Connaissez-vous la plus grande source de plaintes de clients contre les avocats ? Communication : appels non retournés, e-mails sans réponse, etc. La deuxième source de plaintes ? Argent. Plus précisément, comment les avocats gèrent les fonds de leurs clients.
Complexités comptables des cabinets d’avocats
La comptabilité joue un rôle essentiel dans toute entreprise. Quel que soit le secteur, une entreprise suit les bénéfices et les pertes, les événements fiscaux et d’autres mesures financières. Les cabinets d’avocats font tout cela tout en comptabilisant avec précision les recettes et les décaissements par dossier.
À certains égards, la comptabilité en fiducie – suivre les fonds que nous recevons de ou au nom de clients, mais que nous n’avons pas encore gagnés pour nous-mêmes – est plus facile que la comptabilité d’entreprise standard :
Nous n’avons pas à surveiller les profits ou les pertes ; Nous n’enregistrons pas de dépréciation des actifs physiques ni d’amortissement des actifs incorporels ; et nous ne nous soucions pas des intérêts gagnés ou des événements fiscaux.
Si les cabinets d’avocats n’avaient à se soucier que de leur compte en fiducie (également appelé IOLTA, IOLA ou compte séquestre, selon votre juridiction), ils pourraient avoir la tâche plus facile qu’une entreprise générique ou une organisation à but non lucratif. Malheureusement, les charges liées aux comptes en fiducie d’un avocat s’ajoutent aux exigences générales de comptabilité de l’entreprise.
Le logiciel simplifie la situation
Heureusement, les besoins supplémentaires de la comptabilité en fiducie correspondent à ce pour quoi les ordinateurs sont efficaces :
Gérer les fonds des clients par sujet ; Faire correspondre chaque reçu ou décaissement aux pièces justificatives ; et Rapprocher sans douleur les chiffres entre le grand livre électronique de l’entreprise, les montants déclarés par la banque et les soldes en fiducie pour chaque affaire.
La comptabilité générale peut faire une partie de cela, mais pas la totalité. Peut-être qu’il pourrait détenir des documents « importants pour l’audit » et effectuer un rapprochement entre lui-même et la banque, mais il lui manque les outils de base dont les avocats ont besoin. De la même manière que les cabinets bénéficient d’un logiciel de gestion des cabinets d’avocats pour organiser leurs affaires, les cabinets ont besoin d’un logiciel de comptabilité qui comprend les comptes en fiducie, les affaires et leurs rôles uniques dans le domaine juridique.
Le bon logiciel de comptabilité juridique réduit une grande partie du stress.
La comptabilité en fiducie robuste et accessible de CosmoLex facilite l’enregistrement et la déclaration appropriée de l’activité de votre compte en fiducie.
Tirer parti des outils pour bien faire les choses du premier coup
Les plaintes disciplinaires et client centrées sur l’argent mentionnées ci-dessus ne proviennent pas de malversations d’un avocat. La plupart des plaintes disciplinaires ne résultent pas d’un détournement délibéré mais d’une négligence. Une solution, comme CosmoLex, qui encourage (et peut imposer) une bonne tenue de registres, favorise la conformité et prévient les problèmes.
Si votre entreprise s’appuie sur un programme de comptabilité « à usage général » et sur un programme de gestion des dossiers distinct pour les informations sur les dossiers et la facturation, cette séparation introduit des complications inutiles. L’utilisation de programmes distincts crée un espace propice à l’erreur humaine. Si vous conservez à la fois un calendrier électronique et un calendrier papier et qu’ils ne sont pas d’accord, vous perdez du temps à déterminer lequel est correct. De même, personne ne devrait jouer au « téléphone financier », en relayant les chiffres entre les produits en espérant qu’aucune erreur ne se produise.
CosmoLex fournit une gestion de cabinet et une comptabilité générale complète en un seul endroit. Gérez les détails des dossiers, facturez les clients, suivez et rapprochez les comptes professionnels et en fiducie dans un seul produit Web adapté aux appareils mobiles.
Sous ce parapluie à source unique, CosmoLex :
Collecte toutes les informations de référence sur les transactions nécessaires de manière prête à l’audit ; Sépare l’argent du compte en fiducie et les activités de transaction par affaire et par client, empêchant ainsi le mélange des fonds de différents clients ; Prend en charge les chèques imprimés par ordinateur pour éviter les numéros de chèque en double ou la rédaction de chèques à partir du mauvais compte ; Protège contre le découvert non seulement du compte en fiducie global, mais également contre le découvert du solde en fiducie de toute affaire individuelle ; Vous permet de « clôturer les livres » sur une question ou une période pour empêcher d’autres modifications ou modifications ; et se connecte à votre banque ou institution financière pour importer directement les données de transaction afin que vous puissiez les examiner et les confirmer.
Exécutez rapidement des rapports pour vérifier leur exactitude et leur exhaustivité
Des rapports significatifs et exploitables commencent par de bonnes données. La qualité des rapports dépend d’une comptabilité de qualité. CosmoLex produit des rapports qui vous tiennent informé et conforme aux obligations juridictionnelles. Les rapports de base et perspicaces comprennent :
Rapport sur les soldes du grand livre de fiducie : Ce rapport, connu des praticiens canadiens sous le nom de liste de fiducie, indique les soldes de fiducie de chaque client par affaire, la dernière date de toute activité et si l’affaire est ouverte ou fermée. Grand livre de confiance des clients : ce rapport est un mini relevé bancaire pour chaque affaire. Il montre les crédits et les débits, ainsi qu’un solde courant. Si vous disposez des fonds d’un seul dossier dans plusieurs comptes en fiducie, cela s’adapte également à cette variation.
Rapport de rapprochement : ce rapport compare le solde de clôture de la banque à votre solde de clôture enregistré. Il révèle également les transactions non compensées, telles que les chèques non encaissés. Rapport de rapprochement à 3 voies : ce rapport s’appuie sur le rapport de rapprochement, affichant les numéros de la banque, les chiffres globaux de votre compte en fiducie et les numéros du grand livre des clients. Les rapports de rapprochement à trois voies garantissent que les totaux bancaires correspondent aux totaux des comptes en fiducie et que les deux totaux correspondent aux rapports des grands livres au niveau du sujet. Les auditeurs adorent ce rapport.
Les meilleures pratiques produisent les meilleurs résultats
Les principes fondamentaux permettent une comptabilité fiduciaire sans stress.
Exécutez les rapports mensuellement et agissez sur les problèmes. Les dossiers clos ne devraient pas avoir de soldes de confiance. Enquêtez sur les comptes dormants et les chèques non encaissés. Transférez les fonds non affectés à leur destination appropriée. Connaissez vos exigences en matière d’audit. Conservez des registres, y compris des copies des bordereaux de dépôt, des chèques annulés et des relevés, pour la période concernée.
Facilitez la comptabilité en faisant ce qu’il faut rapidement et en accédant facilement à des informations financières pertinentes et vérifiées. CosmoLex aide la comptabilité fiduciaire de votre cabinet à tenir les registres appropriés, à répondre aux exigences juridictionnelles et d’audit et à fonctionner généralement sans problème. Apprenez-en plus et planifiez une démonstration sur le site Web de CosmoLex.
Dernière mise à jour le 1er février 2024
