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Utilisez cette liste de contrôle de fin d’année pour les petits cabinets d’avocats pour évaluer rapidement vos systèmes de pratique et les risques éthiques – et prévoyez de les améliorer pour la nouvelle année.
Préparez votre audit éthique de fin d’année
À l’approche de la fin de l’année, c’est le moment idéal pour parcourir les systèmes de votre cabinet afin de déterminer lesquels peuvent présenter des risques éthiques dans leur état actuel. Du calendrier aux communications en passant par l’utilisation de la technologie, cela vous aidera à vous préparer à un audit éthique plus approfondi de vos plus grands risques et à planifier comment y remédier au cours de la nouvelle année.
Le but de l’évaluation des risques avant la fin de l’année est de vous concentrer davantage, afin que vous puissiez définir des priorités et vous concentrer sur des projets plus importants à venir. Il semble que nous passons beaucoup de temps à l’introspection à la fin de l’année. Ne serait-il pas formidable d’aborder la nouvelle année avec une idée plus claire des domaines sur lesquels se concentrer ?
Considérez cette liste de contrôle de fin d’année comme un programme pour vos cours de fin d’année.
Liste de contrôle de fin d’année pour les petits cabinets d’avocats
1. Énumérez les domaines clés de l’activité de votre cabinet d’avocats
Pour commencer ce processus, énumérez les éléments clés de votre pratique. Pour la plupart d’entre nous, cela comprendra au moins les éléments suivants :
Publicité Accueil des clients Tenue des dossiers clients Calendrier des dates clés Clôture/destruction des dossiers clients Comptabilité fiduciaire Tenue des comptes d’exploitation CLE Assurance Facturation Suivi du temps Communication avec les clients
Vous pouvez également avoir :
Employés Espace de bureau/partage Entrepreneurs Assistance virtuelle (réceptionnistes, assistants, parajuristes)
Chaque pratique sera différente, mais ce sont quelques éléments communs d’une pratique solo et d’un petit cabinet.
2. Qu’est-ce qui vous empêche de dormir la nuit ? Écrivez-le
Avec votre liste en main, séparez les éléments de votre pratique entre ceux qui vous empêchent de dormir et ceux qui ne vous empêchent pas de dormir. Utilisez un bloc jaune ou une simple feuille de calcul avec trois colonnes intitulées respectivement « Préoccupation », « Inquiétude » et « Pas d’inquiétude ».
Ou téléchargez notre feuille de travail pour la liste de contrôle de fin d’année des petits cabinets d’avocats ici.
Vous est-il déjà arrivé de vous réveiller au milieu de la nuit en vous inquiétant d’une date limite de CLE ? Mettez cela dans la colonne « Inquiétudes ». Savez-vous que vous avez un parajuriste génial qui assure un excellent suivi des délais de tous les clients ? Mettez le calendrier dans la colonne « Ne vous inquiétez pas ».
Les éléments qui vous empêchent de dormir la nuit seront les éléments de premier niveau à aborder lorsque vous commencerez votre audit de fin d’année. Ce ne sont peut-être pas réellement vos plus grands risques, mais s’ils augmentent votre niveau de stress, ils doivent être corrigés immédiatement.
3. Évaluez honnêtement vos systèmes et processus
Au-delà des brûlures d’estomac nocturnes, existe-t-il des systèmes et des processus pour lesquels vous ne maîtrisez vraiment pas tout ? Soyez honnête avec vous-même : vous savez comment les repérer.
Peut-être travaillez-vous avec des fichiers clients inégaux, mais parvenez toujours à trouver ce dont vous avez besoin. Si vous examinez attentivement vos systèmes, vous réaliserez peut-être qu’il n’existe pas un seul dossier client complet sous forme électronique ou papier. Mettez la maintenance des dossiers clients sur votre liste de niveau deux pour votre audit de fin d’année. Ou peut-être savez-vous que votre assurance contre la faute professionnelle ne vous protège pas adéquatement. Payez-vous trop cher parce que vous n’avez jamais magasiné ? Êtes-vous sous ou surassuré ? Si vous avez mis à jour vos domaines de pratique, avez-vous informé votre employeur que vous vous êtes lancé dans un nouveau domaine du droit ? Ou copiez-vous simplement la demande de renouvellement de l’année dernière et envoyez-vous un chèque chaque année ? Peut-être que votre pile technologique est obsolète et que les abonnements se chevauchent, ou que vous avez retardé l’élaboration d’une politique d’utilisation de l’intelligence artificielle pour votre personnel et vos clients, même si vous avez tous expérimenté des plateformes d’IA générative. (Lisez « Comment utiliser ChatGPT pour auditer votre pile technologique. »)
Toute partie de votre pratique où vous savez que vous devez faire mieux – même si cela ne vous dérange pas sur le plan émotionnel – doit être identifiée comme quelque chose à améliorer cette fin d’année.
Rappelez-vous pourquoi les bons systèmes sont importants
Il est facile de se laisser emporter par les festivités des Fêtes et de profiter d’une période de l’année plus calme pour exercer le droit. Mais rappelez-vous pourquoi il vaut la peine d’investir du temps et de l’énergie dans l’amélioration de vos systèmes.
Faire l’objet d’une enquête du barreau de l’État concernant une plainte en matière d’éthique est un stress majeur et une perte de temps importante. De plus, les conséquences d’une plainte au barreau peuvent aller de la réprimande privée jusqu’à la radiation.
Vous pensez peut-être que garantir la synchronisation de votre calendrier avec votre téléphone ou votre logiciel de gestion de cabinet est utile, mais pas essentiel, pour le respect de l’éthique. En vérité, des systèmes simples qui vous aident à respecter les délais et à renvoyer les appels des clients pourraient vous éviter un casse-tête majeur avec le barreau de l’État.
Cela vaut bien le temps et les efforts nécessaires pour remédier aux faiblesses de vos systèmes.
Commencez à chercher des ressources
Une fois que vous avez identifié les principaux problèmes de votre pratique, prenez les deux prochaines semaines avant la fin de l’année pour rassembler des ressources afin d’apporter des améliorations. Sachez vers qui vous pouvez vous tourner lorsque vous vous asseyez réellement au début de la nouvelle année pour apporter de sérieuses améliorations.
La lecture de la rubrique « Conseils pour l’amélioration des processus » de Karen et David Skinner est un bon début.
Poser ces bases rendra cette précieuse période de fin d’année plus productive et plus précieuse. Utilisez cette liste de contrôle de fin d’année pour les petits cabinets d’avocats et faites de cette année l’année où votre cabinet se déroulera plus facilement que jamais.
Illustration ©iStockPhoto.com
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