Excel pour les avocats : modèles et conseils adaptés aux débutants

Les professionnels du droit du monde entier s’appuient sur Excel pour les avocats.

Nous passons beaucoup de temps à regarder des lignes et des colonnes apparemment interminables. Spécifiquement, des études révèlent nous passons plus de 10 % de notre vie professionnelle dans des feuilles de calcul.

Il ne fait aucun doute qu’Excel est devenu un incontournable dans de nombreuses entreprises et secteurs, mais comment les cabinets d’avocats l’utilisent-ils exactement ? Dans ce guide, nous décrivons certaines des principales façons dont les professionnels du droit utilisent Excel pour les avocats, tout en partageant des informations essentielles que tout professionnel du droit devrait connaître pour en tirer le meilleur parti.

De plus : découvrez quand il serait peut-être temps d’aller au-delà d’Excel pour les avocats et d’envisager d’utiliser d’autres outils pour améliorer votre cabinet.

Commencer avec Excel pour les avocats

Commençons par les bases : Excel est un logiciel de tableur très populaire proposé par Microsoft. Depuis sa sortie sur Mac en 1985, Excel a pris d’assaut le monde des affaires. Aujourd’hui, les entreprises utilisent Excel pour diverses tâches, depuis l’organisation et la gestion de leurs données jusqu’à leur présentation et leur analyse au moyen de tableaux et de graphiques convaincants.

3 façons d’utiliser Excel pour les avocats

En tant que professionnel du droit, il est important de comprendre comment vous pouvez bénéficier de la connaissance des fonctions de base d’Excel. Vous trouverez ci-dessous trois façons dont les cabinets d’avocats utilisent Excel pour les avocats.

1. Rapports financiers

Les avocats utilisent couramment Excel pour organiser et donner un sens aux données financières. Cela inclut la gestion des informations financières comme un plan comptable et les budgets et générer des rapports financiers clés tels que les comptes de résultat, les états de flux de trésorerie et les bilans. Une partie de l’attrait de l’utilisation d’Excel pour les rapports financiers réside dans le fait que ses tableaux vous permettent d’organiser facilement de grandes listes de données et d’utiliser des formules complexes pour effectuer des calculs sur de nombreuses colonnes.

Cela dit, l’utilisation d’Excel pour les rapports financiers présente quelques inconvénients.

L’un des plus grands inconvénients d’Excel est la probabilité d’erreur humaine. La recherche montre que de nombreuses feuilles de calcul contiennent des erreurs, avec quelques estimations affirmant que jusqu’à 90 % en ont. En fait, une étude commandée par F1F9 et menée par YouGov a révélé que près d’une grande entreprise sur cinq a subi une perte financière directe en raison de mauvaises feuilles de calcul.

Une recherche rapide sur Internet révèle que les problèmes liés aux feuilles de calcul ne manquent pas. Un exemple typique : TransAlta, un producteur canadien d’électricité. Après avoir copié et collé incorrectement des chiffres dans une feuille de calcul, l’entreprise a perdu la somme stupéfiante de 24 millions de dollars lorsque des offres plus élevées ont été attribuées aux mauvais contrats. Bien entendu, tous les incidents ne sont pas aussi coûteux que celui-ci. Mais pour les avocats indépendants et les petits cabinets, même des erreurs mineures peuvent avoir un impact considérable sur vos résultats. Ainsi, lorsqu’il s’agit de rapports financiers, Excel pour les avocats n’est peut-être pas l’outil le plus fiable.

2. Feuilles de temps

Les avocats savent qu’un suivi précis de leur temps est essentiel au succès de leur cabinet. Pourtant, malgré son importance, vous auriez du mal à trouver un professionnel du droit qui se délecte vraiment du processus de suivi du temps.

En effet, de nombreux professionnels du droit se tournent souvent vers Excel pour que les avocats puissent saisir le temps qu’ils consacrent à une tâche ou à un dossier client. Ces feuilles de temps à plusieurs colonnes comprennent une gamme d’informations, telles que la date et leur nom, les heures travaillées, la description de la tâche, le nom du cas ou du client et le taux horaire.

Le problème ? L’utilisation d’Excel nécessite une saisie manuelle des données, et en grande quantité. Naturellement, cela peut être fastidieux pour les avocats, dont la plupart manquent déjà de temps. En fait, celle de Clio Rapport sur les tendances juridiques 2021 a constaté que l’avocat moyen ne facturait que 2,5 heures sur une journée de huit heures, ce qui suggère que de telles inefficacités entravent le travail de ses clients.

Tout comme les rapports financiers, les inexactitudes sont une autre préoccupation en jeu. Lorsqu’ils s’appuient uniquement sur des feuilles de temps, les avocats peuvent ne pas être en mesure de saisir leurs heures pendant des jours ou des semaines après avoir terminé une tâche, ce qui peut entraîner une perte de revenus en raison d’heures facturables manquantes. Le même rapport a constaté que le taux de réalisation moyen pour les cabinets d’avocats était de 84 %, ce qui signifie que 16 % des heures facturables ne sont pas facturées dans les cabinets. En trouvant des moyens plus efficaces de suivre le temps, les avocats peuvent s’assurer d’être payés pour chaque heure consacrée à un travail facturable.

3. Statut des dossiers et missions de traitement des dossiers

Excel pour les avocats est également utilisé pour suivre l’état des affaires juridiques, avec des feuilles de calcul comprenant des détails pertinents tels que le numéro d’identification du dossier, les délais, les heures estimées et facturées, les mises à jour sur les affaires des clients, etc. De même, de nombreux cabinets d’avocats utilisent Excel pour les avocats afin d’attribuer des dossiers aux avocats. Cela fournit un aperçu rapide de qui est responsable de quoi et permet d’éviter les erreurs de duplication.

Un inconvénient de cette méthode : les feuilles de calcul peuvent être désorganisées lorsque vous essayez de regrouper toutes les informations relatives aux cas dans une seule petite cellule. Pensez également à essayer d’afficher ou de mettre à jour les détails d’un dossier sur un appareil mobile lorsque vous êtes en déplacement. Dans ce cas, Excel pour les avocats ne serait pas la solution optimale.Malheureusement, Excel pour les avocats n’est pas nécessairement conçu dans un souci de collaboration pour le suivi des dossiers. En conséquence, le contrôle de version devient un autre problème. Bien que les classeurs partagés et la possibilité d’ajouter des commentaires soient possibles avec Microsoft 365, la possibilité de télécharger et de réenregistrer des fichiers signifie que vous ne pouvez jamais être entièrement certain que la dernière feuille de calcul contient toutes les modifications et tous les détails ajoutés par vos collègues. Cet exemple n’est qu’une autre limitation à l’utilisation d’Excel pour les avocats, en particulier pour les cabinets d’avocats en croissance.

Utiliser des modèles Excel pour les avocats

Un avantage d’Excel est qu’il existe une multitude de modèles prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser et tutoriels utiles pour vous guider dans vos démarches. Pour les avocats, il s’agit d’une incitation clé car cela signifie en fin de compte moins de temps et d’énergie consacrés à la création de modèles et à la compréhension de leur utilisation.

Vous trouverez ci-dessous quelques modèles Excel utiles pour les professionnels du droit :

Jetez un oeil à notre centre de modèles de documents juridiques pour gagner encore plus de temps grâce à des modèles de briefs, de mémos et bien plus encore.

Des outils au-delà des feuilles de calcul

Ne vous méprenez pas : il ne fait aucun doute qu’Excel pour les avocats peut être un outil utile pour les avocats solos et les petits cabinets d’avocats, en particulier lorsque vous débutez et que vous disposez de ressources limitées. L’outil est omniprésent dans le monde des affaires, facile d’accès et la plupart des gens savent comment l’utiliser.

Cependant, en fin de compte, Excel pour les avocats ne peut pas faire grand-chose. Il ne dispose pas des capacités d’automatisation qui pourraient permettre aux avocats de gagner du temps, n’offre pas la meilleure sécurité ni les autorisations nécessaires pour fournir des informations financières sécurisées, et certains membres du personnel peuvent être réticents à l’utiliser.

À mesure que votre cabinet d’avocats se développe et continue de prendre en charge davantage de clients et de dossiers, il peut être intéressant d’envisager des options autres qu’Excel pour les avocats. L’évaluation des outils qui peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à en faire plus, notamment en rationalisant les tâches, en maximisant la productivité et en améliorant l’expérience utilisateur pour les clients, vous aidera, vous et votre entreprise, à en faire plus.

Entrez : logiciel de gestion de cabinet d’avocats.

Quoi de mieux : Excel pour les avocats ou un logiciel de gestion de cabinet d’avocats ?

Les solutions logicielles de gestion pour cabinets d’avocats peuvent jouer un rôle important dans le soutien de votre cabinet à mesure qu’il se développe. Prendre Clio Gérer à titre d’exemple. Ce logiciel de gestion de cabinet juridique basé sur le cloud rend non seulement possible, mais aussi simple, la gestion d’un cabinet, l’organisation des dossiers et la collaboration avec les clients à partir d’un endroit central.

Ci-dessous, nous expliquerons comment Clio peut aider votre cabinet à surmonter certains des périls liés à l’utilisation d’Excel pour les avocats.

Rapports financiers

L’un des avantages de Clio est sa capacité à s’intégrer de manière transparente avec outils de comptabilité pour cabinet d’avocats comme QuickBooks en ligne et Xéro. Quand il s’agit de gérer les processus comptables dans votre entreprise (plus d’informations à ce sujet dans notre enregistrement du webinaire), ces outils garantissent que le processus est aussi serein que possible.

Ce qui est encore mieux, c’est que l’intégration avec Clio fait gagner du temps aux avocats et réduit le risque d’erreur en éliminant le besoin de saisir manuellement deux fois les coordonnées et les informations financières. Il s’agit d’un processus beaucoup plus simple avec des capacités et des intégrations infinies par rapport à Excel pour les avocats.

Suivi du temps

Le logiciel Clio facilite le suivi du temps. Les professionnels du droit peuvent ajouter des entrées de temps directement à partir des invitations du calendrier, des tâches, des notes et des documents. Ils peuvent également suivre le temps passé depuis leur boîte de réception puisque Clio permet aux utilisateurs d’ajouter instantanément des entrées en fonction du temps passé à communiquer avec les clients depuis Perspectives ou Gmail.

Vous préférez enregistrer en temps réel ? Aucun problème. Les professionnels du droit peuvent utiliser une horloge en marche lorsqu’ils démarrent un travail avec la possibilité de mettre en pause ou d’arrêter le minuteur lorsqu’il se termine. Et comme ce métier s’accompagne souvent de nombreuses heures de route et de vol, Clio propose également un minuterie intégrée à l’application à travers le application mobile. Apprenez-en davantage sur les nombreuses façons dont Clio simplifie le suivi du temps des avocats ici.

Affectation des dossiers et statut des dossiers

La fonctionnalité de gestion de cas de Clio capture chaque détail de chaque affaire et les stocke dans un endroit central auquel votre équipe peut accéder de n’importe où. Cela favorise une collaboration transparente entre les membres de l’équipe et permet d’obtenir facilement une vue globale d’un cas. Et avec Clio Tâches avancéesvous pouvez attribuer des tâches à d’autres utilisateurs de votre entreprise ou même à des tiers via son portail sécurisé.

Un monde de possibilités

Un autre atout qui différencie Clio est son statut de l’un des solutions logicielles juridiques les plus sécurisées sur le marché. Clio Manage est conforme aux directives du RGPD, dispose d’une équipe de sécurité dédiée avec des décennies d’expérience en cybersécurité et surveille en permanence les vulnérabilités potentielles. En bref, les utilisateurs peuvent être sûrs de savoir que leurs données et les informations sensibles de leurs clients sont protégées.

De plus, vous pouvez intégrer Clio à davantage de vos applications préférées qu’à tout autre logiciel de gestion d’entreprise. Tout compte fait, il y a plus de 200 applications sur le Clio App Directory, comprenant tout depuis Logique pour automatiser le processus de découverte électronique afin Zoom pour planifier facilement des réunions vidéo directement depuis votre Clio Gérer le calendrier.

Notes finales sur Excel pour les avocats

Microsoft Excel pour les avocats peut être un outil précieux pour les avocats solos et les petits cabinets d’avocats. Pourtant, alors que votre travail acharné continue de porter ses fruits et que de plus en plus de personnes sont attirées par votre centré sur le client service, les logiciels de gestion juridique peuvent jouer un rôle important en aidant votre entreprise à atteindre de nouveaux sommets.

Nous avons publié cet article de blog en septembre 2024. Dernière mise à jour : 2 octobre 2024.

Classé dans : Affaires