La création de listes de contrôle pour les processus de routine des cabinets d’avocats vous fait gagner du temps et vous aide à éviter les erreurs. Voici cinq types de listes de contrôle pour vous aider à démarrer.
Les processus sont les moyens par lesquels nous faisons avancer les choses, et les listes de contrôle peuvent nous tenir au courant de ce qui doit être fait. C’est pourquoi les pilotes, les chirurgiens et les astronautes utilisent largement les listes de contrôle. Ils aident à éliminer la peur d’oublier quelque chose d’important.
Lorsque vous créez un nouveau dossier client, mettez fin à un dossier client ou effectuez un certain nombre de tâches de pratique de common law, vous disposez d’un processus standard. Cependant, bon nombre de ces processus sont probablement dans votre tête et ne sont pas bien documentés. Les listes de contrôle des cabinets d’avocats sont d’excellents outils pour vous assurer que vous effectuez ces processus de routine sans erreurs. Les listes de contrôle vous font également gagner du temps, surtout si vous souhaitez déléguer des tâches.
Alors sortons certains de ces processus de votre tête et mettons-les sur papier (ou peut-être sur papier numérique).
Cinq listes de contrôle pour les cabinets d’avocats pour vous aider à démarrer
1. Vérification des conflits
Pour analyser efficacement les conflits, vous devez disposer d’une procédure de vérification des conflits. Certaines juridictions exigent que les cabinets d’avocats maintiennent un système de vérification des conflits et mettent en place une politique. Mais en l’absence de cette exigence, je pense qu’établir une simple liste de contrôle de vérification des conflits et documenter que vous l’avez utilisée est un processus suffisant. Même dans les très petites entreprises ou les entreprises individuelles, vous ne devriez jamais vous fier à votre mémoire pour déterminer si vous avez un conflit. Détecter un conflit après le début de la représentation peut nuire au client et à votre réputation. De plus, cela crée un travail supplémentaire, comme devoir rembourser l’acompte que vous avez déjà déposé.
Voici un exemple de liste de contrôle créée à l’aide d’Evernote. Bien sûr, vous pouvez ajouter plus de détails, tels que l’emplacement des fichiers à rechercher, si vous recherchez des fichiers ouverts ou fermés, et ce qui sera recherché : e-mails, serveur de documents, base de données de contacts, etc.
2. Constitution d’un fichier client
La création de nouveaux fichiers clients prend du temps. Alors prenez votre crayon et commencez à écrire étape par étape comment vous procédez. Étoffez-le, modifiez-le et réécrivez-le jusqu’à ce que vous ayez créé une liste de contrôle claire et facile à suivre. De cette façon, vous serez prêt à déléguer les aspects administratifs de la tâche dès que vous en aurez les moyens.
3. Recevoir un acompte
Tout avocat sait qu’une mauvaise gestion d’un compte en fiducie (IOLTA) peut avoir de terribles conséquences. Créer une liste de contrôle pour vous assurer que vous déposez correctement un mandat est une bonne idée pour éviter les faux pas. Pour la liste de contrôle ci-dessous, l’objectif est de vous assurer que vous traitez correctement la réception initiale de l’acompte. (Remarque : LPMS signifie Law Practice Management System.) Dans « Souhaitez-vous obtenir un compte en fiducie ? J’examine le processus de comptabilité en fiducie plus en détail.
4. Faire la comptabilité de fin de mois
En suivant une liste de contrôle de fin de mois, vous garderez un œil sur l’aspect commercial de votre cabinet. Certaines des étapes à inclure sont :
Assurez-vous que toutes les dépenses mensuelles et les paiements reçus ont été enregistrés. Rapprocher les comptes d’exploitation et les comptes en fiducie. Signez les rapports rapprochés (en particulier les comptes en fiducie si vous avez délégué cette tâche à quelqu’un d’autre). Examinez les principaux indicateurs financiers et de performance, notamment : Rapports de profits et pertes mensuels et cumulatifs Factures en souffrance Soldes IOLTA par client Nombre de nouveaux clients ou de nouveaux dossiers ce mois-ci Mettez à jour votre feuille de calcul d’analyse des flux de trésorerie. Si les bénéfices augmentent, pensez à vous accorder une augmentation !
5. Clôture d’un dossier
Il y a des règles que vous devez suivre et des choses que vous voudrez faire pour clôturer un dossier. La création d’une liste de contrôle de ces étapes vous permettra de rester en conformité avec les règles de conservation des documents clients. Votre liste peut inclure ces éléments :
Informez les clients que leur dossier est terminé et informez-les des prochaines étapes qu’ils devront suivre. Conservez les documents clients pendant la période requise dans votre juridiction. Remettre les documents originaux au client. Demandez des références et répétez vos affaires. (Vous pouvez également demander à votre client de laisser un avis sur l’un de vos sites de profil en ligne.) Rappelez aux clients tout solde impayé et vos procédures de paiement.
Bonus : les avantages de créer des listes de contrôle pour les cabinets d’avocats
Une fois que vous avez commencé à créer des listes de contrôle, vous pouvez commencer à les compiler dans un manuel de politique de gestion des risques – que les assureurs contre la faute professionnelle adorent ! Les listes de contrôle des cabinets d’avocats permettront de mieux faire les choses et de gagner du temps. Les listes de contrôle constituent la première étape vers la création de systèmes qui vous aideront à faire évoluer et à développer votre pratique. Vous dormirez mieux en sachant que ces choses sont toujours bien faites.
Image © iStockPhoto.com. Mis à jour à partir d’un article initialement publié en 2015.
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