme celui-là à gérer et à clarifier sa charge de travail », explique Snyder.
L’ajout récent de numéros de suivi des clients et d’un répertoire complet de clients constituent deux étapes vers cet objectif, et Snyder suggère que les deux fonctionnalités seront particulièrement utiles pour les avocats qui séparent les détails impliqués dans un grand nombre de cas individuels ou, dans un contexte d’entreprise, plusieurs cas dans plus d’un État impliquant la même organisation.
La fonctionnalité de balisage des métadonnées de CaseMap Cloud est particulièrement utile pour comparer les produits concurrents.
« Disons que j’ai la version de la vérité de l’accusé et celle des forces de l’ordre. Je peux lancer une recherche en utilisant la balise pour la version de l’accusé – disons, 10 des 105 faits associés à cette affaire particulière », explique Snyder.
“Je peux également le faire avec la balise pour les forces de l’ordre, puis établir une comparaison de ces deux ensembles de faits dans TimeMap et voir où ils se chevauchent.”
Cependant, CaseMap Cloud ne vous aide pas seulement à conserver vos informations claires. La fonction Fact Evaluation & Status Heatmap du produit permet également d’analyser la qualité de différents faits et de mettre en évidence la meilleure orientation des efforts des avocats.
«Cela est très utile pour identifier les faits qui pourraient nécessiter une enquête plus approfondie ou qui pourraient constituer des points clés de l’affaire qui sont contestés par l’avocat adverse», explique Snyder.
Collaborez en toute sécurité, où que vous soyez et avec qui que ce soit
À la base, CaseMap Cloud est un outil destiné à aider les avocats à travailler ensemble efficacement de la manière la plus adaptée à leur situation. En tant qu’application basée sur le cloud, CaseMap Cloud est accessible en toute sécurité aux travailleurs à distance travaillant sur plusieurs plates-formes différentes.
Les utilisateurs peuvent ajouter et supprimer des membres de leur propre équipe selon leurs besoins, ainsi qu’importer et étiqueter les désignations des avocats adverses ou co-avocats.
« Je peux ajouter n’importe qui au sein de mon entreprise à un dossier et le supprimer à tout moment. Cela signifie qu’en tant qu’utilisateur normal, je ne verrai que les cas auxquels j’ai été ajouté », explique Snyder.
Plus important encore, l’outil d’annotation de CaseMap Cloud permet une discussion asynchrone des faits, des problèmes et d’autres aspects d’un cas. Les utilisateurs peuvent mettre en évidence des sections, par exemple, d’une lettre envoyée à leur client et demander à leurs collègues de donner leur avis sur l’importance ou l’utilité de cette section.
« Je peux enregistrer ce surlignage sous forme d’annotation et mes collègues peuvent ensuite répondre avec leurs propres commentaires, comme nous pouvons le faire dans d’autres ressources en ligne partagées comme SharePoint ou PowerPoint », explique Snyder.
Les modèles hautement personnalisables de CaseMap Cloud pour la gestion des faits sont également partageables, permettant aux équipes juridiques ou à des cabinets entiers d’utiliser leurs propres meilleures pratiques pour le balisage des métadonnées, les champs d’informations personnalisés, etc.
De nouvelles mises à jour des fonctionnalités de génération de rapports tout aussi personnalisables de CaseMap Cloud renforcent également la capacité des avocats à créer des rapports qui ont fière allure, qu’ils soient sur un écran de bureau ou imprimés pour être utilisés dans la préparation du procès.
Visitez LexisNexis.com pour en savoir plus sur CaseMap Cloud et planifier une démonstration.
