La meilleure technologie est celle que vous utilisez. Voici comment Ruth Carter est passée de l’utilisation d’une base de données CRM traditionnelle pour sa pratique solo à l’utilisation de Google Contacts.
Alors que je me préparais à démarrer ma pratique solo en 2011, j’ai acheté la base de données de gestion de la relation client Act!, suite à une suggestion de mon mentor en affaires. Je l’ai acheté chez Staples, et il était livré sur CD, comme le faisaient les logiciels à l’époque.
Au début de ma pratique, j’allais à des événements de réseautage chaque semaine, j’échangeais des cartes de visite avec d’autres participants et, une fois rentré chez moi, j’entrais méticuleusement toutes leurs informations dans ma base de données. Je leur ai également envoyé à chacun un e-mail de suivi leur disant que c’était un plaisir de les rencontrer et de les contacter s’ils avaient besoin d’aide en matière de droit des affaires, de propriété intellectuelle ou d’Internet.
Mon CRM est devenu un dépoussiéreur numérique à 400 $ par an
À mesure que mon entreprise se développait, j’ai assisté à de moins en moins d’événements de réseautage. Et une fois que j’ai rejoint Venjuris en tant que Of Counsel, j’ai rarement eu besoin d’utiliser mon CRM pour vérifier les conflits, car le cabinet disposait de sa propre base de données de clients actuels et précédents. De plus, je garde ma newsletter, Ruth & Consequences, complètement séparée de mon CRM. Je l’envoie via Mailchimp et tout le monde doit s’ajouter à la liste de distribution. Je n’ajoute jamais personne à cette liste de diffusion sans sa demande explicite. (Inscrire des personnes sur votre liste de diffusion sans leur consentement est irrespectueux et peut être illégal. Ne faites pas cela.)
Finalement, Act!, comme de nombreux éditeurs de logiciels, a cessé de vendre ses logiciels sur CD et a exigé que ses clients paient des frais mensuels ou annuels pour continuer à utiliser le produit. Au fil du temps, la seule fois où j’ai pensé à ma base de données, c’est lorsque j’ai reçu le rappel que ma licence de logiciel devait être renouvelée.
En 2022, je payais environ 400 $ par an pour une base de données que je n’utilisais pas. C’était un dépoussiéreur numérique. Le problème n’était pas qu’Act! n’est pas un bon produit. J’ai apprécié qu’il y ait des champs pour ajouter des notes et définir des rappels. J’ai particulièrement apprécié le fait qu’il ait la possibilité de créer des listes, ce qui me permettait de conserver facilement une liste d’autres avocats et de clients potentiels, ainsi que ma liste noire (les personnes qui ne sont pas autorisées à m’embaucher et à qui je ne ferai jamais appel). référer au travail).
Le problème était que je ne l’utilisais pas. Je me suis donc donné un délai : si je n’utilisais pas ma base de données d’ici un an, j’annulerais la licence et trouverais quelque chose que j’utiliserais.
Sélection de mon nouveau Rolodex numérique
Plus tôt cette année, j’ai demandé à mes amis, dont plusieurs sont entrepreneurs, ce qu’ils utilisaient pour leurs contacts. Je voulais quelque chose de basé sur le cloud, mais je savais que je n’avais pas besoin d’un CRM sophistiqué débordant de fonctionnalités supplémentaires.
Étonnamment, plusieurs personnes ont recommandé Google Contacts, le CRM de base qui apparaît dans votre barre latérale Gmail. (Vous pouvez également le télécharger sous forme d’application ou l’utiliser dans le cadre de Google Workspace.)
Google Contacts… quelle solution simple.
J’ai deux comptes Google – un gratuit et un presque gratuit – et j’utilise un téléphone Android. J’utilise déjà Google Contacts pour ma vie personnelle, il serait donc facile de m’appuyer sur ce qui fonctionne déjà.
Passer d’Act! à Google Contacts signifierait abandonner les quelques choses que j’aimais chez Act! — surtout les listes. Cependant, comme je n’ouvrais même pas ma base de données, ces fonctionnalités n’ajoutaient aucune valeur à ma vie.
Passer d’Act! vers Google Contacts nécessitait la tâche angoissante de parcourir systématiquement les plus de 5 000 contacts de ma base de données. Cela a pris des semaines. J’avais essentiellement une entrée pour chaque personne que je rencontrais à chaque événement de réseautage depuis des années.
Note à moi-même : trouvez un meilleur système pour déterminer qui peut faire partie de votre CRM. Une brève conversation ne suffit pas.
Après des dizaines d’heures passées à faire défiler écran après écran des contacts que je ne reconnaissais pour la plupart pas, j’ai remarqué qu’Act! dispose d’une fonctionnalité qui exportera vos contacts vers une feuille de calcul Excel. Avec un soupir de soulagement, mon travail est devenu beaucoup plus rapide, parcourant et supprimant rapidement les entrées que je ne reconnaissais pas. J’en ai probablement supprimé 80 à 90 %.
Avec les entrées restantes, j’ai créé de nouveaux contacts dans mes contacts Google. De même, si je n’étais pas déjà connecté avec eux sur LinkedIn, je les ai demandés en connexion. Ce n’est pas un système parfait, mais c’est plus que suffisant pour ce dont j’ai besoin. Google Contacts contient les informations de base dont j’ai besoin et LinkedIn fournit de nombreux détails dont j’aurais peut-être besoin à leur sujet.
Désormais, lorsque quelqu’un me demande une recommandation sur un professionnel à embaucher, je fais une recherche rapide sur LinkedIn. La plupart du temps, quelqu’un demande une recommandation pour un avocat qui exerce dans un domaine du droit que je n’exerce pas ou dans une zone géographique où je ne suis pas agréé. Généralement, on cherche [practice area] + « avocat » et filtrer les résultats pour afficher uniquement la zone géographique suffit pour donner une référence.
Qu’en est-il de ma liste de Blackball ?
J’ai toujours ma liste de blackball ; J’ai également ajouté ces personnes à mes contacts Google, mais j’ai entré leur nom de famille sous la forme “Blackball” + [Last Name]. Et je ne les ai pas demandés comme connexions sur LinkedIn.
Quel CRM utilisez-vous ?
Et toi? Comment gardez-vous une trace de vos contacts ? J’aimerais savoir ce qui fonctionne pour vous.
Connexes : « Pourquoi chaque avocat solo a besoin d’un CRM » par Andrew Lacy.
Image © iStockPhoto.com
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