Les opérations juridiques ont toujours été l’épine dorsale de la résilience des entreprises, établissant les structures de gouvernance et les flux de travail qui assurent le bon fonctionnement des organisations, quels que soient les défis.
Alors que les perturbations – des risques de cybersécurité à l’incertitude économique – deviennent plus fréquentes et complexes, les équipes Legal Ops sont bien placées pour diriger le développement de cadres durables et résilients qui soutiennent la continuité et la croissance à long terme.
Du centre de coûts au partenaire stratégique grâce à la collaboration
Les services juridiques ont profondément évolué, passant du statut de centre de coûts à celui de partenaires commerciaux stratégiques qui stimulent l’efficacité opérationnelle.
Selon Thomson Reuters’ Etat 2024 du Département Droit des Sociétés rapportcette transition nécessite de se concentrer sur l’adoption de technologies, la gestion des risques et l’efficacité interne qui alignent les efforts juridiques sur les priorités commerciales plus larges.. Les professionnels des opérations juridiques dirigent cette transformation, garantissant que la résilience n’est pas une réponse réactive aux crises mais une partie intégrante des opérations quotidiennes.
Un élément clé de cette évolution est la suppression des cloisonnements, tant au sein des départements qu’entre eux. Dans de nombreuses organisations, une planification fragmentée conduit à des stratégies de résilience déconnectées, limitant la capacité à réagir efficacement aux perturbations. Cependant, Legal Ops opère à l’intersection des personnes, des processus et de la technologie, ce qui le rend particulièrement adapté à l’alignement des unités commerciales. En se coordonnant avec les partenaires informatiques, financiers, achats et externes, Legal Ops crée une approche unifiée de la résilience.
Chez UpLevel Ops, nous avons constaté l’intérêt des comités directeurs interfonctionnels, dans lesquels les Legal Ops jouent un rôle central dans l’alignement des efforts des départements autour d’objectifs communs. Les professionnels des opérations juridiques agissent également en tant que traducteurs, transformant des cadres juridiques et réglementaires complexes en étapes claires et réalisables que d’autres unités commerciales peuvent rapidement mettre en œuvre. Ce leadership collaboratif garantit que les stratégies de résilience ne sont pas de simples plans théoriques mais des efforts pratiques et coordonnés qui favorisent la continuité et la croissance des activités.
Les recherches montrent que les équipes juridiques qui conduisent cette transformation peuvent créer une valeur mesurable, au-delà du contrôle des coûts, en se concentrant sur des indicateurs d’efficacité, tels qu’un traitement plus rapide des contrats, une surveillance améliorée de la conformité et une dépendance réduite à l’égard de conseils externes..
Ce passage d’un modèle basé sur les coûts à une approche axée sur la valeur garantit que le service juridique n’est pas considéré comme une fonction de support passive mais comme un catalyseur essentiel de la stratégie commerciale et un moteur d’efficacité.
Gestion des risques liés aux tiers et aux conseils externes pour la continuité opérationnelle
Alors que les entreprises s’appuient de plus en plus sur des fournisseurs et des partenaires externes, la gestion des risques liés aux tiers est devenue un élément essentiel de la résilience. Les perturbations au sein des opérations d’un fournisseur peuvent créer des effets d’entraînement, impactant la continuité des activités. Les professionnels des opérations juridiques sont particulièrement bien équipés pour gérer ces risques, en garantissant que les fournisseurs respectent les normes de conformité, respectent les seuils de tolérance aux perturbations et s’alignent sur les objectifs commerciaux stratégiques.
La direction des conseillers externes (OC) traverse une période difficile. Autrefois considérée comme une fonction de back-office, elle devient de plus en plus une priorité stratégique pour Legal Ops. La gestion de cabinets d’avocats externes n’est plus une question de contrôle des coûts : il s’agit de garantir des performances, une efficacité et une prestation de services transparentes qui s’alignent sur les objectifs plus larges du département et de l’entreprise.
Legal Ops joue un rôle essentiel dans la supervision active de ces relations dans le paysage actuel. Sans une bonne gestion, les engagements de conseils externes peuvent rapidement s’envenimer, entraînant des dépassements de budget inattendus, des retards opérationnels et une assistance juridique incohérente au moment où elle est le plus nécessaire. La complexité croissante du travail juridique et le recours accru à des cabinets externes rendent la gestion proactive du CO essentielle pour maintenir le contrôle financier et la continuité opérationnelle.
Chez UpLevel Ops, nous avons constaté qu’un programme de gestion de conseils externes bien conçu peut faire toute la différence. Cela comprend la définition de modalités d’honoraires alternatives (AFA) pour contrôler les coûts, la réalisation d’audits de facturation réguliers pour éviter les surprises et l’établissement de relations de secours pour garantir la continuité du service si les entreprises principales ne sont pas disponibles. Au-delà des contrôles financiers, Legal Ops peut également améliorer la collaboration entre les équipes internes et les cabinets d’avocats, en favorisant des relations plus solides et en alignant le soutien externe sur les priorités de l’entreprise.
Plutôt que d’adopter une approche réactive, les responsables des opérations juridiques engagent de manière proactive les fournisseurs et les conseillers externes dans des séances de planification conjointes. Ces réunions sont essentielles pour aligner les attentes et simuler des perturbations potentielles, telles que des litiges inattendus ou des crises de conformité. En identifiant les risques dès le début et en élaborant des playbooks collaboratifs, Legal Ops garantit que les fournisseurs et les cabinets d’avocats sont prêts à répondre aux besoins en cas de besoin.
Cette approche stratégique de la gestion des fournisseurs et des conseils externes atténue les risques et renforce la résilience. En alignant les partenaires externes sur les objectifs opérationnels et financiers de l’entreprise, Legal Ops garantit que l’organisation peut maintenir la continuité, même face à des perturbations imprévues.
Renforcer la résilience grâce à la technologie et à l’IA
La technologie est au cœur des cadres de résilience modernes. Legal Ops est dans une position unique pour favoriser l’adoption de l’IA générative (GAI) et d’autres technologies émergentes, grâce à son rôle à l’intersection des personnes, des processus et de la technologie. Plusieurs équipes juridiques de nos clients utilisent déjà des outils basés sur l’IA, tels que des FAQ automatisées, des plateformes de facturation électronique et des systèmes de gestion du cycle de vie des contrats, pour rationaliser les opérations et libérer des ressources pour des tâches plus stratégiques..
GAI offre un immense potentiel pour améliorer encore la résilience. En automatisant les processus de routine, les outils d’IA permettent aux professionnels du droit de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme la gestion de litiges complexes ou la conformité réglementaire. Les informations en temps réel de l’IA aident également les équipes à anticiper et à atténuer les risques avant qu’ils ne deviennent perturbateurs. Par exemple, les systèmes automatisés peuvent surveiller les modifications réglementaires ou les alertes de sécurité, fournissant ainsi des alertes précoces permettant une action proactive.
Thomson Reuters rapporte que les départements intégrant des outils d’IA réduisent leur dépendance à l’égard de conseils externes, réduisent leurs dépenses juridiques et améliorent leur efficacité interne.. Les responsables des opérations juridiques jouent un rôle essentiel pour réussir l’adoption et l’intégration de ces technologies, en garantissant que les initiatives d’IA s’alignent sur les objectifs commerciaux et génèrent une valeur mesurable. Cet accent mis sur la résilience axée sur la technologie fait de Legal Ops une force puissante qui permet aux organisations de s’adapter et de prospérer en période d’incertitude.
La résilience est un voyage continu
Les opérations juridiques ont toujours été un facteur clé de la continuité des activités, créant des systèmes et des cadres qui permettent aux organisations de fonctionner efficacement, même dans des conditions difficiles. Alors que les risques deviennent de plus en plus complexes, Legal Ops est dans une position unique pour diriger le développement de stratégies de résilience durable qui s’alignent sur les priorités commerciales. En se concentrant sur la collaboration, l’intégration technologique et la gestion proactive des fournisseurs, Legal Ops garantit que la résilience devient un élément essentiel des opérations quotidiennes, et pas seulement une réponse aux perturbations.
La résilience ne consiste pas à survivre aux perturbations, mais à accepter le changement et à l’utiliser comme une opportunité pour construire de meilleurs systèmes. Les services juridiques qui réussissent affineront continuellement leurs processus, s’aligneront sur les objectifs commerciaux et tireront parti de la technologie pour garder une longueur d’avance sur l’évolution des risques. N’oubliez pas que la résilience n’est pas une destination : c’est un voyage continu qui nécessite un engagement envers l’excellence opérationnelle.
Stéphanie Corey est co-fondateur et PDG d’UpLevel Ops. Stéphanie a également cofondé LINK (Legal Innovators Network), une organisation d’opérations juridiques exclusivement destinée aux professionnels expérimentés en interne. Elle a précédemment fondé l’organisation professionnelle des opérations juridiques CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) et en est une ancienne membre exécutive. N’hésitez pas à la contacter et à vous connecter avec elle sur LinkedIn.
