La plupart des avocats s’inquiètent de la gestion appropriée de l’argent de leurs clients. La mauvaise gestion des fonds des comptes en fiducie est non seulement l’une des principales sources de mesures disciplinaires du barreau, mais cette préoccupation est particulièrement aiguë chez les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets. Souvent, les petits cabinets ne disposent pas du personnel comptable, de la structure et des logiciels de leurs concurrents plus importants et sont souvent moins à même de résister à un accident financier.
La meilleure façon pour une petite entreprise de surmonter ces obstacles est d’adopter une solution conviviale et intégrée où les informations comptables et les données comptables coexistent dans un seul produit logiciel.
CosmoLex vous aide à suivre les règles
Les avocats plaisantent souvent en disant qu’ils ont suivi des études de droit plutôt que des études de commerce parce qu’ils détestent les mathématiques. Malheureusement, toutes les entreprises font appel aux mathématiques et la blague peut avoir le dernier mot. Les cabinets d’avocats sont confrontés à deux types de comptabilité : la comptabilité générale des entreprises et la comptabilité fiduciaire des clients (également appelée IOLTA). Et les règles et réglementations pour les deux sont complètement différentes. De nombreux comptables et teneurs de livres eux-mêmes ne connaissent pas les concepts et les exigences de conformité spécifiques à l’IOLTA.
Un bon logiciel de comptabilité fiduciaire vous évite de commettre des erreurs. De la même manière que les logiciels de gestion de cabinet d’avocats (LPMS) comprennent le concept de « dossier » (c’est-à-dire les contacts, les rendez-vous, les documents, les entrées de temps, les dépenses, les notes, etc.) d’une manière que Outlook et Gmail ne le font pas, les outils de comptabilité spécifiques au domaine juridique comprennent les exigences de l’IOLTA d’une manière que les logiciels de comptabilité d’entreprise généraux ne le font pas.
Ces compréhensions respectives se renforcent mutuellement dans CosmoLex, qui combine la gestion des dossiers et la comptabilité dans un seul produit. Une source unique de vérité permet d’éviter plus facilement les pièges de la comptabilité fiduciaire tels que les fonds mélangés, les découverts IOLTA, les numéros de chèque en double et d’autres erreurs courantes.
CosmoLex aide à rendre la comptabilité fiduciaire sans papier
La comptabilité manuelle est à la fois chronophage et sujette aux erreurs. Que vous utilisiez un logiciel cloisonné, une série de feuilles de calcul Excel ou même des livres comptables papier, CosmoLex représente un formidable progrès en matière de précision, d’efficacité et de sécurité.
Une affaire peut comporter de nombreux éléments mobiles impliquant un compte en fiducie. Une seule activité peut avoir une incidence sur la facturation du client, la fiducie et les comptes d’exploitation. Par exemple, le cabinet facture le client (facturation du client), puis débourse les fonds en fiducie pour payer la facture (compte en fiducie) et transfère ces fonds gagnés pour son utilisation (compte d’exploitation). Enregistrer correctement cette série d’événements dans plusieurs systèmes papier ou électroniques déconnectés non seulement consomme du temps qui serait mieux employé ailleurs, mais cela risque également de provoquer des inexactitudes comptables qui deviennent plus difficiles à trouver et à corriger à mesure qu’elles perdurent.
Avec CosmoLex, vous pouvez :
Gérez sans effort les grands livres d’un seul client ou plusieurs comptes en fiducie avec des grands livres distincts pour les comptes en fiducie et les comptes d’exploitation ; appliquez facilement les fonds en fiducie aux factures individuelles ou groupées, y compris les transferts automatiques des comptes en fiducie vers les comptes généraux, et générez des chèques de décaissement directement à partir du système ; et gérez et décaissez efficacement les réclamations de privilège de tiers, importez les relevés bancaires électroniques et rapprochez automatiquement vos livres pour gagner du temps et réduire les erreurs.
La solution intégrée de CosmoLex associe le suivi des activités et du temps de travail, la facturation et les comptes clients. Toutes les données pertinentes sont toujours à portée de main. Ce lien réduit le risque d’erreurs et d’omissions. Il permet également de gagner du temps qui pourrait autrement être consacré à la recherche et à la correction des écarts entre un LPMS et un programme de comptabilité synchronisé, sans parler des fichiers de feuilles de calcul ou des livres comptables.
CosmoLex vous aide à vous réconcilier avec une bonne comptabilité fiduciaire
L’organisme de réglementation de votre juridiction dispose probablement de règles concernant les exigences de déclaration des comptes en fiducie. Plus la comptabilité et la surveillance de votre compte en fiducie sont manuelles, décousues et peu fréquentes, plus les déclarations requises seront longues et pénibles.
Dans de nombreuses juridictions, vos livres comptables et vos relevés bancaires doivent correspondre au centime près au quotidien. En tant qu’avocats, nous avons la responsabilité fiduciaire de gérer les fonds des clients de manière responsable, ce qui inclut la capacité de se conformer en temps opportun aux réglementations de suivi et de reporting de l’IOLTA.
CosmoLex effectue des rapports de rapprochement à trois voies en un seul clic et fournit un ensemble complet de rapports financiers et de tenue de registres de fiducie pour garantir la conformité et la transparence.
En utilisant CosmoLex, une solution intégrée spécialement conçue, vous restez continuellement informé de l’état de votre compte IOLTA, éliminant ainsi l’incertitude, le stress et la perte de temps qui pourraient autrement résulter de semaines ou de mois de rapprochements de comptes en fiducie laxistes.
Commencez avec CosmoLex et simplifiez votre comptabilité
La solution LPMS de CosmoLex avec comptabilité intégrée offre trois fonctionnalités principales et interconnectées pour vous permettre de rester en conformité :
Des mesures de protection intégrées pour éviter les erreurs et les faux pas au sein de l’entreprise ; un rapprochement automatisé des comptes bancaires pour garantir la correspondance entre l’entreprise et la banque ; et des rapports complets pour connaître la santé de l’entreprise et répondre aux besoins de conformité.
La comptabilité fiduciaire avec CosmoLex est parfaitement intégrée au logiciel juridique, fonctionnant parallèlement aux fonctions de gestion du cabinet d’avocats, de facturation et de comptabilité générale.
CosmoLex veille à ce que la comptabilité fiduciaire de votre cabinet d’avocats soit gérée automatiquement, en temps réel et en arrière-plan. Avec CosmoLex, la comptabilité fiduciaire devient un processus simplifié et fiable, permettant à votre cabinet de se concentrer davantage sur la pratique juridique et moins sur l’administration financière. Découvrez les outils de comptabilité fiduciaire de CosmoLex et ses autres puissantes fonctionnalités LPMS en visitant leur site Web.
Dernière mise à jour le 23 août 2024
