Auteur : Gerry Banken (Gevaco Advocaten)
A partir du 1er janvier 2026, les entrepreneurs ont l’obligation d’envoyer leurs factures à leurs clients professionnels via la e-facture et, à l’inverse, de recevoir de la même manière les factures de leurs fournisseurs professionnels (B2B). Dans les relations commerciales entre entreprises, le papier – mais aussi la facture numérique – est en train de mourir lentement et silencieusement.
Encore loin !? Oui et non. Depuis le 1er mars 2024, les entreprises sont déjà obligées d’envoyer leurs factures (d’une valeur supérieure à 3.000,00 hors TVA) aux autorités flamandes et fédérales, mais aussi aux hôpitaux et aux écoles, par exemple, via la facturation électronique.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Le terme correct est une facture électronique structurée. Il s’agit d’une facture électronique établie, envoyée et reçue sous une forme électronique structurée, permettant son traitement automatique et électronique.
La différence avec une facture numérique envoyée par e-mail au format PDF est qu’avec la facturation électronique, la facture est stockée dans un format numérique (fichier XML) afin qu’elle soit automatiquement reconnue, traitée et intégrée par les systèmes informatiques et les logiciels de comptabilité. Les factures électroniques ont une présentation fixe conforme à un modèle européen avec des champs à remplir. Si certains éléments manquent dans une facture électronique, cette facture électronique ne sera pas acceptée au sein du système réglementé.
Même après le 1er janvier 2026, il restera possible d’envoyer une version PDF ou une version papier de la facture en plus de la facture électronique, mais la facture électronique structurée sera la seule référence juridique pour les accords entre les parties.
La facturation électronique s’effectue via la plateforme standard Peppol, qui peut être connectée via diverses applications logicielles existant actuellement sur le marché. En rejoignant Peppol, vous entrez automatiquement dans le pool d’autres factureurs et destinataires électroniques.
Avantages de la facturation électronique
Cette forme avancée de facturation électronique entre entreprises garantit que la facturation et le paiement se dérouleront plus facilement avec moins d’intervention humaine et donc moins de risques d’erreurs matérielles.
Grâce à la plateforme Peppol, les factures électroniques arrivent directement dans le progiciel du client. Cela offre une protection contre la perte de la facture, mais aussi contre la fraude à la facture.
Enfin, le système réduirait également les coûts administratifs.
Inconvénients ?
Un inconvénient possible peut être que l’entrepreneur doit avoir en sa possession toutes les données de facturation sans exception. Si l’une des informations manque, la facture électronique ne sera pas acceptée.
De plus, l’entreprise doit disposer d’un progiciel permettant la connexion à Peppol. Si ce n’est pas encore le cas, il y aura un coût supplémentaire. Le gouvernement accorde des avantages fiscaux à cet effet. Par exemple, à partir de 2025, une déduction d’investissement majorée de 20 % s’appliquera aux investissements numériques, tels que les logiciels de facturation électronique. En outre, il y aura une déduction temporairement augmentée de 120 pour cent pour les frais de location des forfaits de facturation.
La facturation électronique est-elle également autorisée plus tôt ?
Les entreprises qui sont déjà aujourd’hui prêtes à utiliser un logiciel pour la facturation électronique (parce qu’elles travaillent déjà régulièrement pour les gouvernements flamand et fédéral) sont désormais autorisées à envoyer leurs factures via la facturation électronique à leurs clients B2B. Après tout, la simplification administrative profite toujours à l’entreprise.
L’obligation légale n’entrant en vigueur qu’au 1er janvier 2026, une entreprise ne peut obliger ses clients professionnels à recevoir ainsi ses factures avant cette date. Le client professionnel peut donc continuer à insister sur une facture papier ordinaire ou une facture au format PDF.
Cependant, comme cela arrive toujours avec le changement : ceux qui s’adaptent et investissent du temps sont peut-être trop tôt, mais jamais trop tard.
Source : Gevaco Avocats
