Essayez ces conseils de gestion du temps Outlook pour gérer la surcharge de courrier électronique et les tâches interminables.
Le téléphone sonne sans arrêt, de nouveaux e-mails clignotent sur votre écran toutes les deux secondes et votre nouveau parajuriste n’a qu’une dernière question à vous poser. La date limite pour le mémoire d’appel est aujourd’hui, et elle n’est qu’à moitié rédigée. C’est juste une autre journée qui se termine par « y » dans l’entreprise.
Conseils de gestion du temps Microsoft Outlook
Si cela vous semble trop familier, il est temps de maîtriser les distractions et de maîtriser quelques techniques simples de gestion du temps à l’aide des outils que vous possédez déjà.
Astuce 1 : Gérer la surcharge de courrier électronique
Avec de nouveaux e-mails arrivant constamment dans votre boîte de réception et Outlook affichant une alerte à chaque fois qu’un nouveau message arrive, il est presque impossible de ne pas passer toute votre journée à gérer vos e-mails.
Suivez ces étapes pour empêcher le courrier électronique de prendre le dessus sur votre journée.
Désactiver les notifications par e-mail
Je vous garantis que vous avez au moins un nouvel e-mail dans votre boîte de réception ; vous n’avez pas besoin d’Outlook pour vous le dire. Si vous utilisez l’interface de bureau Outlook classique, ouvrez vos options dans le menu Fichier. Accédez à Mail sur le côté gauche. Sous Arrivée du message, décochez tout pour désactiver toutes les nouvelles notifications par e-mail. Si vous utilisez la nouvelle interface Outlook, découvrez comment désactiver vos notifications ici.
Vérifier intentionnellement vos e-mails
Maintenant qu’Outlook ne vous demandera plus constamment de vérifier votre courrier électronique, vous avez besoin d’un plan d’attaque. Réservez quelques moments dans la journée pour gérer vos e-mails. Décidez combien de temps vous consacrerez au traitement des e-mails et à quel moment, et respectez le calendrier. Les gens réussissent souvent à réserver de petits blocs pendant la journée et un bloc plus long à la fin de la journée.
Appliquer les quatre D du traitement des e-mails
Essayez de respecter les quatre D lors du traitement des e-mails. L’objectif est de traiter rapidement autant d’e-mails que possible. Les laisser dans votre boîte de réception pour les traiter plus tard signifie que vous devrez relire l’e-mail, ce qui vous fera perdre un temps précieux.
Supprimer : supprimez tout e-mail dont vous n’avez pas besoin. Si vous souhaitez le sauvegarder pour plus tard au cas où vous en auriez besoin, déplacez-le maintenant dans un dossier. Délégué : Est-ce un e-mail qui doit vraiment être traité par vous ? Sinon, déléguez-le à quelqu’un d’autre. Les étapes rapides peuvent accélérer le processus de délégation. À faire : si vous pouvez traiter l’e-mail en cinq minutes ou moins, faites-le maintenant et retirez l’e-mail de votre boîte de réception. Retard : si vous ne pouvez pas le supprimer, le déléguer ou le gérer en cinq minutes ou moins, ajoutez l’e-mail à votre liste de tâches et retirez-le de votre boîte de réception.
Astuce 2 : travaillez à partir d’une liste de tâches, pas de votre boîte de réception
Arrêtez d’utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches. Vous ne recevez pas d’e-mail pour tout ce que vous devez faire ; il est facile de se laisser distraire par les e-mails lorsque vous cherchez sur quoi travailler ensuite ; et il existe de meilleurs outils pour la gestion des tâches.
Essayez d’utiliser Microsoft To Do : il est désormais accessible directement depuis Outlook et vous pouvez faire glisser et déposer des e-mails pour créer automatiquement des tâches basées sur eux. Dans l’interface de bureau classique, faites glisser et déposez les e-mails vers la coche bleue dans le coin supérieur gauche. Dans la nouvelle interface, faites-les glisser et déposez-les dans le panneau Ma journée.
Astuce 3 : Bloquer du temps pour effectuer le travail
Anticipez vos délais en réservant du temps pour accomplir votre travail. Créez un rendez-vous dans votre calendrier, puis traitez ce moment comme un rendez-vous avec votre client. Mettez votre téléphone sous silence, ignorez votre courrier électronique et fermez la porte. Vous serez surpris de voir à quel point vous pouvez travailler plus efficacement lorsque vous pouvez rester concentré sur la tâche à accomplir.
Pour faciliter la distinction des blocs de discussion des réunions réelles sur votre calendrier, utilisez des catégories pour tout coder par couleur.
En savoir plus sur les conseils Outlook
Apprenez-en davantage sur les trucs et astuces de gestion du temps Outlook comme celui-ci dans « Microsoft Outlook pour les professionnels du droit » d’Affinity Consulting Group.
Comment faciliter la gestion des e-mails, des calendriers et des contactsPour obtenir des informations détaillées et des instructions sur la façon de tirer le meilleur parti d’Outlook (y compris toutes les choses peu connues qui facilitent la messagerie électronique), commandez le manuel numérique « Microsoft Outlook pour les professionnels du droit ». Disponible dès maintenant en téléchargement dans la librairie Attorney at Work.
Plus de manuels de formation Office 365 pour les avocats
Consultez « Microsoft Word pour les professionnels du droit », « Excel pour les professionnels du droit », « Outlook pour les professionnels du droit » et « PowerPoint pour les professionnels du droit » d’Affinity Consulting Group. Chaque manuel se concentre sur les besoins de votre cabinet avec des instructions détaillées fournies par des experts Affinity pour tirer le meilleur parti de votre technologie.
À propos du Groupe Conseil Affinity
Affinity Consulting Group inspire, permet et permet aux équipes juridiques de toutes tailles de travailler plus intelligemment, où qu’elles soient. L’approche holistique de l’entreprise intègre les personnes, les processus et la technologie. Les experts du secteur passionnés et bien connectés d’Affinity travaillent main dans la main avec vous pour vous aider à mieux comprendre et optimiser votre entreprise, du logiciel à la stratégie de croissance, et tout le reste.
Image © iStockPhoto.com
Ne manquez pas nos conseils de gestion de cabinet au quotidien. Abonnez-vous à la newsletter gratuite de Attorney at Work ici >
