Si vous travaillez dans le domaine de la découverte électronique, vous avez probablement remarqué que beaucoup de vos collègues sont à la recherche d’un emploi et occupent de nouveaux postes dans les opérations juridiques, la gestion de projet et la confidentialité des données. Pourquoi abandonner l’eDiscovery ? Un épuisement généralisé, alimenté par trop de travail, trop peu de personnel et la difficulté de suivre le rythme d’un secteur des technologies juridiques qui évolue à une vitesse fulgurante.
Pourquoi l’épuisement professionnel augmente dans l’eDiscovery et comment y remédier
Le burn-out dans l’eDiscovery est un véritable problème qui touche aussi bien les professionnels que les avocats. Voici quelques façons dont les professionnels et les managers peuvent s’attaquer aux causes de l’épuisement professionnel sur le terrain et travailler à constituer des équipes d’eDiscovery plus heureuses et plus engagées.
1. Un rythme de changement écrasant et incessant et une charge de travail ininterrompue
Pour ceux qui travaillent dans l’eDiscovery, vous jonglez à tout moment avec une tonne de données et utilisez des outils assez avancés comme Relativity, Everlaw et Nuix. Les suivre peut ressembler à un travail à temps plein. De plus, avec la généralisation de l’IA générative et de l’apprentissage automatique, il existe un tout nouvel ensemble de compétences à acquérir. Cela peut représenter beaucoup, surtout lorsque vous êtes déjà submergé de travail. Tous les changements et avancées font boule de neige et deviennent plus que ce que la plupart des gens peuvent gérer.
Pour les professionnels : essayez de trouver du temps pour vous perfectionner professionnellement et n’hésitez pas à demander de l’aide lorsque vous en avez besoin. Exprimez vos difficultés à vos supérieurs et soyez clair sur la formation continue que vous devez intégrer dans votre travail quotidien.
Pour les managers : aidez votre équipe en écoutant leurs besoins et en leur offrant du temps et des ressources pour la formation. Les professionnels des équipes eDiscovery savent ce qu’ils ne savent pas et ce qu’ils doivent apprendre. Même si vous ne comprenez peut-être pas entièrement les aspects techniques impliqués dans le travail d’eDiscovery, vous pouvez leur fournir les encouragements dont ils ont besoin pour rester au top de leur forme.
2. L’autocuiseur de l’eDiscovery
La quantité considérable de données à examiner et les délais serrés peuvent constituer une véritable cocotte-minute. Les erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences sur les clients, les dossiers et les résultats, ce qui ajoute au stress. De plus, comme de nombreuses équipes d’eDiscovery manquent de personnel, les longues heures de travail et le travail le week-end sont courants.
Pour les professionnels : Exprimez-vous lorsque vous vous sentez dépassé. Il est difficile de dire non – et peu d’entre nous se souviennent de la dernière fois où nous avons dit que quelque chose ne pouvait être fait. Connaissez vos limites et assurez-vous de donner des délais réalistes pour les livrables. N’oubliez pas qu’il est important de trouver un équilibre entre le travail et la vie personnelle.
Pour les managers : en plus de vous assurer de ne pas surcharger votre équipe, pensez à utiliser des outils d’IA pour gérer les tâches de routine afin que votre équipe puisse se concentrer sur un travail de niveau supérieur. Les responsables peuvent mettre en œuvre plusieurs stratégies qui rationalisent les processus et permettent à l’équipe eDiscovery de se concentrer sur un travail plus critique et à plus forte valeur ajoutée. Voici quelques exemples :
Examen automatisé des documents : des outils basés sur l’IA tels que Relativity et Everlaw peuvent automatiser les étapes initiales de l’examen des documents. Ces outils utilisent des algorithmes d’apprentissage automatique pour identifier les documents pertinents, les catégoriser et même signaler les problèmes potentiels. Cela réduit le temps que les professionnels consacrent à l’examen manuel, ce qui leur permet de se concentrer sur des analyses et des prises de décision plus complexes. Codage prédictif : le codage prédictif utilise l’IA pour prédire quels documents sont pertinents pour un cas sur la base d’un échantillon de documents examinés par un humain. En entraînant le système avec un petit sous-ensemble de documents, l’IA peut ensuite appliquer cette compréhension à un ensemble de données plus vaste, réduisant ainsi considérablement la charge de travail des équipes d’eDiscovery. Déduplication des données : les outils d’IA peuvent identifier et supprimer automatiquement les fichiers en double des grands ensembles de données. Cela permettra d’économiser de l’espace de stockage et de réduire le volume de données à examiner, rendant ainsi le processus plus efficace. Analyse des sentiments : l’IA peut analyser les modèles de communication et les sentiments dans les e-mails et autres documents pour identifier les problèmes potentiels ou les domaines d’intérêt. Cela peut aider à prioriser les documents à réviser et à fournir des informations qui pourraient ne pas être immédiatement apparentes lors d’une révision manuelle. Rédaction automatisée : les outils d’IA peuvent supprimer automatiquement les informations sensibles des documents, garantissant ainsi le respect des réglementations en matière de confidentialité et réduisant le temps consacré à la rédaction manuelle.
En intégrant ces outils d’IA dans le flux de travail, les réviseurs peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques qui nécessitent un jugement et une expertise humains. Minimiser les tâches répétitives et chronophages peut à la fois améliorer la productivité et réduire l’épuisement professionnel des professionnels de l’eDiscovery.
3. Le besoin de flexibilité
Le travail à distance est devenu un élément non négociable pour beaucoup dans l’eDiscovery. Le travail exige une concentration intense et un environnement calme et sans distraction peut faire une grande différence. De nombreux professionnels de l’eDiscovery ont constaté qu’ils s’épanouissent grâce à la flexibilité nécessaire pour gérer leurs propres horaires. Ce sont des professionnels, après tout, et ils savent quand il est impératif d’être au bureau pour passer du temps en face-à-face et quand il est préférable de rester à l’écart des autres afin de pouvoir se concentrer et faire leur travail à temps.
Pour les professionnels : profitez d’options de travail flexibles pour créer une configuration qui vous convient, qu’il s’agisse d’un horaire hybride, d’un travail entièrement à distance dans un bureau à domicile ou d’horaires flexibles.
Pour les managers : créez des politiques de travail flexibles qui permettent le travail à distance, avec du temps au bureau pour la collaboration et la constitution d’équipes. Cela peut aider à réduire l’épuisement professionnel et à garder votre équipe investie et heureuse.
Investir dans votre équipe de découverte électronique est important
Souvent, les responsables ne savent pas exactement ce que font leurs équipes eDiscovery au quotidien. Il est certain que, puisqu’ils publient les productions, chargent de nouvelles données pour de nouveaux cas et aident le reste de l’équipe avec des recherches et d’autres outils disponibles pour leurs examens, la vie en tant que professionnel de la découverte électronique doit être bonne. Mais regardez-y de plus près. Pliez les deux oreilles pour entendre et comprendre leurs besoins.
Avec la bonne approche, l’épuisement professionnel peut être géré et évité. Les employeurs et les managers qui investissent dans l’éducation et le développement professionnel, offrent des options de travail flexibles et aident à gérer les charges de travail peuvent créer un environnement de travail plus durable et épanouissant, avec des équipes plus heureuses et moins de roulement de personnel. Et c’est gagnant-gagnant.
Image © iStockPhoto.com.
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