Vous avez investi votre temps et votre expertise dans la résolution du problème juridique d’un client. Vous avez méticuleusement enregistré chaque minute facturable et vous avez rapidement envoyé une facture détaillée. Mais les semaines passent et le silence s’ensuit. Malgré quelques suivis assidus, la facture finit par se perdre dans le déluge des responsabilités quotidiennes. Cela vous semble trop familier ? Vous n’êtes pas seul : le recouvrement des comptes clients reste un problème majeur pour les cabinets d’avocats.
Même si le succès de toute entreprise dépend de la ponctualité des paiements, de nombreux avocats sont confrontés à des retards ou, pire encore, à des non-paiements. D’après Clio Rapport sur les tendances juridiques 2023, le taux de recouvrement (le pourcentage du travail facturé qui est payé) parmi les cabinets d’avocats est de 89 %, laissant 11 % des factures non recouvrées. De toute évidence, il reste encore beaucoup à faire pour améliorer le processus de recouvrement des comptes clients.Dans ce blog, nous partagerons des méthodes simples mais efficaces pour vous aider à améliorer le recouvrement des comptes clients dans votre entreprise, toutes appuyées par les informations de notre dernier Rapport sur les tendances juridiques. En mettant en œuvre ces stratégies, vous accélérerez les paiements, augmenterez les résultats financiers de votre cabinet et récupérerez un temps précieux pour exercer le droit.
Que sont les recouvrements de comptes clients ?
Les comptes clients font référence aux paiements dus à une entreprise pour des services qui ont été fournis mais non encore encaissés. En d’autres termes : c’est le montant que vous pouvez espérer recevoir à l’avenir. Un efficace processus de recouvrement des comptes clients offre de nombreux avantages, notamment des flux de trésorerie améliorés, des relations clients plus solides et des charges administratives réduites.
Malgré cette importance, de nombreux cabinets d’avocats sont confrontés à des défis en matière de recouvrement des comptes clients. Certains des principaux obstacles comprennent la réticence des clients à payer leurs factures et les contraintes de temps ou technologiques qui empêchent les avocats de suivre les paiements impayés. En relevant ces défis, les entreprises peuvent ouvrir la porte à de nouveaux niveaux de réussite.
Réduire le blocage des recouvrements de comptes clients
Les comptes clients ne se limitent pas au montant d’argent collecté par une entreprise. Cela englobe également la rapidité et la régularité avec lesquelles une entreprise est payée – une mesure connue sous le nom de blocage.
Notre analyse a révélé que la période de blocage médiane pour la réalisation (travaux terminés mais non facturés) pour les cabinets d’avocats est de 38 jours, la période de blocage médiane pour le recouvrement (travail facturé mais non perçu) est de 45 jours, et la période de blocage totale moyenne pour les cabinets d’avocats est de 38 jours. 97 jours. Cela signifie qu’à tout moment, les cabinets d’avocats disposent de plus de trois mois de revenus annuels qui n’ont pas été facturés ou qui n’ont pas été collectés.
Évidemment, cela pose un problème important pour leur trésorerie.
Même si cela peut paraître intimidant, il existe des stratégies pour empêcher que cela ne se produise. Une approche éprouvée pour réduire la période de blocage de votre cabinet d’avocats consiste à tirer parti d’un logiciel de gestion de cabinet juridique basé sur le cloud. Ces outils puissants permettent aux professionnels du droit de générer facilement des facturesassurez des paiements fluides aux clients et automatisez les tâches fastidieuses telles que les rappels de paiement.
Pas tout à fait convaincu ? Nous laisserons les chiffres parler d’eux-mêmes. Selon notre analyse, les clients Clio connaissent une période de blocage moyenne 43 jours plus courte que la période de blocage médiane. Nous avons également constaté que les cabinets d’avocats utilisant des systèmes de facturation électronique et des solutions de paiement en ligne bénéficient de périodes de blocage plus courtes que les cabinets n’utilisant pas ces fonctionnalités.
L’essentiel : la technologie peut offrir un avantage concurrentiel majeur lorsqu’il s’agit d’augmenter les flux de trésorerie.
Rationaliser le recouvrement des comptes clients en répondant aux besoins des clients
Nous savons que la technologie est essentielle au recouvrement des comptes clients. Mais nous avons décidé d’aller plus loin dans cette analyse, en interrogeant à la fois les avocats et les clients pour découvrir ce qui se passait. ils sont perçus comme les principaux responsables des longues périodes de confinement. En interrogeant les cabinets d’avocats sur les facteurs contributifs, nous avons constaté que :
41 % ont déclaré que les clients ne paient pas à temps
24 % ont indiqué que trop de clients ne paient pas du tout
Cependant, les clients racontent une histoire bien différente. Interrogé sur les principales raisons :
15 % ont indiqué qu’ils n’avaient jamais reçu de facture de leur avocat
28 % ont déclaré avoir attendu beaucoup plus longtemps pour recevoir leur facture.
Cela peut paraître évident, mais la première étape pour réduire ces frictions est de permettre aux clients de payer plus facilement leurs factures. La meilleure façon de procéder ? Acceptez les paiements en ligne. Les clients se sont habitués à la commodité des paiements numériques dans pratiquement tous les aspects de leur vie, qu’ils effectuent un achat important ou qu’ils fassent simplement des provisions de produits d’épicerie. Ils s’attendent désormais à ce même niveau de flexibilité lorsqu’ils paient des services juridiques.
Avantages pour les clients et votre cabinet d’avocats
Les clients ne sont pas les seuls à bénéficier des paiements en ligne : les cabinets d’avocats aussi. Nos recherches ont révélé que les entreprises utilisant les paiements en ligne sont mieux payées que deux fois aussi vite que ceux qui ne le font pas. En approfondissant un peu les données, nous avons constaté qu’il faut en moyenne sept jours aux entreprises utilisant les paiements en ligne pour payer leurs factures, contre 15 jours pour celles qui ne les utilisent pas.
En ce qui concerne le type de paiement préféré des clients, la carte de crédit était l’option la plus privilégiée, représentant près de la moitié de tous les répondants, tous groupes d’âge confondus. À titre de comparaison, seule une personne sur cinq souhaitait payer par chèque. Ce n’est guère surprenant. Dans un monde où la plupart des gens sont plus pressés que jamais par le temps, se rendre à la poste ou à un cabinet d’avocats peut sembler inutile.
En effet, les paiements peuvent être effectués en quelques clics rapides à l’aide des logiciels de paiement légaux actuels. Par exemple, des outils comme Paiements Clio permettre aux clients de payer instantanément via les boutons Payer maintenant sur leurs factures d’électricité, en utilisant leur choix de paiement par crédit, débit ou eCheck. Mieux encore : ces informations sont automatiquement enregistrées dans Clio et synchronisées avec la plateforme comptable de l’entreprise.
La courbe de gratitude
Outre les paiements numériques, il est très utile d’envoyer rapidement les factures. Dans son livre, Comment démarrer et créer un cabinet d’avocats, Jay G. Foonberg a expliqué comment la perception de valeur d’un client commence à diminuer à mesure qu’il s’éloigne de son problème juridique – une tendance connue sous le nom de « courbe de gratitude de Foonberg ». Cela signifie que plus le délai de réception d’une facture est long, plus le risque qu’un client refuse de payer sa facture est élevé. Non seulement cela, mais d’autres malheurs pourraient survenir pendant cette période, comme perdre de l’argent dans un investissement ou être impacté négativement par l’économie. La technologie juridique peut aider en accélérant le processus de création de factures, permettant aux avocats d’en envoyer une à un client d’un simple clic.
Des outils éprouvés pour améliorer le recouvrement des comptes clients
Les taux de réalisation et les taux de recouvrement sont deux mesures universelles dans tous les cabinets d’avocats. Après tout, chaque entreprise doit facturer efficacement ses clients et percevoir les paiements pour rester en activité. Dans cette optique, nous avons identifié plusieurs leviers d’indicateurs de performance clés qui peuvent avoir un impact significatif sur les taux de réalisation et de recouvrement, et qui sont disponibles via les solutions logicielles de technologie juridique.
Amélioration du taux de réalisation
En examinant les leviers commerciaux qui ont le plus grand impact sur taux de réalisation (le nombre d’heures facturées) parmi les cabinets d’avocats, les trois premiers sont :
Facturation par courrier électronique. Les cabinets d’avocats qui envoyaient leurs factures par courrier électronique directement à l’adresse électronique du destinataire avec un lien permettant de payer en ligne avaient des taux de réalisation 25 % plus élevés que les cabinets qui ne le faisaient pas (91 % contre 73 %).
Sommaire des soldes impayés. Les entreprises utilisant cette fonctionnalité pour assurer le suivi des factures impayées avaient des taux de réalisation 26 % plus élevés que les entreprises qui ne l’utilisaient pas (88 % contre 70 %).
Facturation groupée. Les entreprises utilisant la facturation groupée pour générer plusieurs factures pour le même client ou pour différents clients ont des taux de réalisation 21 % plus élevés que les entreprises n’utilisant pas cette fonctionnalité (94 % contre 78 %).
Amélioration du taux de recouvrement
Lorsque l’on examine les leviers commerciaux qui présentent la plus grande différence taux de recouvrement (le montant des heures facturées collectées) parmi les entreprises, les plus importantes sont :
Sommaire des soldes impayés. Les entreprises utilisant cette fonctionnalité avaient des taux de recouvrement 5 % plus élevés que ceux des entreprises qui ne l’utilisaient pas (90 % contre 86 %).
Facturation par e-mail. Les entreprises qui envoyaient leurs factures par courrier électronique avaient des taux de recouvrement 3 % plus élevés que celles qui ne le faisaient pas (90 % contre 87 %).
Demandes de confiance. Les entreprises utilisant cette fonctionnalité avaient des taux de recouvrement 3 % plus élevés que ceux des entreprises qui ne l’utilisaient pas (90 % contre 87 %).
Nous avons également comparé les entreprises satisfaites de leurs revenus à celles qui ne l’étaient pas, en analysant les différences dans les domaines dans lesquels elles éprouvaient des frustrations dans leurs opérations quotidiennes. Le plus grand domaine de frustration pour les entreprises insatisfaites de leurs revenus était la comptabilité générale, qui a enregistré une différence de 25 % (72 % contre 48 %).
D’autres problèmes pour les entreprises insatisfaites de leurs revenus incluent la collecte des paiements, la gestion des communications avec les clients et le suivi des heures facturables. Chacun de ces domaines représente des domaines d’activité susceptibles de connaître des inefficacités, que les entreprises pourraient améliorer en mettant en place de meilleurs systèmes et processus. Par exemple, la technologie juridique rend le suivi du temps plus facile que jamais en permettant aux avocats d’enregistrer leurs heures en temps réel, tandis que le suivi automatisé des factures augmente la probabilité d’être payé à temps.
Réflexions finales sur le recouvrement des comptes clients
Un processus de recouvrement des comptes clients plus rapide et plus pratique est la clé du succès de tout cabinet d’avocats. En utilisant des technologies telles que Clio Payments et les fonctionnalités de facturation de Clio Manage, les avocats peuvent rationaliser le processus de recouvrement des comptes. En retour, cela peut les aider à être payés plus rapidement, à gagner du temps et à offrir la meilleure expérience client possible. Vous voulez voir comment cela pourrait fonctionner pour votre entreprise ? Réservez une démo dès aujourd’hui !
Nous avons publié cet article de blog en mars 2024. Dernière mise à jour : 7 mars 2024.
Classé dans : Comptabilité
