En tant qu’administrateur de cabinet d’avocats, vous êtes probablement impliqué dans toutes les phases de l’administration, du personnel, des finances, des installations et des systèmes commerciaux de votre entreprise. Cela peut inclure la gestion des équipements et des installations, la rédaction de politiques opérationnelles et RH ou la supervision de la paie. En d’autres termes, vous avez beaucoup à faire.
L’un des rôles les plus critiques d’un administrateur de cabinet d’avocats consiste à gérer les processus, les systèmes et la technologie du cabinet. Cette vue à 360 degrés des opérations donne aux administrateurs et aux dirigeants des cabinets d’avocats un aperçu inestimable des défis opérationnels du cabinet, défis que les solutions technologiques juridiques peuvent aider à résoudre.
En effet, le bon logiciel juridique constitue un véritable égalisateur pour de nombreux cabinets d’avocats, les aidant à fonctionner plus efficacement, à mieux satisfaire leurs clients et à maintenir un rendement compétitif par rapport aux grands cabinets. Mais évaluer une nouvelle technologie et obtenir l’adhésion des dirigeants peut être un processus complexe.
Dans cet article de blog, nous vous expliquerons comment les administrateurs de cabinets d’avocats et les directeurs de bureau comme vous peuvent convaincre les partenaires du cabinet de mettre en œuvre une nouvelle technologie juridique qui automatisez, rationalisez et simplifiez les processus de votre cabinet d’avocats. Nous avons également inclus les meilleures pratiques pour rechercher des solutions technologiques et créer un plan de transition et de mise en œuvre pour communiquer votre proposition. Commençons par les étapes que les administrateurs de cabinets d’avocats devraient suivre lorsqu’ils adoptent une nouvelle technologie juridique.
Concentrez-vous d’abord sur les défis et les points faibles
Comme l’explique notre guide sur la gestion des cabinets d’avocats, il est recommandé d’avoir une idée claire des problèmes à résoudre lorsqu’on envisage de mettre en œuvre une nouvelle technologie. Pour déterminer si une solution technologique convient à votre cabinet d’avocats, commencez par définir les problèmes existants qui ont un impact négatif sur l’entreprise. Vous pourrez alors mieux évaluer si une solution technique résoudra ces problèmes.
Par exemple, vous remarquerez peut-être que votre système de facturation légal est inefficace, prend du temps et/ou est sujette aux erreurs. Dans ce cas, une technologie comme Gestion de Clio pourrait être un choix gagnant pour votre entreprise. Clio Manage peut rationaliser la facturation grâce à des fonctionnalités telles que les plans de paiement automatisés, les paiements en ligne et le suivi des temps et des dépenses.
Parmi les autres défis auxquels votre pratique du droit peut être confrontée, citons :
Bien qu’il y ait de nombreuses options technologiques disponibles pour les cabinets d’avocats, il est important de se rappeler que votre entreprise ne bénéficiera peut-être pas de l’adoption de toutes les nouvelles technologies que vous rencontrerez. Concentrez-vous sur le qualité des avantages (tangibles et intangibles) et de la manière dont ils répondent aux besoins uniques de votre entreprise.
Faire votre recherche
Si vous êtes administrateur d’un cabinet d’avocats et que vous souhaitez rechercher une solution logicielle juridique pour votre cabinet, vous devez effectuer des recherches approfondies. Documentez vos découvertes au fur et à mesure. Cela vous fera gagner du temps plus tard si vous décidez de créer une proposition.
Apprenez comment cela fonctionne. Il n’est pas nécessaire de devenir un porte-parole expert de la technologie. Mais il est essentiel de prendre le temps de comprendre le fonctionnement du logiciel. Recherchez des ressources pour vous aider. Par exemple, Clio propose un webinaire d’introduction gratuit pour démontrer comment le logiciel peut aider votre entreprise. En plus d’une compréhension de base du fonctionnement de la technologie, tenez compte de facteurs tels que sécuritéutile intégrationset soutien.
Faites une liste des avantages et des inconvénients. Assurez-vous de bien comprendre les avantages et les inconvénients du nouveau logiciel. Tenez compte de facteurs tels que le coût, la facilité d’utilisation, les avantages, les mises à jour et la migration des données.
Découvrez le concours. Armé de vos listes d’avantages et d’inconvénients, comparez la technologie avec d’autres options technologiques similaires pour voir quelle solution convient le mieux à votre entreprise.
Obtenez une démo gratuite. De nombreuses solutions technologiques juridiques offrent une démo gratuite du logicielUne démonstration personnalisée peut vous aider à répondre à des questions spécifiques que vous pourriez avoir pour le fournisseur de technologie.
Effectuer une analyse SWOT
L’analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (SWOT) du logiciel juridique peut vous aider à décider si vous devez aller de l’avant avec la nouvelle solution technologique.
Le processus d’analyse SWOT pose des questions essentielles liées à chacune des quatre catégories. Ces questions permettent de créer une image claire du potentiel d’une solution et de la manière dont elle peut bénéficier à votre cabinet d’avocats. Une analyse SWOT complète vous informera mieux des risques et des avantages du logiciel proposé.
De plus, une analyse SWOT est un excellent moyen de collecter des données, un outil utile pour présenter une nouvelle option de technologie juridique à la direction. Après tout, rien ne parle plus fort que des chiffres concrets. De plus, les associés de votre cabinet d’avocats seront probablement intéressés par les éléments suivants au moment de prendre leur décision :
Combien d’argent et de temps le nouveau logiciel permettra-t-il d’économiser ? (Force)
Dans quelle mesure sera-t-il difficile et long de mettre en œuvre la nouvelle technologie ? (Faiblesse)
Quelle augmentation potentielle des bénéfices et/ou des revenus le nouveau logiciel générera-t-il ? (Opportunité)
Quels sont les risques encourus si nous adoptons le nouveau logiciel ? (Menace)
En savoir plus sur comment mener une analyse SWOT.
Documentez vos découvertes
L’analyse approfondie d’une nouvelle technologie potentielle ne représente que la moitié de la préparation requise si vous êtes un administrateur de cabinet d’avocats et souhaitez recommander un nouveau logiciel à votre cabinet d’avocats. Pour présenter votre solution technologique plus efficacement, vous devez enregistrer vos conclusions dans un document formel.
Votre proposition formelle d’adoption d’un nouveau logiciel juridique dans votre entreprise doit inclure :
Résumés et résultats de votre recherche (y compris les coûts et les données concurrentielles)
Votre analyse SWOT
Votre plan de transition et de mise en œuvre
Si possible, une évaluation du ROI potentiel
Une fois que vous avez identifié une solution qui répond aux besoins de votre entreprise, il est temps de réfléchir à la manière de la mettre en œuvre.
Créer un plan de transition et de mise en œuvre de la technologie juridique
Le changement est difficile. Vous pouvez également faire face à de la résistance lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel dans votre entreprise. Pour faciliter l’adaptation du personnel, commencez par présenter une image claire de la situation actuelle. Incluez les problèmes, la solution potentielle, comment mettre en œuvre cette solution et à quoi s’attendre une fois que votre cabinet passera au nouveau logiciel juridique. Élaborez un plan complet de transition et de mise en œuvre. Avoir un plan contribuera à garantir que votre entreprise bénéficiera d’un processus de déploiement et d’intégration fluide.
Votre plan doit présenter des réponses aux questions que le personnel peut se poser sur la manière dont vous allez mettre en œuvre la nouvelle solution, telles que :
1. À quoi ressemblera la période de transition/migration ?
Si vous envisagez de transférer les données de votre cabinet d’avocats vers un nouveau logiciel juridique, vous devez disposer d’un plan et d’une équipe de soutien pour y parvenir rapidement, en toute sécurité et efficacement.
Clio propose par exemple des solutions complètes services de migration et support de migration de données. Que vous passiez d’un système de tableur manuel, d’une solution basée sur un serveur ou d’une autre solution basée sur le cloud à Clio, un spécialiste de la migration dédié travaillera avec votre entreprise pour vous aider à transférer vos données de manière sécurisée et rapide. Vous pouvez également travailler avec un consultant certifié Clio (plus d’informations ci-dessous).
2. Comment allez-vous encourager le personnel et les associés de votre cabinet d’avocats à adopter le nouveau logiciel juridique ?
Comme le dit Matt Homann, ancien avocat devenu PDG d’une société de design gestion du changement pour les cabinets d’avocats Dans une interview, le changement peut être un paradoxe pour de nombreux cabinets d’avocats.
Comme le dit Matt, « les gens ne veulent pas changer parce qu’ils perdent quelque chose. Ils perdent leurs connaissances en raison de leur ancienne façon de faire les choses. Ils perdent leur pouvoir. Ils perdent leur statut. Ils perdent leur confort. Ils perdent la capacité de faire quelque chose de manière simple, même si c’est fondamentalement plus compliqué. »
Dans cet esprit, trouvez des moyens d’éliminer les obstacles à l’adoption et de motiver le personnel à adopter la nouvelle solution technologique. Quelques tactiques utiles décrites par le Conseil des ressources humaines de Forbes inclure:
Aidez les employés à voir la valeur pour eux-mêmes et pour le cabinet d’avocats. Si le personnel comprend parfaitement comment le nouveau logiciel rendra son travail plus facile, plus efficace et/ou moins stressant, tout en aidant l’entreprise à mieux réussir, il sera peut-être moins résistant au changement.
Proposer plusieurs options de formation. Proposez des contenus de formation sous différents formats pour s’adapter aux différents styles et préférences d’apprentissage. Envisagez une stratégie qui utilise des formations en ligne et en personne, des vidéos explicatives à la demande, un centre d’aide et des employés qualifiés agissant comme tuteurs pour les autres membres du personnel.
Récompensez les employés. Encouragez l’adoption en récompensant les employés de la manière la plus significative pour eux, comme des cartes-cadeaux café pour avoir suivi la formation. Un déjeuner d’équipe lorsque tous les membres ont atteint une étape de mise en œuvre désignée est également utile.
Essayez des plateformes d’apprentissage amusantes et expérientielles. Rendre l’apprentissage amusant et enrichissant pour les employés contribue à promouvoir l’adoption des logiciels. Pour stimuler l’engagement, envisagez d’intégrer des fonctionnalités de jeu (c’est-à-dire l’obtention de badges ou de micro-certificats) dans le processus de formation.
Les principes de persuasion du Dr Robert Cialdini peuvent également vous aider à obtenir l’adhésion au changement au sein de votre entreprise. Découvrez d’autres conseils tirés de notre entretien avec lui.
3. Qui sera responsable de quoi ?
Déterminez clairement qui sera responsable de chaque aspect de la transition afin d’éviter les problèmes de communication et les lacunes de mise en œuvre. Mais ne surprenez personne : assurez-vous de communiquer clairement et en amont avec toutes les personnes concernées.
4. À quoi ressemblerait un calendrier réaliste ?
Lors de vos recherches sur la nouvelle technologie juridique, vous devez déterminer la durée de la transition. Tenez compte du temps dont votre entreprise aura besoin, depuis la décision d’adopter le nouveau logiciel juridique jusqu’au moment où votre entreprise sera pleinement opérationnelle. N’oubliez pas de prendre en compte des éléments tels que la migration des données et la formation du personnel.
Présentez votre proposition
Une fois que vous avez soigneusement recherché, planifié et documenté votre proposition, l’étape suivante consiste à présenter formellement votre proposition.
Organisez une réunion avec les associés directeurs, le CTO ou d’autres décideurs. Si possible, invitez d’autres membres du personnel du cabinet d’avocats à écouter votre proposition. Engager d’autres membres du personnel peut être utile puisque le nouveau logiciel résoudra les problèmes qu’ils peuvent actuellement rencontrer.
Venez préparé avec votre plan et votre documentation. Soyez également prêt à discuter de questions potentielles concernant votre proposition et le nouveau logiciel de technologie juridique.
Envisagez de travailler avec un consultant en technologie juridique
Si votre proposition est acceptée et que vous obtenez l’adhésion à la solution technologique que vous proposez, félicitations ! Il est temps de mettre en œuvre votre plan de mise en œuvre. Bien qu’il y ait une courbe d’apprentissage et une période de transition inévitables lors de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie, si vous avez effectué les préparatifs et disposez du soutien adéquat, le déploiement et l’adoption devraient se dérouler sans heurts.
Pour une transition encore plus fluide, vous pouvez envisager de travailler avec un consultant en technologie. Par exemple, supposons que vous ayez décidé d’adopter Clio dans votre cabinet d’avocats. Dans ce cas, Programme de consultant certifié de Clio peut mettre votre entreprise en contact avec des consultants et des professionnels qui peuvent vous aider à démarrer votre pratique.
Les administrateurs de cabinets d’avocats peuvent être le fer de lance du changement dans les cabinets d’avocats
Les administrateurs de cabinets d’avocats peuvent jouer un rôle essentiel en soutenant leur cabinet et en favorisant des changements qui améliorent les résultats. Vous pouvez être un administrateur de cabinet d’avocats chargé d’évaluer les solutions technologiques juridiques potentielles pour votre cabinet d’avocats. Ou peut-être pensez-vous qu’un nouveau logiciel juridique aidera votre cabinet d’avocats à rationaliser les flux de travail et à améliorer ses revenus. Quoi qu’il en soit, vous pouvez faire une différence dans la réussite future de votre entreprise en améliorant sa pile technologique.
Bien que mener des recherches approfondies, préparer un plan et présenter une proposition sur une nouvelle technologie aux principaux décideurs demande du temps et des efforts, cela peut s’avérer payant à long terme, tant pour vous que pour la santé financière de votre entreprise.
Pour des conseils supplémentaires, assurez-vous de lire notre article sur la façon dont les administrateurs de cabinets d’avocats peuvent aider à gérer la technologie juridique.
Nous avons publié cet article de blog en juin 2024. Dernière mise à jour : 26 juin 2024.
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