Les experts en gestion de cabinet Peggy Gruenke et Alan Klevan partagent les meilleurs conseils pour créer et gérer un cabinet d’avocats prospère.
1. Rédigez un plan d’affaires simple, pour vous, pas pour la banque ou un partenaire commercial potentiel.
L’objectif est que vous, en tant que propriétaire d’entreprise, ayez une vue d’ensemble et compreniez exactement qui vous êtes, pourquoi vous êtes unique et qui vous êtes le mieux placé pour servir. La création d’un plan vous aidera à répondre à des questions telles que :
Est-ce que mon entreprise est rentable ? Est-ce que je gagne de l’argent ? Est-ce que je dépense trop ? Comment puis-je attirer plus de clients ?
2. Création d’un cabinet d’avocats : Établissez un budget.
Si vous n’avez pas de budget, vous avancez à l’aveugle. Créez des feuilles de calcul financières de base afin de pouvoir surveiller (a) où vous dépensez de l’argent et (b) combien d’argent rentre. Si les clients paient mais que votre compte bancaire reste bas, c’est le signe qu’il faut examiner de plus près vos dépenses mensuelles et votre flux de trésorerie. Ne vous perdez pas dans les détails et n’essayez pas de recréer des comptes passés – cela serait paralysant. À partir d’aujourd’hui, ajoutez une colonne pour le mois en cours et commencez à saisir l’argent que vous dépensez et l’argent que vous recevez. Vos feuilles de calcul financières évolueront au fil du temps, mais au moins vous avez maintenant un endroit pour suivre votre entreprise.
3. Sachez combien d’argent vous devez gagner chaque mois pour garder les portes ouvertes.
Vous devriez connaître ce chiffre par cœur. (Si ce n’est pas le cas, revenez à l’astuce 2.) Écrivez-le et affichez-le à un endroit où vous pourrez le voir tous les jours (par exemple, sur votre mur ou sur l’écran de votre ordinateur). Placez une photo de votre famille ou de votre prochain lieu de vacances à côté. Chaque jour, notez le montant de vos rentrées d’argent. Gardez un total courant pour savoir à quel point vous êtes proche d’atteindre votre « besoin mensuel de collecte » (ou votre montant mensuel de noix). Tout montant supérieur à ce montant est à vous.
Lisez « Comprendre les bénéfices des cabinets d’avocats et comment les gérer » de Brooke Lively
4. Sachez d’où viennent vos bons clients.
Pour créer un cabinet d’avocats efficace, cela signifie leur demander comment ils vous ont trouvé. La plupart des bons clients viendront de l’une des trois sources suivantes :
De très bons clients actuels ou passés. D’autres avocats ou sources de référence que vous connaissez et en qui vous avez confiance. Famille et amis.
Ces sources ont trois points communs importants : elles vous connaissent, vous apprécient et vous font confiance. C’est votre mine d’or : prenez-en soin et exploitez-la souvent. Vous ne pouvez pas acheter « connaître, apprécier et faire confiance ». Vous le gagnez au fil du temps.
Lisez « L’équation de confiance : la formule la plus importante pour développer de nouvelles activités » de Jay Harrington
5. Ne payez pas cher pour de mauvais clients.
Lorsque vous dépensez de l’argent en publicité et en marketing, surveillez de près le nombre de nouveaux clients qui proviennent de ces sources et s’il s’agit de bons ou de mauvais clients. Les bons clients paient à temps et disent de bonnes choses sur vous. Les mauvais clients ne paient pas à temps et vous rendent très grincheux. C’est important pour la bonne construction d’un cabinet d’avocats.
6. Prenez soin de vos sources de référence.
Lorsque vous obtenez un nouveau client grâce à ces bonnes sources de référence, que faites-vous pour les remercier ? Voici quelques idées pour créer un bon cabinet d’avocats qui a une certaine « adhésion ».
Faites un don à une œuvre caritative à laquelle ils participent et faites-leur savoir que vous l’avez fait. Utilisez LinkedIn pour obtenir ce type d’informations sur les œuvres caritatives. Prenez le téléphone et appelez – maintenant, pas la semaine prochaine. Faites-leur entendre l’enthousiasme dans votre voix pour le nouveau client que vous venez de recruter. Vous serez moins susceptible de passer l’appel quelques jours plus tard et le niveau d’enthousiasme sera moindre. Envoyez-leur une carte-cadeau pour un café local. Si quelqu’un vous envoie des recommandations, vous pouvez parier que cette personne fait du réseautage et peut utiliser la carte. Si vous avez récemment lu un bon livre qui pourrait leur plaire, envoyez-leur un exemplaire et demandez-leur de le leur transmettre lorsqu’ils auront fini.
7. Assurez-vous que votre service client est exceptionnel.
Cela semble si simple. Mais prenez du recul et examinez toutes les façons dont vos clients interagissent avec votre cabinet. Votre site Web. Le premier appel téléphonique. La première visite à votre bureau. Les conversations par e-mail. Comment ils obtiennent des documents de votre part. Interactions avec votre personnel de soutien. Rappels téléphoniques. Imaginez que vous êtes un client qui travaille avec votre cabinet d’avocats. Critiquez chaque interaction et évaluez-vous ainsi que votre personnel pour réussir à créer un cabinet d’avocats de qualité.
Les gens se souviennent d’un bon service client, mais ils parleront toujours d’un service client exceptionnel. Vous voulez que l’on parle de vous la prochaine fois que votre client sort avec des amis – et vous voulez que ce soit parce que vous avez fait quelque chose d’exceptionnel.
8. Toutes les entreprises ont besoin de systèmes : quels sont les vôtres ?
Si vous n’avez pas encore lu les livres « Checklist Manifesto » et « The E-Myth Attorney », ajoutez-les à votre liste de souhaits pour les fêtes. Une fois que vous les aurez lus, vous commencerez à comprendre le pouvoir de créer des processus pour augmenter l’efficacité et fournir un meilleur produit. Dans votre cabinet, vous avez des tâches que vous effectuez de manière répétée. Documenter ce que vous faites (les étapes à suivre pour déclarer une faillite ou gérer une expulsion, par exemple) vous ouvre une fenêtre pour vous aider à voir comment vous améliorer. Il est très utile de mettre par écrit vos processus pour rester au courant de la construction de votre cabinet d’avocats.
Lire : « À vos marques, prêts, évoluez : les processus pour développer votre cabinet d’avocats » par Karen et David Skinner
9. N’oubliez pas que vous ne trouverez jamais de nouveaux clients assis derrière votre bureau.
Apprenez à connaître différents types de sources de référence, puis sortez et tirez parti de vos activités de réseautage.
Les ressources de référence sont des personnes qui vous respectent suffisamment pour être prêtes à vous ouvrir des portes, qui connaissent les besoins des autres et ce qu’il faut faire pour y répondre. Les centres d’influence sont des leaders dans leur secteur ou au sein de votre communauté. Ils font bouger les choses. Les connecteurs sont des personnes qui se réjouissent de réunir des personnes partageant les mêmes idées. Vous pouvez les trouver et vous connecter avec eux sur LinkedIn.
Lire : « Êtes-vous un porte-parole ou un centre ? » par Sally Schmidt
10. Le suivi et la cohérence sont les pierres angulaires d’une entreprise solide.
Souvent, ce sont les petits détails de la vie qui comptent. Les clients se souviendront que vous faites un suivi, que vous posez de bonnes questions et que vous restez régulièrement en contact avec eux. Vous créez les bases d’excellentes relations avec vos clients lorsque vous vous concentrez sur ces comportements. Assurez-vous de créer un bon système pour vous aider à vous souvenir de faire un suivi.
11. Asseyez-vous à côté d’un inconnu.
L’adage dit : « Il n’existe pas d’étranger, seulement un ami que vous n’avez pas rencontré. » Il en va de même pour les avocats, les clients potentiels et les sources de référence. La prochaine fois que vous participez à un événement social, sortez de votre zone de confort. Vous avez votre « discours puissant » ; la meilleure façon de le perfectionner est de continuer à l’utiliser, et il n’y a pas de meilleure façon de le faire qu’en élargissant votre cercle de contacts.
Lire : « 4 conseils pour rencontrer deux personnes dans la même pièce » par Roy Ginsburg
12. Bénévole.
Presque tout le monde est engagé dans une activité civique, qu’elle soit éducative, religieuse ou sociale. Toutes ces organisations ont besoin de bénévoles pour faire leur travail. Pourquoi ne pas être cette personne ? Il suffit d’un peu de temps, une fois par semaine ou deux fois par mois, pour pouvoir « s’asseoir à côté d’un inconnu » et faire passer votre message.
13. Faites en sorte que tout tourne autour de votre client.
Lorsque vous rencontrez un client, qu’il soit potentiel ou existant, taisez-vous et laissez la personne parler. En tant qu’avocat, vous êtes compétent dans votre domaine, mais vos clients ne veulent pas en entendre parler. Ils veulent savoir ce que vous pouvez faire pour eux. Si vous voulez gagner leur confiance, laissez-les raconter leur histoire.
14. Apprenez à dire non.
Il y a sûrement eu un cours à la faculté de droit qui a supprimé ce mot du vocabulaire des avocats. Ce n’est pas parce qu’un client potentiel entre dans votre bureau que vous devez accepter le dossier. Gardez à l’esprit la règle des « 80/20 ». Dans ce cas, 20 % de vos clients vous causeront 80 % de vos maux de tête. Ce qui nous amène au conseil suivant.
15. Connaissez votre ABC.
Pensez à classer vos clients de « A » à « D ». Le client « A » apprécie votre travail, vous appelle uniquement lorsqu’il y a quelque chose de pertinent à discuter et constitue une bonne source de références. Les clients « D » typiques ne se soucient que du montant qu’ils vous paient, vous appellent sans cesse et ne disent pas la vérité ou ne vous donnent pas d’informations. Débarrassez-vous de vos clients « D ».
16. Établissez les règles.
Lors de votre première rencontre avec un client, indiquez-lui la marche à suivre et discutez honnêtement du résultat auquel il peut s’attendre. S’il s’agit d’un litige, décrivez les étapes de la préparation et du procès.
17. Regardez-les dans les yeux.
Lorsque vous expliquez les honoraires et les paiements aux clients, qu’il s’agisse d’honoraires conditionnels ou d’acomptes provisionnels, ayez confiance en vous. Regardez-les dans les yeux. Ce sera le premier indicateur de la régularité de votre acompte. S’ils baissent les yeux ou regardent ailleurs, méfiez-vous. S’ils hochent la tête ou sourient légèrement, l’histoire a montré que non seulement ils ont la capacité de payer, mais qu’ils comprennent vos règles de base.
18. Ne négociez pas vos honoraires.
Lorsqu’un client potentiel vous dit que l’avocat Smith est prêt à faire le même travail pour 2 000 $ de moins, dites-lui gentiment qu’il peut alors faire appel à l’avocat Smith. Lorsque vous réduirez vos honoraires, vous aurez perdu la confiance de votre client potentiel. Il y a de fortes chances qu’avec le temps, ce client quitte l’avocat Smith et vous engage pour gérer le désordre créé par l’avocat Smith.
19. Facturez tôt, souvent et de manière stratégique.
Les clients apprécient les services que vous proposez, mais c’est la valeur que vous leur offrez qui compte le plus. Pour cela, facturez lorsque la valeur perçue est la plus élevée. Chaque jour qui passe après un événement diminue la perception de votre valeur. Si vous envoyez la facture même deux semaines plus tard, le client ne percevra pas la valeur comme étant aussi élevée.
20. Dites au revoir avec affection.
La fin de l’affaire ne doit pas signifier la fin de la relation. Vos clients actuels sont vos meilleures sources de référence, surtout immédiatement après la clôture de l’affaire. Menez toujours un entretien de sortie et lorsque vous envoyez une lettre de clôture, considérez-la également comme une lettre de marketing. Demandez un avis sur l’un des sites pertinents, comme Google, Avvo, Yelp. N’oubliez pas, cependant, que l’adieu doit être entièrement consacré à eux.
Faites un suivi (voir astuce 9) pour garder la relation vivante !
Ces conseils sont tirés de la présentation de Peggy et Alan, « 60 conseils d’autonomisation de la pratique en 60 minutes », pour la réunion annuelle de l’ABA GP Solo.
Peggy Gruenke est directrice chez CPN Legal, un cabinet de conseil en gestion de cabinets d’avocats spécialisé dans les opérations commerciales, la technologie, les services de comptabilité des cabinets d’avocats, la comptabilité fiduciaire et les services de direction financière externalisés. Elle est une conférencière nationale sur la technologie juridique, les opérations des cabinets d’avocats et le marketing en ligne.
Alan J. Klevan est président de Law Practice Strategies, une société qui se consacre au conseil aux petits cabinets d’avocats et aux praticiens individuels sur la façon d’utiliser la technologie pour créer des cabinets plus efficaces et plus rentables. Il pratique également le droit des dommages corporels.
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