Dans le monde du droit, la tradition règne souvent en maître. Pendant des siècles, la profession juridique s’en est tenue à des pratiques et méthodologies séculaires, s’appuyant fortement sur des normes établies. Cependant, alors que le monde évolue à un rythme exceptionnel, s’en tenir au statu quo peut ralentir les progrès, supprimer l’innovation et, à long terme, amener votre entreprise à laisser de l’argent sur la table.
Aujourd’hui plus que jamais, les cabinets d’avocats sont confrontés à une pression accrue pour s’adapter et se moderniser afin de rester compétitifs en raison de la quantité d’outils disponibles qui permettent aux avocats d’atteindre plus facilement un plus grand nombre de clients. Les attentes des clients augmentent également avec la technologie qui fait des paiements en ligne, des réunions en ligne, etc., la norme. Pourtant, de nombreux cabinets d’avocats hésitent à adopter le changement et à perturber les routines et les flux de travail établis en raison du temps et des efforts que cela implique.
Dans cet article, nous aborderons le pouvoir transformateur de la technologie juridique et comment le fait de ne pas adopter les dernières efficacités offertes par la technologie juridique pourrait signifier que votre entreprise laisse de l’argent sur la table.
Le temps, c’est de l’argent : le coût de l’indécision
Il peut être difficile de quantifier combien d’argent ou de productivité vous perdez en faisant ce que vous avez toujours fait. Même si vous ne voyez pas de problèmes dans votre façon de travailler, vous avez probablement la possibilité d’être plus efficace. Le temps est la ressource la plus précieuse d’un avocat, donc investir de l’argent dans un logiciel vous permet de gagner plus de temps dans votre journée, ouvrant ainsi la possibilité de consacrer ce temps à un travail facturable ou à des projets d’amélioration plus larges pour votre cabinet.
Au début, il peut sembler difficile de justifier le temps investi dans l’adoption de nouveaux processus et outils, car le temps est quantifiable mais pas aussi tangible que l’argent en banque. Même si vous ne verrez pas immédiatement le temps gagné sous forme d’argent sur votre compte bancaire, vous remarquerez une augmentation globale de l’efficacité de votre entreprise, augmentant ainsi la possibilité d’entreprendre davantage de travail facturable.
Comment mesurer l’impact de ne pas apporter de changement
Lorsque vous examinez vos processus actuels, l’identification des inefficacités est souvent assez simple.
Vous reconnaîtrez naturellement les tâches non facturables qui consomment trop de temps ou manquent d’efficacité, mais vous ne considérerez pas toujours ce que cela vous coûte réellement.
Discutez avec le personnel de votre entreprise et identifiez leurs problèmes et les tâches qui leur prennent le plus de temps. En identifiant ces domaines et en quantifiant le temps investi, tout en considérant les coûts de gestion de votre entreprise, vous pouvez commencer à dévoiler des opportunités d’amélioration.
Quelques questions à vous poser ainsi qu’à votre personnel :
Combien de temps prennent les processus courants ? Y a-t-il un processus actuel qui prend plus de temps que vous ne le souhaiteriez ? Connaissez-vous un meilleur moyen ou un meilleur outil pour rendre ce processus plus efficace ? Quelle est la fiabilité de notre solution actuelle ? Votre solution actuelle fait-elle le travail, mais est-ce un processus lent ? Votre personnel est-il confronté à des plantages, des bugs ou à un service peu fiable ? Dans quelle mesure votre offre de produits actuelle est-elle complète ? Utilisez-vous différents outils pour la facturation, la gestion de cas, les paiements, l’automatisation des documents, le reporting, le calendrier, etc. ? Dans quelle mesure votre processus actuel est-il simple ? Est-ce que tout le monde dans l’entreprise sait utiliser les outils ? Est-il facile de former de nouveaux membres d’équipe ? Est-ce intuitif et convivial ? L’assistance est-elle facilement accessible ? Lorsque vous cherchez à mettre en place de nouvelles intégrations en ligne, à mettre en place de nouveaux processus ou à répondre à des questions générales, dans quelle mesure pouvez-vous facilement contacter l’assistance à partir de votre outil actuel ? Les questions reçoivent-elles une réponse en temps opportun ? À quelle fréquence les erreurs sont-elles commises ? Avec de nombreux processus manuels, les erreurs humaines, les documents manqués, les signatures manquées ou les délais non respectés peuvent affecter n’importe quelle étape d’un dossier.
Une autre façon de mesurer le coût des inefficacités consiste à examiner les heures facturables perdues. Selon le dernier rapport sur les tendances juridiques, les avocats consacrent encore la majorité de leur journée à des tâches non facturables. Par exemple, si vous vous en tenez à votre système existant pour l’accueil des clients au lieu d’utiliser une solution qui vous permet de réduire considérablement le temps consacré à l’accueil, à la prise de rendez-vous et à la création de lettres de mission, vous pourriez laisser de l’argent sur la table.
Autre exemple : disons qu’à l’heure actuelle, la facturation vous prend huit heures par mois lorsque vous utilisez des feuilles de calcul et des documents Word. Mais si l’adoption d’une solution de facturation légale moderne peut réduire ce temps à 30 à 60 minutes, vous libérez environ sept heures par mois, soit plus de 80 heures par an ! Bien sûr, cela ne signifie pas automatiquement que votre entreprise ajoutera 80 heures facturables par an (vous ne facturerez peut-être même pas à l’heure), mais ce temps consacré aux tâches de routine pourrait être investi dans des idées et des projets visant à développer votre clientèle et à développer votre ferme.
Demandez-vous : comment les tâches opérationnelles sont-elles accomplies dans mon entreprise aujourd’hui et que pourrais-je faire d’autre avec le temps supplémentaire obtenu grâce à une solution plus automatisée ?
Pour les propriétaires d’entreprise : l’importance de la technologie pour la satisfaction des employés
La satisfaction des employés est une pièce importante du puzzle lorsque l’on tente de s’éloigner du statu quo. Certains employés peuvent être nerveux à l’idée du changement, tandis que d’autres le réclament.
Par exemple, lorsque chaque membre de l’équipe doit utiliser un logiciel particulier, mais que celui-ci s’avère lent et sujet aux pannes et aux erreurs, cela crée inévitablement de la frustration et peut même conduire au ressentiment sur le lieu de travail. D’un autre côté, certains employés peuvent s’accrocher à la familiarité, trouvant confort et sécurité dans les logiciels qu’ils utilisent depuis des années, hésitant ainsi à accepter le changement.
Lorsque vous envisagez de modifier le statu quo dans votre entreprise, vous devez prendre en compte plusieurs éléments.
Risquez-vous de perdre des employés si vous créez du changement ? Vos employés accepteront-ils le changement et combien cela coûtera-t-il de les perdre ? Faites le point sur vos employés critiques, assurez-vous de communiquer de manière proactive et d’élaborer un plan de mise en œuvre qui recueille leur adhésion et les prépare au succès. Une seule personne connaît-elle et comprend-elle réellement votre système logiciel actuel ? Pourquoi et que se passerait-il s’ils partaient ? À tout le moins, assurez-vous d’avoir plusieurs personnes dans votre équipe qui connaissent et comprennent les outils actuels de votre entreprise. Lorsque vous passez à un nouvel outil, découvrez quel type de formation est proposé et documentez clairement tous les détails concernant la manière dont votre entreprise utilise l’outil. Vos employés seront-ils prêts à réussir ? Changer de logiciel impliquera une formation pour garantir une adoption saine et pour que vous en ayez pour votre argent. Lisez The Client-Centered Law Firm de Jack Newton pour obtenir des conseils non seulement sur le avocat centré sur le client, mais également sur la gestion du changement.
Le rapport sur les tendances juridiques 2023 pour les cabinets d’avocats de taille moyenne indique que 67 % des avocats des cabinets de taille moyenne utilisant un logiciel LPM basé sur le cloud ont déclaré que leurs relations avec leurs collègues étaient bonnes ou très bonnes (contre 35 % des avocats des cabinets de taille moyenne). entreprises de grande taille n’utilisant pas de logiciel LPM basé sur le cloud).
De plus, les cabinets d’avocats indépendants utilisant le logiciel LPM basé sur le cloud sont 24 % plus susceptibles de se déclarer satisfaits de leur vie professionnelle et 21 % plus susceptibles d’être satisfaits de leur propre bien-être mental et émotionnel, comme le rapporte le rapport sur les tendances juridiques 2023 pour Solo. Cabinets d’avocats.
Voici quelques façons dont les logiciels juridiques peuvent rendre votre entreprise plus efficace et améliorer la satisfaction des employés :
Réduire les inefficacités de facturation
Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation légal, vous risquez de passer beaucoup de temps à suivre manuellement votre temps, vos dépenses, vos factures et à envoyer des e-mails aux clients avec des suivis et des rappels de paiement.
Le rapport sur les tendances juridiques 2023 pour les entreprises de taille moyenne a révélé que 24 % des personnes interrogées ont admis que leur entreprise mettait trop de temps à facturer ou à facturer ses clients une fois le travail terminé. Ces inefficacités au cours du processus de facturation peuvent conduire à des factures impayées, car souvent, plus une facture reste impayée longtemps après la clôture d’un dossier, plus il y a de chances qu’elle ne le soit jamais. Les cabinets d’avocats de taille moyenne ont également déclaré être payés plus de deux fois plus rapidement lorsqu’ils utilisaient les paiements en ligne à partir d’une solution logicielle de facturation juridique.
En outre, le rapport sur les tendances juridiques de 2023 indique que les entreprises utilisant des fonctionnalités de facturation ont vu leurs taux de réalisation (le nombre d’heures facturées) et leurs taux de collecte (le nombre d’heures facturées collectées) augmenter légèrement. En d’autres termes, non seulement le cabinet d’avocats moyen facture davantage en utilisant ces fonctionnalités de facturation comme un puissant levier commercial, mais il collecte souvent une plus grande proportion de ses factures. L’utilisation de cette technologie permettra à vos employés et clients de bénéficier d’un meilleur flux de facturation tout en obtenant plus d’heures facturables dans votre semaine.
Réduisez l’admission manuelle des clients
L’une des tâches les plus chronophages dans tout cabinet d’avocats est l’accueil des clients : attirer de nouveaux clients, recueillir leurs informations, établir des appels et les connecter à votre système.
Lorsqu’ils utilisent des méthodes traditionnelles, les avocats et le personnel du cabinet peuvent parler au client potentiel par téléphone ou par courrier électronique, souvent avec de nombreux échanges. Vous devez ensuite ajouter manuellement les informations personnelles et relatives au dossier du client dans votre processus actuel et déterminer les délais pour respecter ce travail en fonction des horaires des deux parties (ce qui peut, encore une fois, entraîner de nombreux allers-retours). Cela peut être un processus extrêmement long et répétitif qui vous éloigne du travail facturable et d’autres tâches essentielles.
Avec un processus plus automatisé utilisant un logiciel d’accueil des clients, vous pouvez libérer des heures de travail avec des formulaires d’accueil en ligne qui remplissent automatiquement les informations dans les documents et formulaires clés et utilisent un outil de planification de calendrier mains libres. Les prospects deviendront clients plus facilement, réduisant ainsi le risque de perdre des clients et vous permettant de consacrer davantage de temps à votre cas.
Réduisez le temps de recherche de modèles et de formulaires juridiques
Comme le savent tous les avocats, parajuristes et administrateurs de cabinets d’avocats, la recherche de formulaires et de modèles juridiques spécifiques peut prendre beaucoup d’heures non facturables en une semaine. Passer au crible et trier des documents ne constitue souvent qu’une partie du travail, mais ce n’est pas obligatoire.
Lorsqu’ils travaillent sans outil de gestion documentaire, les professionnels du droit se retrouvent obligés d’effectuer un travail de routine et par cœur au lieu d’un travail qui ajoute plus de valeur à votre cabinet. Pouvoir effectuer une recherche dans une bibliothèque en ligne de formulaires judiciaires et de modèles juridiques, enregistrer des documents et formulaires couramment utilisés, remplir automatiquement des informations et télécharger des documents à partir d’autres outils (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.), directement dans un document. Cet outil de gestion peut réduire les erreurs et la frustration tout en vous redonnant, à vous et à votre personnel, un temps précieux.
Pour le personnel de l’entreprise : Comment introduire le changement en tant qu’employé
Si vous ne parvenez pas à décider quelle technologie votre entreprise utilise, comment allez-vous convaincre les partenaires qu’il existe une meilleure solution ? Si vous travaillez pour une personne à l’aise avec ses méthodes et ses processus traditionnels, cela peut sembler intimidant, surtout si le nouveau processus coûte plus cher que la méthode actuelle.
L’essentiel pour tout propriétaire d’entreprise et associé directeur se résume en fin de compte à une chose : le retour sur investissement (retour sur investissement). Ils seront surtout intéressés par ce que cette nouvelle technologie leur apportera et par le succès global de l’entreprise. Ce serait une preuve difficile à ignorer si vous pouvez prouver qu’ils feraient un investissement judicieux pour gagner du temps, augmenter les revenus et les bénéfices, améliorer la satisfaction des employés et améliorer les opérations commerciales globales.
Et pour couronner votre argument, le taux horaire moyen d’un avocat est de 225 $/heure. Si un logiciel juridique peut vous faire économiser une heure par mois de travail non facturable, ce temps peut désormais être consacré à des tâches facturables, ce qui signifie qu’il est souvent payé pour lui-même.
Arrêtez de payer pour rester dans le statu quo
La technologie juridique a le pouvoir de révolutionner le fonctionnement des cabinets d’avocats. En simplifiant les tâches avec des solutions logicielles modernes, vous accélérez les processus tels que l’accueil des clients, la gestion des documents et les paiements, créant ainsi de nouvelles opportunités pour votre entreprise d’améliorer ses services et de satisfaire vos clients et votre personnel.
En optant pour des solutions logicielles juridiques, une plus grande partie de votre temps devient de l’argent, car vous êtes en mesure d’en faire plus qu’auparavant. Les limites sont véritablement infinies, l’ère numérique introduisant des solutions logicielles toujours plus innovantes pour améliorer constamment le paysage juridique. Et le meilleur dans tout cela, c’est que l’adoption de la technologie dans un cabinet permet aux avocats de se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment : aider leurs clients.
Se lancer dans ce changement et abandonner les outils et processus que vous avez toujours utilisés peut sembler intimidant, mais les récompenses seront perceptibles dès le saut. Il est grand temps pour les cabinets d’avocats d’abandonner les anciennes méthodes, d’accueillir les nouvelles idées et de mettre le cap sur un avenir plein de succès et de prospérité. Si vous êtes prêt à vous lancer dans Clio, inscrivez-vous pour une démo dès aujourd’hui.
Nous avons publié cet article de blog en mars 2024. Dernière mise à jour : 8 mars 2024.
Classé dans : Affaires, Technologie
