Lorsque j’ai créé mon propre cabinet d’avocats il y a près de cinq ans, je savais que j’aurais besoin d’un numéro de téléphone, d’une adresse e-mail et de tous les autres moyens par lesquels les clients et les avocats pourraient me joindre. Lorsque j’ai inscrit l’entreprise pour un numéro de téléphone, un numéro de fax était également inclus dans l’accord. Je n’ai jamais possédé de télécopieur, mais depuis que j’ai configuré ma ligne de télécopie, si quelqu’un utilise mon numéro de télécopie professionnel, je reçois un e-mail contenant les documents télécopiés. Au fil des années, j’ai reçu des télécopies de fournisseurs et d’avocats, mais je ne me souviens pas d’une fois récente où j’ai reçu ou envoyé une télécopie. Cependant, la plupart des cabinets d’avocats semblent toujours conserver des numéros de fax et, dans certains cas, les numéros de fax peuvent être utiles aux professionnels du droit.
La principale raison pour laquelle les fax sont parfois utiles est peut-être lorsque les gens souhaitent créer moins de documents lorsqu’ils mènent des affaires juridiques. Par exemple, certains juges préfèrent traditionnellement recevoir des fax plutôt que des courriels d’avocats. Un jour, j’ai demandé à un greffier pourquoi c’était le cas. Le greffier a expliqué que les télécopies peuvent créer moins de tracas pour un juge. Avec un e-mail, un enregistrement de la communication est sauvegardé pour toujours, ce qui peut créer des problèmes si une demande de communication avec les chambres est faite.
Cependant, avec les télécopies, le tribunal reçoit une copie d’une communication et de tous les documents joints, et il existe simplement une copie papier plutôt qu’une copie électronique de la communication qui existe quelque part. En conséquence, il y a moins d’enregistrements associés à la communication. Bien entendu, les fax sont moins pratiques pour communiquer avec les tribunaux, car il est plus difficile de confirmer qu’un fax a été envoyé, il y a moins d’enregistrement de la communication et les fax sont difficiles à envoyer lors de l’envoi de nombreuses pages. De plus, un enregistrement plus petit n’est créé que si le destinataire utilise un télécopieur traditionnel et évite une application de télécopie vers courrier électronique. Cependant, les télécopies peuvent toujours être utiles pour réduire l’enregistrement d’une communication dans certains cas.
J’ai parlé un jour avec un greffier qui m’a dit que certains juges préfèrent également communiquer par fax lors de l’envoi de projets d’avis entre juristes. Apparemment, l’envoi d’un projet par fax pourrait rendre plus difficile la fuite d’un fax et pourrait garantir qu’il y ait moins de traces d’un projet d’avis. Cela peut être utile si un avis final diffère considérablement du projet d’avis, et la diffusion d’éléments par fax peut être plus sûre que l’envoi d’avis et d’autres informations sensibles par courrier électronique.
Certains fournisseurs peuvent préférer utiliser les fax pour diverses raisons. Par exemple, j’ai dû une fois communiquer avec un prestataire médical par fax. Je n’ai pas vraiment compris pourquoi ce fournisseur préférait le fax alors que le courrier électronique ou une application Internet pouvait être utilisé pour coordonner les affaires entre le fournisseur et les autres parties prenantes d’un dossier. J’ai interrogé le fournisseur à ce sujet, et il m’a répondu que les fax étaient meilleurs pour les informations sensibles (informations médicales, numéros de sécurité sociale et autres éléments similaires susceptibles de causer des dommages en cas de fuite) en raison du risque de piratage d’un compte de messagerie ou d’un autre système informatique. enfreindre.
Cependant, si les documents étaient télécopiés et qu’aucune copie électronique des documents n’était échangée entre le vendeur et d’autres, il n’y avait aucun risque de violation à moins que quelqu’un n’accède aux dossiers papier du vendeur. Bien entendu, l’envoi de questions par télécopie au fournisseur pourrait rendre plus difficile pour celui-ci le suivi des communications et des dossiers liés aux questions sur lesquelles il travaillait. Cependant, le fournisseur a estimé que les inconvénients valaient la sécurité accrue associée à l’utilisation des fax.
Même si les télécopies peuvent sembler être une technologie désuète du passé, elles ont encore des utilités dans la pratique du droit. Personne ne sait si les fax seront utiles au cours de la prochaine décennie, mais pour l’instant, cela ne ferait pas de mal si les cabinets d’avocats continuent de conserver leurs numéros de fax.
Jordan Rothman est associé de The Rothman Law Firm, un cabinet d’avocats à service complet de New York et du New Jersey. Il est également le fondateur de Student Debt Diaries, un site Web expliquant comment il a remboursé ses prêts étudiants. Vous pouvez contacter la Jordanie par e-mail à jordan@rothman.law.
