Le conseiller confidentiel aux deux casquettes (Cautius)

Auteur : Annick Alders (Cautius)

Ne laissez pas une main savoir ce que fait l’autre. Ce n’est pas seulement un précepte biblique, mais pourrait aussi être un leitmotiv pour les conseillers de confiance qui combinent leur mandat avec un autre poste dans l’entreprise. Après tout, les différentes formes de loyauté et de confiance qui accompagnent chaque poste créent une dynamique complexe. Nous examinons en quoi consiste exactement la tâche du conseiller de confiance, quelles fonctions ne doivent pas être combinées et comment agir si le conseiller de confiance porte deux casquettes.

Des conseillers plus confidentiels

Depuis le 1er décembre 2023, tout employeur d’au moins 50 salariés est obligé de désigner un conseiller de confiance. Un pas dans la bonne direction législative, même si l’effet de ces mesures doit être quelque peu nuancé. En Belgique, 97,27% (!) des employeurs ont moins de 50 salariés[1]. Cette législation ne signifie donc pas une révolution copernicienne. Toutefois, le fait que des conseillers de confiance supplémentaires aient été nommés entre-temps reste une bonne chose. Cependant, les conseillers de confiance ont rarement le luxe d’exercer leur mandat à temps plein et ils combinent souvent cela avec un autre travail quotidien, souvent à titre de conseiller en prévention ou d’employé RH.

Avant que l’employeur ne présente ces personnes comme candidates au mandat, chacun d’entre eux devrait se demander si cette combinaison bénéficiera ou nuira au bien-être du conseiller de confiance et de l’organisation dans son ensemble.

Que fait le conseiller de confiance dans l’entreprise ?

Le conseiller de confiance joue un rôle clé dans la prévention de première ligne des risques psychosociaux. Un conseiller de confiance compétent qui connaît le fonctionnement de l’entreprise de l’intérieur peut réduire le nombre d’interventions psychosociales formelles et donc le besoin d’un conseiller (externe) en prévention. Cela peut entraîner des économies de coûts importantes en termes d’absentéisme, de baisse de performance due à un environnement de travail dégradé et de coûts liés à l’intervention du conseiller en prévention. De plus, le conseiller de confiance comprend mieux les dynamiques internes qu’une personne extérieure et peut donc réagir plus rapidement. Sa proximité et la confiance des collaborateurs sont essentielles.

Le conseiller de confiance remplit diverses tâches tant au niveau individuel que collectif.

Niveau collectif

Participation à l’élaboration des procédures psychosociales internes[2]
Tenue du registre des faits concernant les tiers[3]
Assister aux réunions du CPPW avec voix consultative, lorsque la prévention des risques psychosociaux est à l’ordre du jour[4]
Fournir des données anonymisées et collectives au conseiller en prévention pour le rapport annuel[5]
Fournir au moins une fois par an les données sur les incidents répétés au PAPS (le conseiller en prévention des aspects psychosociaux)[6]

Niveau individuel

Réaliser des interventions psychosociales informelles[7]
Consultation et partage d’informations avec les PAPS[8]
Avec l’accord explicite du demandeur, partager les informations avec le médecin du travail[9]

Malgré son rôle d’information assez étendu, le conseiller de confiance est surtout connu pour les interventions psychosociales informelles pour lesquelles les salariés peuvent se tourner vers lui.

Ce rôle englobe les principales activités

Mener des échanges pour informer sur les différentes possibilités d’action du candidat et être à l’écoute Intervenir auprès d’une autre personne de l’entreprise Faire la médiation entre différentes personnes

L’autonomie dans l’exercice du poste est cruciale

Plus le conseiller de confiance jouit d’autonomie, plus il gagnera en confiance. L’autonomie dans ce contexte signifie que le conseiller de confiance doit pouvoir agir de manière indépendante, sans recevoir d’instructions de son supérieur hiérarchique.[10] . Il ne devrait pas non plus subir de pression ou de désavantage. C’est assez logique. Un conseiller de confiance doit être capable d’agir en tant que tiers indépendant et neutre entre l’employeur et l’employé ou entre les employés eux-mêmes. Le conseiller de confiance ne peut prendre position et n’est pas le défenseur du salarié ou de l’employeur.

Pas de poste de direction

Le souci d’autonomie a contraint le législateur à imposer des incompatibilités. Outre l’impossibilité de cumuler une fonction de conseiller de confiance avec un mandat au sein d’un organe consultatif, cela s’applique également aux personnes qui font partie du « personnel de direction ». Il s’agit en outre des personnes chargées de la gestion journalière de l’entreprise ou de l’institution qui sont autorisées à représenter et engager l’employeur, ainsi que les salariés immédiatement subordonnés à ces personnes, lorsqu’ils accomplissent également des tâches de gestion journalière. (art. 32sexies loi sociale).

La caractéristique la plus importante de ces personnes est la participation à la gestion quotidienne. Bien que cela ne soit pas toujours simple en pratique, cela ne doit pas être apprécié au sens du droit des sociétés, mais se limite à l’exercice effectif de la gestion quotidienne, indépendante et continue de l’entreprise.

Ce sont donc des personnes disposant d’une grande autonomie dans leurs actions. Il peut s’agir de personnes ou d’organismes pouvant représenter et relier l’employeur (niveau 1), ainsi que de leurs subordonnés directs qui ne peuvent pas le faire, mais exercent néanmoins des tâches de gestion quotidienne et disposent de pouvoirs de décision, de coordination et de contrôle. au sein de leur propre département (niveau 2). La gestion quotidienne se limite à ces deux niveaux hiérarchiques les plus élevés[11]. Il y a beaucoup de discussions au sein du système judiciaire sur l’interprétation du concept et des niveaux. Par exemple, le directeur général et/ou l’ensemble du comité de direction, mais aussi le conseil d’administration, peuvent prétendre au premier niveau, selon celui qui exerce effectivement la gestion quotidienne. Le deuxième niveau peut alors être : le directeur RH, le directeur juridique, le directeur commercial, etc. ou leurs collaborateurs directs, dans la mesure où les premiers constituent le premier niveau. [12]

Dans tous les cas, le titre qu’une personne détient est subordonné aux tâches qu’elle accomplit et aux responsabilités qu’elle assume au sein de l’organisation.

Le pouvoir de prendre des décisions susceptibles de modifier les conditions d’emploi et/ou de mettre fin au contrat de travail est apparemment un indicateur important de l’autonomie recherchée.[13]. En effet, on ne peut pas attendre du salarié qu’il partage des informations – parfois compromettantes pour lui – avec celui qui peut le licencier.

Mais d’autres peuvent aussi ne pas convenir

Outre la stricte incompatibilité avec un poste de direction, un salarié peut également ne pas être perçu comme totalement impartial par l’employeur et le salarié. Cela doit être évalué au cas par cas. Prenons par exemple l’épouse du directeur général qui est employée dans l’entreprise, mais aussi quelqu’un qui, à proprement parler, n’appartient pas au niveau 1 ou 2 des managers, mais qui se rapproche néanmoins trop de l’émanation de l’autorité. par ex. un responsable RH. L’employeur doit être assisté dans la proposition par le PAPS et le comité doit faire l’évaluation finale en termes de confiance et d’autonomie. A défaut de commission, la délégation syndicale ou une autre délégation du personnel doit être consultée conformément à l’art. 52 et 53 de la loi sur la protection sociale.

Et la double casquette ?

Dans la réalité des entreprises belges, les conseillers de confiance combinent leur rôle avec d’autres fonctions, par exemple en tant que conseiller en prévention ou employé RH.

Cependant, certaines combinaisons entraînent moins de perturbations que d’autres dans le bien-être de l’entreprise et du conseiller de confiance concerné.

Le conseiller de confiance ne peut pas choisir lui-même s’il revêt sa casquette de conseiller de confiance ou d’employé régulier. En effet, cela va totalement à l’encontre de l’intention du droit social et pénal, notamment de garantir aux autres salariés la certitude absolue que tout ce qu’ils communiquent au conseiller de confiance reste secret et confidentiel.

Pour que cela soit réalisable, le conseiller de confiance devra s’assurer qu’il est incontestablement clair, tant pour lui-même que pour l’employé concerné, qu’il est très clair à quel titre la conversation ou la communication a lieu.

Bien que cela ne soit pas explicitement exigé par la réglementation, il me semble sain que le conseiller de confiance suppose, au moindre doute, que la communication est faite dans le cadre de sa fonction confidentielle. Cela sera en tout cas le cas pour les questions qui ne relèvent pas des tâches quotidiennes du collaborateur si celui-ci n’agit pas en tant que conseiller de confiance. Le conseiller de confiance attentif et assidu ne se demande pas pourquoi un rapport ou une conversation tomberait sous le secret professionnel, mais devrait se poser la question inverse : pourquoi cette communication ne tomberait-elle pas sous le secret professionnel ?

Bron : Fais attention

[1] https://economie.fgov.be

[2] Art. I.3-9 Codex

[3] Art. I.3-3 Codex

[4] Art. II.7-25, 5°Codex

[5] Art. I.3-65

[6] Art. I.3-64

[7] Art. I.3-12 Codex

[8] Art. I.3-63 et art. 32 quinquiesdecies, 6° Loi de Prévoyance

[9] Art. 32,6° cinquante millions

[10] Art. 32e Loi sur la protection sociale

Art. I.3-57 Codex et art. 32e Loi sur la protection sociale

[11] (Circulaire du 6 juin 2003, Moniteur belge du 1er juillet 2003, chapitre 1, point n° 3.4.)

[12] Un bon résumé des règles et de leur application pratique peut être trouvé dans l’arrêt du Tribunal du Travail de Bruxelles du 12 février 2012 (12/607/A www.juridat.be)

[13] . (Projet de loi complétant la loi du 4 août 1996, Parl. St. 53-3101, 36)