Cela peut sembler être un domaine technique, mais le mélange de fonds constitue un péril dans la pratique juridique que les entreprises doivent apprendre à éviter.
Ci-dessous, nous explorons quelques-unes des bases du mélange de fonds—ce que les praticiens du droit doivent comprendre, les types d’activités considérées comme un mélange et leurs conséquences, et comment éviter un mélange involontaire. Enfin, nous discuterons de certains outils technologiques qui peuvent aider la pratique moderne à éviter de s’échouer sur ces dangers.
Qu’est-ce que le regroupement de fonds ?
D’une manière générale, le mélange de fonds se produit lorsqu’une partie mélange des fonds appartenant à une autre partie. Cela peut se produire lorsqu’un avocat détient ses fonds sur le même compte que celui de ses clients, par exemple.
Pour bien saisir le concept de mélange de fonds, il est préférable de comprendre les raisons de son interdiction. Ce domaine est abordé dans la règle 1.15 des règles modèles de conduite professionnelle de l’ABA, qui régit les devoirs d’un avocat en matière de garde des biens de clients ou de tiers.
Étant donné que les règles modèles constituent la base des règles éthiques applicables aux avocats dans de nombreux États, elles constituent un bon aperçu des devoirs éthiques des avocats à l’échelle nationale.
La règle 1.15 prévoit que, si un avocat a en sa possession des biens de clients ou de tiers, il doit garder ces biens séparés de ceux de l’avocat.
Selon le commentaires Selon cette règle, cela signifie que les fonds appartenant aux clients et aux tiers doivent être conservés dans des comptes en fiducie et que les cabinets d’avocats doivent tenir des livres et des registres sur ces comptes. Lorsqu’il détient des fonds pour le compte d’autrui, un avocat assume le devoir de se comporter avec le soin requis par un fiduciaire professionnel.
En général, les gens qualifient le non-respect de ces directives de mélange de fonds. Un cabinet d’avocats doit conserver les fonds séparément des fonds du compte en fiducie dans un compte d’exploitation distinct pour le cabinet.
Exemples de regroupement de fonds
Il existe plusieurs façons de mélanger des fonds dans les cabinets d’avocats, même de manière involontaire.
Certaines situations pourraient donner l’impression qu’un avocat détourne les fonds du client. Par exemple, l’avocat pourrait déposer les fonds du client sur un compte personnel ou professionnel. Alternativement, l’avocat peut utiliser les fonds du compte en fiducie pour couvrir ses dépenses personnelles ou celles de son entreprise.
Les fonds peuvent également être mélangés en déposant de manière inappropriée de l’argent sur le compte du client. Par exemple, un avocat pourrait déposer des fonds personnels ou ceux d’un cabinet d’avocats sur le compte en fiducie du client.
Comme autre exemple, si le client a payé une provision sur laquelle l’entreprise facture, les frais doivent être retirés au fur et à mesure qu’ils sont gagnés. Si une entreprise ne parvient pas à se retirerGrâce à ses honoraires gagnés en temps opportun, la société mélange à nouveau les fonds de l’entreprise avec les fonds des clients.
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Les conséquences du mélange des fonds
Que le mélange soit intentionnel ou accidentel, les avocats qui ont mélangé des fonds peuvent faire face à diverses conséquences.
Conséquences professionnelles
Un avocat qui se livre à un mélange de fonds, ce qui est interdit par les règles de conduite professionnelle de divers barreaux d’État, serait probablement confronté à des mesures disciplinaires du barreau d’État en raison de cette violation éthique. Dans les cas moins graves, l’avocat peut recevoir une réprimande publique ou privée de la part du barreau de l’État. Dans les cas les plus graves, l’avocat peut être suspendu, voire radié. De plus, des sanctions ou d’autres formes de discipline autorisées sont également des conséquences potentielles.
Prendre en compte Cas de 1996 d’un avocat de l’Iowa qui a retiré 1 000 $ du compte en fiducie d’un client pour couvrir ses dépenses de bureau, pensant qu’il pourrait le rembourser avec le produit du règlement attendu peu de temps après. Le barreau de l’État a découvert le retrait lors d’un audit sur une autre affaire et l’avocat a été suspendu. Quels que soient les montants en jeu, les avocats doivent faire preuve d’une extrême diligence dans le respect des lignes directrices éthiques en vigueur.
Si le mélange équivaut à la conversion des fonds du client en fonds personnels ou professionnels, l’avocat pourrait également engager sa responsabilité civile. La conversion elle-même peut également constituer une violation éthique, selon l’État, ce qui pourrait exposer l’avocat à des sanctions encore plus lourdes.
Conséquences sur la réputation
Une autre conséquence grave du mélange est l’érosion de la confiance des clients et l’atteinte à la réputation de votre entreprise.
Cela pourrait résulter d’une simple erreur quant à l’endroit où déposer les fonds, même lorsque l’entreprise corrige l’erreur. Si votre entreprise ne parvient pas à bien gérer les fonds de ses clients, ceux-ci perdront naturellement confiance en votre capacité à représenter adéquatement leurs intérêts.
Il va sans dire que toute conversion de fonds de clients ou de tiers pourrait nuire de façon permanente à la réputation d’une entreprise.
Malheureusement, il est possible que des erreurs comptables apparaissent comme une conversion, ou du moins donnent lieu à une réclamation pouvant donner lieu à une action. Une demande de conversion pourrait également donner lieu à une réclamation pour faute professionnelle si le client examine la question juridique de plus près. Il est donc impératif qu’une pratique juridique protège contre toute possibilité de mélange de fonds.
Bonnes pratiques pour se prémunir contre le mélange
Pour garantir que votre entreprise ne se livre pas à un mélange, vous devrez configurer correctement vos comptes bancaires. Vous aurez également besoin du meilleur comptabilité en fiducie procédures en place. Voici quelques bonnes pratiques pour se prémunir contre le mélange.
Tenir des comptes d’exploitation et des comptes en fiducie distincts
Un cabinet d’avocats aura nécessairement besoin d’un compte d’exploitation pour détenir les fonds appartenant au cabinet. L’entreprise aura également besoin d’un compte en fiducie pour les fonds des clients et des tiers.
Pour les grandes entreprises ou les questions juridiques plus complexes, des comptes en fiducie distincts peuvent être appropriés pour des clients distincts. Les comptes en fiducie doivent porter intérêt, les intérêts allant au client.
Dans certaines situations, l’entreprise peut gérer seulement une petite somme d’argent pour le client, ou les fonds sont conservés pendant une brève période. Dans de tels cas, les coûts associés à la perception des intérêts dépasseraient les intérêts gagnés, ce qui rendrait le processus standard de compte en fiducie peu pratique.
Ces fonds de clients de faible valeur ou à court terme doivent être déposés dans un Compte IOLTA. Les comptes IOLTA (Intérêts sur les comptes en fiducie des avocats) sont des comptes en fiducie regroupés qui génèrent des intérêts, et la banque transmet les intérêts au programme IOLTA de l’État.
Enregistrement rapide des transactions
Il ne fait aucun doute que le fait d’avoir des comptes d’exploitation et des comptes en fiducie distincts peut augmenter le fardeau administratif de votre entreprise. Par conséquent, il peut sembler tentant de regrouper les revenus et les dépenses sur un seul compte et de régler les détails plus tard. Résistez à cette tentation.
L’enregistrement de toutes les transactions le plus rapidement possible contribuera grandement à prévenir le mélange. Dans le cas contraire, votre entreprise risque d’oublier d’où proviennent les fonds entrants ou à quoi ils servent.
Documentation complète
Au-delà du simple enregistrement de toutes les transactions impliquant vos comptes d’exploitation et en fiducie, un cabinet juridique doit conserver une documentation complète pour tous les comptes.
Cette documentation doit inclure les grands livres des clients, les documents comptables et les relevés bancaires pour chaque compte. Si les fonds de plusieurs clients ou tiers se trouvent dans un seul compte en fiducie, vous devez suivre les fonds appartenant à chaque client ou tiers.
La bonne nouvelle est que les services bancaires en ligne vous permettent d’accéder facilement à ces documents, souvent sans avoir à recevoir de copies papier par la poste. De plus, les comptes en ligne vous permettront généralement de documenter la raison de tout transfert de fonds ou paiement au fur et à mesure que vous l’effectuez.
Parallèlement aux rapprochements réguliers, la maintenance des documents vous aidera à rester conforme à l’éthique. Apprenez-en davantage sur le rapprochement comptable ici.
Outils et systèmes pour la séparation des fonds
Votre cabinet juridique doit rechercher et mettre en œuvre les meilleurs outils et systèmes disponibles pour la séparation des comptes d’exploitation et des comptes en fiducie. Les outils technologiques numériques peuvent être très utiles aux entreprises à cet égard, notamment en ce qui concerne :
Traitement des paiements électroniques ; et
Logiciel de comptabilité fiduciaire.
Traitement des paiements électroniques
Votre cabinet juridique peut facilement suivre toutes les transactions et garantir que les bons comptes reçoivent et envoient des fonds à l’aide du traitement des paiements électroniques.
Il est encore mieux de travailler avec un processeur de paiement conçu pour le secteur juridique.
Paiements Clio est une solution de paiement en ligne qui facilite le traitement des clients juridiques payant des cabinets d’avocats.
Conformément aux règles de comptabilité fiduciaire, il est essentiel que les avocats gèrent toutes les transactions liées à la fiducie. Par exemple, vous devez protéger les fonds du compte en fiducie contre les frais de traitement, les rétrofacturations et autres procédures de débit de tiers susceptibles de perturber votre comptabilité.
Logiciel de comptabilité fiduciaire
Aujourd’hui, la plupart des entreprises modernes ont découvert que la comptabilité papier est trop inefficace et trop lourde. De nombreuses pratiques ont migré vers les feuilles de calcul Excel, mais même celles-ci ont des capacités limitées.
Le logiciel de comptabilité en fiducie est la dernière solution pour une gestion transparente des comptes en fiducie des clients.
Clio Manage propose comptabilité juridique et fiduciaire des fonctionnalités de gestion qui vous aident à séparer les fonds du compte en fiducie et du compte d’exploitation. Le logiciel génère également des rapports de grand livre client qui affichent tous les comptes et transactions associés à un client donné.
Lorsque vous facturez et collectez également dans Clio, le rapprochement des comptes devient simple car vous pouvez directement faire correspondre les transactions de fiducie au compte d’exploitation de l’entreprise.
Clio propose également un intégration avec Trustbooks, un fournisseur de logiciels de comptabilité juridique. Les entreprises peuvent suivre l’activité des transactions dans Clio, puis synchroniser les données de transaction avec les Trustbooks. Vous pouvez alors éliminer la saisie de données en double tout en maintenant le respect des règles éthiques. Clio propose également des intégrations avec des solutions comptables plus générales telles que QuickBooks en ligne.
Réflexions finales sur le regroupement des fonds
S’il est important de comprendre les dangers du mélange de fonds, il ne faut pas céder à la peur. Au lieu de cela, mettez en œuvre les meilleures pratiques pour une bonne gestion des comptes en fiducie.
De plus, déployez le meilleurs outils technologiques pour le traitement des paiements et la comptabilité en fiducie. Vous pouvez alors être assuré que les fonds de votre entreprise et de vos clients resteront séparés, laissant derrière eux les risques de mélange.
Nous avons publié cet article de blog en mai 2024. Dernière mise à jour : 8 mai 2024.
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