Conseils pour augmenter votre facturation dans Clio

Mes comptes clients sont les plus bas qu’ils aient jamais été au cours de mes 27 années de pratique, et je n’ai eu à intenter d’actions de recouvrement contre aucun client cette année. – Jodi Donato, Loi Donato

Dans l’environnement juridique en évolution rapide, rester au courant des meilleures pratiques de facturation n’est pas seulement bénéfique ; c’est essentiel pour établir la confiance avec vos clients, améliorer votre taux de réalisation et votre flux de trésorerie et développer votre cabinet. Nous comprenons à quel point l’étape de facturation est cruciale pour les cabinets d’avocats et avons investi dans le développement de solutions intuitives qui aident les cabinets d’avocats comme le vôtre à simplifier et à mieux gérer votre processus de facturation. En adoptant ces pratiques dans Clio, vous pouvez garantir que votre facturation est non seulement efficace mais également précise, transparente et conviviale. Voici comment tirer le meilleur parti des fonctionnalités de facturation de Clio et préparer votre cabinet au succès.

Facturez plus efficacement

Avant Clio, il nous fallait 3 heures par mois pour faire notre facturation, et c’était fastidieux et les avocats détestaient ça. Désormais, avec Clio, c’est simple, c’est efficace, cela prend 45 minutes et les gens le font dans les temps. – Angela Lennon, Koenig | Dunne

Des flux de travail de facturation inefficaces peuvent constituer un fardeau pour les cabinets d’avocats très occupés, engloutissant chaque mois des heures qui pourraient être consacrées à servir ou à acquérir davantage de clients. Ces fonctionnalités sont conçues pour améliorer l’efficacité de votre processus de facturation du début à la fin :

Tirez parti des modèles de messages de facture : créez des messages personnalisés pour le partage de factures, les rappels de factures impayées, les demandes de confiance et les soldes impayés (par défaut), et configurez jusqu’à 20 modèles supplémentaires pour d’autres situations uniques, selon vos besoins. En utilisant des modèles de messages de facturation, vous pouvez facilement personnaliser vos messages de facturation et vos lignes d’objet avec des champs tels que le nom du client, le nom du dossier et les montants impayés, garantissant ainsi aux clients de recevoir des factures qu’ils n’ignoreront pas. Vous pouvez afficher et modifier vos modèles de messagerie de facture ici.

Automatisez les rappels et les recouvrements : une fois vos factures générées et partagées avec les clients, le suivi des paiements auprès des clients peut être une tâche laborieuse et chronophage pour le personnel du cabinet d’avocats. En activant les rappels automatisés pour les factures impayées, vous pouvez garantir que les clients reçoivent un suivi de leurs soldes impayés qui restent impayés. Spécifiez le calendrier de suivi : le délai dans lequel un rappel doit être généré si une facture reste impayée. Vous pouvez également spécifier si un seul rappel doit être envoyé ou si des rappels doivent être envoyés continuellement (c’est-à-dire tous les 15 jours) jusqu’à ce qu’une facture soit payée. Si Clio Payments est activé, vous pouvez également configurer des plans de paiement pour aider les clients à rembourser progressivement les soldes impayés selon un calendrier qui convient à vous et à votre client.

Générez des factures en masse : pour les entreprises qui traitent plusieurs dossiers simultanément, la fonctionnalité de facturation groupée de Clio change la donne. Générez plusieurs factures en une fraction du temps qu’il faudrait pour les créer individuellement, accélérant ainsi considérablement votre processus de facturation. Sachant que près d’un professionnel du droit sur trois estime que son cabinet prend trop de temps pour envoyer les factures à ses clients, et que moins de la moitié diraient qu’ils facturent dans les délais, il est avantageux pour les cabinets d’avocats d’utiliser la fonctionnalité de facturation groupée pour générer rapidement et facilement des factures. factures des clients. Selon le rapport sur les tendances juridiques 2023, les cabinets d’avocats utilisant la facturation groupée ont des taux de réalisation 21 % plus élevés que les cabinets n’utilisant pas cette fonctionnalité (94 % contre 78 %).

Simplifiez votre suivi du temps et des dépenses

Les pratiques de facturation commencent par la façon dont vous suivez le temps et les dépenses. Conserver des entrées d’activité précises et descriptives peut aider vos clients à mieux comprendre ce qui leur est facturé, les rendant ainsi plus susceptibles de payer et moins susceptibles de contester ou de remettre en question les frais. Les fonctionnalités de suivi du temps de Clio sont conçues pour capturer chaque minute ou dépense facturable avec précision et simplicité. Pour démarrer votre chemin vers un suivi optimal du temps et des dépenses, essayez ces pratiques :

Utilisez le bouton Time Keeper : la fonction de minuterie de Clio facilite le suivi du temps pendant que vous travaillez sur différentes tâches et sujets. En un seul clic depuis n’importe quelle page, vous pouvez démarrer et arrêter le chronomètre pour enregistrer le temps, garantissant ainsi que votre travail est pris en compte. Retarder cette tâche ne fait qu’entraîner un risque accru d’enregistrements inexacts, moins de spécificité et finit par vous coûter plus de temps pour la saisie.

Créez des entrées de temps à partir de tâches ou d’événements de calendrier : Une autre façon de suivre le temps consiste à créer des entrées de temps directement à partir de tâches de votre liste de tâches ou d’événements de calendrier dans la vue du calendrier.

Pour générer des entrées de temps à partir de tâches

Accédez à l’onglet Tâches. Cliquez sur la flèche déroulante à côté de la tâche pour laquelle vous souhaitez ajouter du temps et cliquez sur « Ajouter du temps ». Entrez la durée et la catégorie d’activité de la tâche. Le sujet, la description et la date doivent être automatiquement renseignés à partir des détails ajoutés lors de la création de la tâche.

Pour générer des entrées de temps à partir d’événements de calendrier

Accédez à l’onglet Calendrier. Cliquez sur l’événement du calendrier et sélectionnez « Ajouter une heure ». Entrez la catégorie d’activité pour la tâche. La durée, le sujet, la description et la date doivent être automatiquement renseignés à partir des détails ajoutés lors de la création de l’événement.

Utilisez les entrées mobiles : exploitez l’application mobile de Clio pour enregistrer les entrées de temps depuis n’importe où. Que vous soyez au tribunal, lors d’une réunion avec un client ou que vous travailliez à distance, la possibilité de suivre le temps ou de saisir des dépenses depuis n’importe où garantit qu’aucune activité facturable ne passe entre les mailles du filet.

Créer des catégories d’activités : les catégories d’activités peuvent aider les cabinets d’avocats à créer des étiquettes communes pour les événements que les membres du cabinet suivent fréquemment, éliminant ainsi le besoin de les saisir manuellement à chaque fois. Des exemples de catégories de saisie de temps sont « Appel avec le client », « Comparution au tribunal », « Préparation de documents », etc. Pour une liste des catégories d’activités courantes pour les saisies de temps et de dépenses, voir ici.

Pratiquez la cohérence : prenez l’habitude de saisir quotidiennement votre temps et vos dépenses. Cette routine minimise le risque d’oubli des heures facturables et fournit un aperçu plus précis de votre charge de travail et de votre productivité.

Améliorer la communication et la transparence

Une communication claire et la transparence sont les fondements de la confiance dans toute relation avocat-client. Des factures détaillées peuvent permettre à vos clients de mieux comprendre les services que vous fournissez afin de garantir que leurs attentes sont satisfaites ou dépassées. Offrir un canal dédié pour partager vos factures avec vos clients leur permet de répondre rapidement à toutes leurs questions et peut également contribuer grandement à laisser à votre client une impression positive et durable de votre entreprise. Des impressions positives et durables peuvent également augmenter la probabilité de références ou de clients fidèles.

Fournissez des factures détaillées : créez des factures non seulement professionnelles mais également complètes. Des descriptions détaillées des services, ainsi que des dépenses détaillées, aident les clients à comprendre exactement ce qui leur est facturé, réduisant ainsi les questions et les litiges. Il est également possible de désigner les entrées de temps comme « non facturables » afin que les clients aient une visibilité complète sur le travail effectué dans leur dossier et sur toute valeur que vous avez fournie mais que vous n’avez pas facturée.

Tirer parti des extraits de texte : les extraits de texte de Clio sont des abréviations utiles pour les expressions couramment utilisées que vous pouvez utiliser dans Clio pour remplir automatiquement du texte. Clio en possède déjà une bibliothèque ou vous pouvez créer la vôtre. Les Text Snippets de Clio sont des abréviations ou des raccourcis qui peuvent remplir un champ de texte dans Clio avec un message détaillé lorsque le raccourci est saisi. Par exemple, la création d’un extrait de texte pour « cco » pourrait créer une description détaillée telle que « Consultation client – ​​30 minutes – au bureau ». Les créer à l’avance permet aux avocats pressés de fournir des détails exceptionnels sur les factures des clients, tout en gagnant du temps et en limitant les erreurs de frappe.

Utilisez Clio for Clients : Clio for Clients, notre portail sécurisé pour partager des factures, des messages et des documents avec vos clients, est une ressource pour communiquer avec les clients via une interface Web ou une application mobile. Partagez plusieurs factures à la fois avec vos clients via Clio for Clients depuis l’onglet Facturation pour envoyer toutes les factures impayées aux clients en quelques secondes.

Simplifiez les paiements clients avec Clio

De nos jours, les clients attendent des clients qu’ils offrent des options de paiement en ligne et en personne pratiques et flexibles. Clio Payments, intégré directement à votre système de facturation et de gestion de dossiers, facilite des transactions fluides et sécurisées tout en offrant une expérience client fluide. Cela facilite également les paiements rapides. En fait, les entreprises qui collectent 75 % ou plus de leurs paiements en ligne collectent la moitié de leurs factures dans les trois jours suivant leur émission, soit cinq fois plus rapidement que les entreprises qui ne collectent pas du tout de paiements électroniques.

Fournir des liens de paiement : cela permet aux clients de payer leurs factures ou leurs demandes de confiance immédiatement après avoir cliqué sur le lien de paiement sécurisé. Avoir un lien disponible pour vos clients à côté de leur facture peut considérablement améliorer les délais de paiement. Les cabinets utilisant Clio Payments peuvent également générer et télécharger des codes QR qui peuvent être ajoutés à un e-mail ou même téléchargés sur le site Web de votre cabinet d’avocats pour que les clients puissent facilement les scanner et payer.

Stocker les modes de paiement : avec Clio Payments, vous avez la possibilité de demander et de stocker les modes de paiement préférés des clients pour de futures factures ou demandes de confiance. Avec un mode de paiement enregistré, vous aurez la possibilité de débiter la carte de débit, la carte de crédit ou le chèque électronique préféré d’un client, supprimant ainsi tout retard de paiement et rendant le suivi inutile.

Votre entreprise pourrait-elle bénéficier de Clio Payments ? Réservez une consultation gratuite avec nous pour en savoir plus.

Mettre en œuvre de nouvelles pratiques

L’adoption de nouvelles pratiques nécessite une approche réfléchie. Commencez par évaluer vos processus de facturation actuels pour identifier les domaines à améliorer. Mettez en œuvre ces changements progressivement, en laissant à votre équipe le temps et l’espace nécessaires pour s’adapter afin d’assurer une facturation cohérente. La formation et l’assistance continue sont essentielles pour garantir que chacun exploite pleinement les fonctionnalités de Clio.

Amélioration continue

Le secteur juridique et la technologie sont en constante évolution, tout comme vos pratiques de facturation. Restez informé des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités de Clio. L’examen régulier de vos processus de facturation et la recherche de commentaires de vos clients et de votre équipe peuvent révéler des opportunités d’efficacité et d’améliorations supplémentaires.

Dernières pensées

Une facturation efficace, transparente et conviviale n’est pas seulement un objectif ; c’est à portée de main avec Clio. En intégrant ces meilleures pratiques dans vos routines quotidiennes, vous pouvez améliorer la santé financière de votre entreprise, accroître la satisfaction de vos clients et récupérer un temps précieux. Laissez Clio gérer les complexités de la facturation afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : pratiquer le droit. Adoptez l’innovation proposée par Clio et regardez votre cabinet prospérer en termes de productivité et de rentabilité.

Nous avons publié cet article de blog en mai 2024. Dernière mise à jour : 8 mai 2024.

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