Auteur : Dogan Alper (Gevaco Advocaten)
En moyenne, 4 000 organisations à but non lucratif et 8 000 entreprises sont créées chaque année.
Jusqu’à récemment, les entrepreneurs devaient s’adresser au tribunal des sociétés pour compléter un dossier de constitution et déposer les statuts.
Pour certains types d’entreprises et d’organisations à but non lucratif, le dépôt des statuts peut désormais se faire via le portail en ligne Just-on-Web plutôt que sur papier.
Sur la plateforme https://justonweb.be/entreprises vous pouvez vous connecter avec eID, Itsme ou eIDAS.
La nouvelle application JustAct remplace le système obsolète « eGriffie » et réduit la pile de dossiers papier auprès des tribunaux d’entreprise.
L’objectif ultime est de rendre entièrement électronique l’ensemble du processus depuis la création de l’organisation à but non lucratif ou de (certaines) entreprises. L’entrepreneur doit être capable de gérer tous les documents juridiques sur une seule plateforme.
Un autre objectif (du gouvernement) est de réduire les charges administratives de 30 % ; et prévenir le vol d’identité grâce à la numérisation des dossiers.
Quels types d’entreprises sont éligibles ?
Certaines formes de sociétés sont exclues de cette candidature en ligne, comme la société privée (BV) ou la société anonyme (NV), car elles nécessitent une intervention notariée.
Sont éligibles à la constitution numérique : une société en nom collectif (VOF), une société en commandite (CommV), une succursale ou une association sans but lucratif (vzw) et certaines autres formes juridiques européennes.
Désormais, les paiements anticipés requis – du prix de revient pour la publication au Moniteur belge – peuvent également être effectués par voie informatique.
Est-ce vraiment aussi simple ?
Il y aura – ils ne sont donc pas encore disponibles – des modèles de statuts et d’actes constitutifs, particulièrement importants pour les petites organisations à but non lucratif.
Il existe désormais un modèle ou plutôt un certain nombre d’onglets (candidature, association/entreprise, fonctions, publication, documents, révision, signature) avec une série de champs de saisie.
Une icône d’information apparaît pour chaque champ de saisie, mais en réalité seules des informations limitées sont affichées.
Dans la section où doit apparaître le texte de vos statuts, il vous sera demandé de copier le texte de vos statuts dans ce champ de saisie, sans qu’un exemple de texte ne soit disponible.
À partir de l’année prochaine, les possibilités numériques seront élargies, comme la modification numérique des statuts, le déplacement du siège social et le traitement des nominations et des révocations des représentants.
Contrôle contre les entrepreneurs voyous
La nouvelle application devrait également conduire à de meilleurs contrôles d’identité pour filtrer les entrepreneurs malhonnêtes.
Il arrive souvent que des entreprises soient établies au domicile de citoyens sans méfiance. Grâce à cette nouvelle application, un contrôle immédiat est effectué lors du choix du siège social.
À l’avenir, l’application devra également effectuer des contrôles automatiques pour détecter les entrepreneurs malhonnêtes. Il devrait également être possible de vérifier s’il est interdit à quelqu’un de diriger une entreprise (« Registre central des interdictions de gestion »).
Conclusion
Pour le moment, cette innovation – l’incorporation numérique – n’est utile que dans la mesure où elle est pertinente sur le plan professionnel ; et si vous avez l’intention de démarrer une entreprise avec des « accords standards ».
Les fondateurs d’entreprises ou d’organisations à but non lucratif ne disposent souvent pas des connaissances juridiques requises pour rédiger ou compléter (numériquement) correctement de tels documents. Par exemple, pour vérifier si des accords spécifiques sont légalement possibles.
De même, il est préférable de garder certains accords secrets dans un document distinct qui n’est pas visible au public, comme un pacte d’actionnaires, qui nécessite également une certaine forme de connaissances et d’expertise juridiques.
Ainsi, dès que l’on souhaite s’écarter de normes prédéterminées ou que l’on souhaite en savoir plus sur la portée des accords souhaités – même s’ils étaient standards – il convient de se laisser guider par des professionnels.
Source : Gevaco Avocats
