La mauvaise gestion de l’argent des clients fait partie des principales plaintes des clients concernant les avocats. Lorsque nous pensons à une mauvaise gestion, nous pensons souvent d’abord au détournement : prendre les fonds des clients pour les dépenser pour soi-même. Mais de telles actions, aussi sensationnelles soient-elles, représentent une minorité distincte des problèmes liés aux comptes en fiducie. Le plus souvent, les problèmes liés aux comptes en fiducie des cabinets d’avocats, également connus sous le nom d’IOLTA (« intérêts sur les comptes en fiducie des avocats »), découlent d’erreurs d’opportunité et de négligence plutôt que d’intentions néfastes. Néanmoins, de telles erreurs peuvent constituer une menace sérieuse pour votre entreprise, votre réputation et même votre licence d’avocat.
Heureusement, la technologie juridique a progressé bien au-delà des livres de grand livre. Aujourd’hui, des programmes accessibles, riches en fonctionnalités et centrés sur le Web simplifient la gestion de la comptabilité fiduciaire des cabinets d’avocats. CosmoLex, leader des logiciels de gestion de cabinets d’avocats en ligne, comprend des outils robustes qui aident les avocats à surmonter les pièges potentiels de la comptabilité fiduciaire. De plus, étant donné que ces fonctionnalités sont intégrées à CosmoLex, vous avez accès à tous les faits et finances importants dans une expérience unique et intégrée.
Se prémunir contre les incidents liés aux comptes en fiducie
Empêcher les fonds mélangés
Les règles éthiques exigent que les cabinets d’avocats séparent l’argent des comptes en fiducie de l’argent des comptes d’exploitation. L’argent que vous recevez mais que vous n’avez pas gagné, par exemple une provision du client 1 ou un chèque de règlement pour le client 2, doit être versé dans le compte en fiducie. Vous pouvez transférer cet argent du compte en fiducie vers votre compte d’exploitation au fur et à mesure que vous le gagnez, par exemple pendant les heures de travail sur le sujet (Client 1) ou en vous payant les honoraires conditionnels de 30 % (Client 2). Vous devez également documenter ce mouvement de manière appropriée.
L’argent en fiducie de chaque client doit être comptabilisé séparément. En utilisant l’exemple ci-dessus, l’acompte du client 1 et le montant du règlement du client 2 ne constituent pas une seule masse d’argent, bien qu’ils puissent résider sur le même compte bancaire. Si votre travail pour le client 1 épuise le mandat, vous ne pouvez pas continuer à retirer de l’argent du compte en fiducie même s’il y a de l’argent dans le compte provenant du chèque de règlement. L’argent du chèque de règlement appartient au client 2. Si vous continuez à payer vous-même, vous découvrirez le client 1 et détournerez l’argent appartenant au client 2.
Une comptabilité fiduciaire appropriée nécessite la coordination des données sur les clients, les affaires et l’argent. CosmoLex détient les trois et automatise la gestion du grand livre de chaque client pour éviter tout mélange et découvert.
Garantir des paiements appropriés et des décaissements en temps opportun
En nous basant sur notre exemple ci-dessus, lorsque le client 1 signe un contrat de mission et verse votre provision, ce paiement doit être versé et résider dans votre compte en fiducie jusqu’à ce que vous l’obteniez. En supposant qu’il soit comme la plupart des Américains, le client 1 voudra peut-être payer avec du plastique.
Votre infrastructure de carte de crédit doit comprendre les complications uniques des comptes en fiducie. Le traitement des cartes de crédit de CosmoLex gère les situations délicates telles que les rétrofacturations et les litiges, et alloue l’argent, les frais et les frais de service de manière appropriée pour un paramètre IOLTA.
De même, vous devez décaisser les fonds en temps opportun. Dans certaines situations, le désir de rapidité est évident : le client 2 aimerait recevoir l’argent du règlement. Dans d’autres cas, le besoin de rapidité est moins criant, mais non moins vrai. Avec le client 1, vous devez transférer l’argent du compte en fiducie vers le compte d’exploitation au fur et à mesure que vous le gagnez.
Dans les deux cas, vous devez documenter les transactions. CosmoLex facilite l’enregistrement des décaissements au fur et à mesure qu’ils sont effectués. La valeur de la documentation pour le client 2 est évidente. Mais c’est également important pour le client 1 car :
vous avez l’obligation de séparer l’argent de l’entreprise de celui des clients ; le transfert régulier et opportun de l’argent gagné vers le compte d’exploitation lisse les flux de trésorerie de l’entreprise ; et le transfert de l’argent gagné de la fiducie du client 1 vers le compte d’exploitation vous informe rapidement lorsque vous avez épuisé le mandat. Il est alors temps d’envoyer une demande de réapprovisionnement ou de commencer à facturer le Client 1.
Voici des exemples d’autres fonctionnalités de CosmoLex qui rationalisent la gestion des comptes en fiducie :
Transferts automatiques de compte de confiance vers un compte d’exploitation ; Suivi et décaissement des réclamations de privilèges de tiers ; et Importation de relevés bancaires électroniques.
Bon nombre des activités décrites ci-dessus affectent à la fois le compte en fiducie et le compte d’exploitation ou d’entreprise général. L’un des grands avantages de CosmoLex est la possibilité de présenter une image globale de votre système de facturation (par exemple, les factures envoyées aux clients), de votre compte en fiducie (par exemple, l’argent que vous détenez au nom d’un client) et de votre compte d’exploitation (par exemple, votre grand livre général des affaires). Votre vision de l’entreprise bénéficie d’un portrait compressif possible uniquement avec une solution intégrée.
Les données intégrées produisent des rapports puissants
Les outils de reporting de CosmoLex rendent le suivi et le reporting de l’activité des comptes en fiducie faciles et intuitifs. De plus, CosmoLex fournit des rapports simplifiés pour la tenue des dossiers et l’audit. Avec CosmoLex, vous pouvez effectuer des rapprochements bancaires, y compris le rapprochement à trois volets d’une importance cruciale, en quelques clics seulement, et archiver les rapports de données financières pour les conserver en toute sécurité et les examiner ultérieurement.
Les rapports financiers complets de la fiducie comprennent :
Rapports sur le solde du compte Rapports récapitulatifs de l’activité du grand livre ; et les rapports de transactions du grand livre.
Les rapprochements de fiducie sans effort et les outils prêts à l’audit de CosmoLex facilitent les obligations comptables obligatoires en fiducie. Avoir ces rapports de confiance à portée de main garantit que les avocats sont préparés en cas d’audit.
Évitez les erreurs et allégez le fardeau des comptes de confiance avec CosmoLex
Grâce à une comptabilité fiduciaire complète intégrée à son logiciel de gestion de cabinet d’avocats, CosmoLex fournit une image complète des affaires et des activités de votre cabinet, aidant à :
Prévenir les erreurs courantes liées aux comptes en fiducie ; Simplifiez les paiements en ligne précis ; Faciliter les distributions rapides ; Enregistrer correctement les transactions ; et produisez sans effort les rapports dont vous et votre comptable avez besoin.
Pour en savoir plus sur l’utilisation des outils comptables juridiques spécifiques de CosmoLex pour rester conforme à l’éthique avec l’argent des clients, visitez leur site Web.
Dernière mise à jour le 30 avril 2024
