Moderniser les flux de travail juridiques : le rôle de l’IA, de l’automatisation et des partenariats stratégiques

Éd. note: Cet article a été publié pour la première fois dans une publication de l’ILTA. Pour en savoir plus, visitez notre chaîne ILTA sur ATL ici.

Alors que les cabinets d’avocats passent de l’exploration de l’intelligence artificielle (IA) à l’adoption et à la mise en œuvre complètes des technologies émergentes, il est impératif de développer une compréhension approfondie des données et des processus.

Buchanan Ingersoll & Rooney PC a reconnu l’importance d’un partenariat avec des experts du secteur, tels que NetDocuments et 3545 Consulting, pour intégrer des outils basés sur l’IA dans les opérations quotidiennes de l’entreprise.

Grâce à ce processus collaboratif, Buchanan a mis en œuvre PatternBuilder et App Builder de NetDocuments (optimisés par PatternBuilder MAX) pour intégrer des fonctionnalités avancées d’automatisation des documents et d’IA afin de rationaliser les processus et de créer des améliorations d’efficacité mesurables.

Transformer l’ambition en action

En 2023, Buchanan Ingersoll & Rooney PC a relevé le défi de rester en tête dans un secteur juridique en évolution rapide. Consciente de l’importance croissante de l’IA, de l’automatisation et de l’analyse des données, la société a lancé un plan stratégique quinquennal audacieux pour transformer ses opérations et mieux répondre aux besoins de ses clients. Ce plan visait à aligner les technologies de pointe sur les flux de travail du cabinet, garantissant une intégration transparente dans la pratique quotidienne.

Scott Angelo, directeur de l’information du cabinet, a souligné l’importance d’une approche holistique : « Nous avons estimé qu’il était très important de créer des centres d’excellence couvrant les trois domaines. [AI, automation, data & analytics]. Parce que nous avons réalisé que pour proposer des solutions globales, nous devions faire appel à… deux ou trois personnes travaillant ensemble pour fournir la meilleure solution possible.

Angelo a ajouté : « Nous avons vraiment redoublé d’efforts sur l’IA parce qu’elle était tellement nouvelle – pas seulement pour le secteur juridique, mais pour le monde. » Sous sa direction, les efforts de Buchanan pour adopter l’IA ont suscité une attention considérable, ce qui lui a valu d’être reconnu comme l’un des « meilleurs des meilleurs en matière d’IA générative » dans l’enquête 2024 BTI « Leading Edge Law Firms ».

Cette reconnaissance reflète bien plus qu’une simple ambition ; il met en valeur la capacité de l’entreprise à traduire des idées innovantes en résultats concrets. En se concentrant sur la collaboration et en tirant parti de la technologie pour répondre aux demandes des clients, Buchanan a établi une référence en matière d’innovation technologique juridique.

Le Générateur d’applications NetDocuments est rapidement devenue partie intégrante de la stratégie du cabinet, lui permettant d’automatiser des flux de travail juridiques complexes grâce à l’IA. En générant des documents, en extrayant des données et en rationalisant les processus juridiques, l’outil a généré des gains d’efficacité immédiats et a permis à l’entreprise de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée.

L’un des principaux avantages d’App Builder et de PatternBuilder réside dans leur fonctionnement sécurisé au sein de l’environnement NetDocuments existant de l’entreprise. Cette intégration garantit que tous les flux de travail et données sont conformes aux normes de sécurité robustes déjà établies dans le système de gestion documentaire. En tirant parti de cette infrastructure fiable, des entreprises comme Buchanan peuvent explorer en toute confiance l’automatisation basée sur l’IA sans risquer les informations sensibles sur les clients ou les dossiers.

App Builder offre un point de départ accessible aux entreprises qui découvrent l’IA. Son interface low-code et son intégration avec des plates-formes familières réduisent la courbe d’apprentissage, rendant la transition vers l’IA et l’automatisation plus accessible. Sa combinaison unique de sécurité, de convivialité et d’intégration transparente positionne App Builder comme un outil idéal pour intégrer une technologie basée sur l’IA dans les opérations juridiques.

Pour s’assurer qu’ils utilisent pleinement les capacités d’App Builder, Buchanan s’est associé à 3545 Consulting, une société connue pour son expertise en technologie juridique, afin de combler le fossé entre la vision et l’exécution. Ensemble, l’équipe a entrepris de moderniser les flux de travail, de réduire les inefficacités et, à terme, d’améliorer le service client, tout en maintenant les normes de sécurité des données les plus élevées.

Gain de temps et produit de travail cohérent

Le parcours de Buchanan a commencé en se concentrant sur de petites initiatives à fort impact. En collaboration avec 3545 Consulting, ils ont identifié des cas d’utilisation clés dans lesquels l’IA et l’automatisation pourraient apporter une valeur immédiate, en utilisant l’App Builder de NetDocuments. L’un des premiers succès a été l’utilisation du Résumer l’applicationqui a automatisé le processus de synthèse des documents juridiques. Cet outil est rapidement devenu un favori parmi les avocats du cabinet, économisant des heures de travail manuel.

Buchanan est passé des applications intégrées à la personnalisation d’une application Litigation Master Caption File qui automatise la création de fichiers de sous-titres principaux pour les questions de litige. L’application exploite l’IA pour extraire les points de données de sous-titres d’un dépôt initial auprès du tribunal et l’automatisation pour générer un fichier de sous-titres principal avec un formatage spécifique à la juridiction. Le fichier principal de sous-titres peut ensuite être utilisé comme point de départ pour tous les dossiers judiciaires, garantissant ainsi la cohérence, l’exactitude et un formatage approprié, tout en rationalisant le processus de rédaction.

Résultats :

Plus de 1 500 heures d’assistant de pratique et de parajuriste économisées chaque année (valeur d’environ 80 000 $)
Évitement des risques et bénéfice pour la réputation grâce à une automatisation précise et cohérente
Cohérence améliorée pour plus de 10 000 dossiers judiciaires par an

Buchanan a également créé une application de procuration durable pour rationaliser le processus de rédaction des procurations durables. L’application guide les utilisateurs à travers des questions spécifiques au client, telles que la sélection des personnes nommées, la définition de leurs pouvoirs et la détermination si le document doit prendre effet immédiatement ou en cas d’incapacité. En automatisant ce processus, l’application réduit le temps de rédaction d’heures en minutes, permettant aux avocats de se concentrer sur les complexités uniques de chaque cas.

S’assurer que des mesures étaient en place pour accéder à la valeur de chaque application était essentiel à l’approche de Buchanan. L’entreprise a travaillé avec 3545 Consulting pour développer une solution simple mais efficace : en intégrant un compteur dans le tableau de données de chaque application, l’entreprise pouvait suivre l’utilisation de l’application. Ce système de suivi leur a permis de quantifier les gains de temps et autres avantages générés par chaque application.

Par exemple, une application a permis au cabinet d’économiser cinq heures de temps d’avocat à chaque fois qu’elle était exécutée. Son utilisation a augmenté la productivité et amélioré la cohérence et la qualité des documents finaux. D’autres applications offrent des avantages moins tangibles, tels que la réduction des erreurs et la garantie du respect des formats standard sur toutes les sorties.

Il est également plus facile à adopter pour les avocats puisque les applications sont construites au sein de la plate-forme NetDocuments familière. La familiarité des avocats avec la plateforme existante a réduit la courbe d’apprentissage, rendant l’IA et l’automatisation moins intimidantes et encourageant une plus grande adoption dans les domaines de pratique du cabinet.

Transformer les cas d’utilisation en applications fonctionnelles

Le succès de Buchanan n’est pas dû au hasard : il découle d’un processus bien défini, essentiel au succès de la mise en œuvre et de l’exécution. L’équipe collective a suivi ces étapes essentielles au développement d’applications :

Identifiez et priorisez les cas d’utilisation : Atelier avec des avocats et du personnel pour identifier les tâches prêtes à être automatisées, telles que la rédaction de documents répétitifs. « Nous avons commencé avec des groupes plus petits pour obtenir des gains rapides et susciter l’enthousiasme », a déclaré Jared Gullbergh, directeur des solutions de pratique et IG chez Buchanan.
Définir les exigences de l’application : Créez de manière collaborative des objectifs et des flux de travail clairs. L’interface low-code de PatternBuilder a permis des itérations rapides et la participation des utilisateurs.
Tirez parti des applications et des modèles Studio prédéfinis : Personnalisez les modèles pour répondre aux besoins de l’entreprise. Cette étape a réduit le temps de développement et augmenté la valeur globale.
Intégrez l’IA et l’automatisation : Concevez des applications pour produire des documents cohérents et de haute qualité en combinant l’extraction de données basée sur l’IA et l’automatisation.
Testez et itérez : Impliquez les utilisateurs finaux dès le début pour affiner les solutions.
Déployer et former : Pour favoriser l’adoption, créez des sessions de formation pour les utilisateurs finaux afin de vous assurer qu’ils comprennent la valeur et les fonctionnalités des applications.
Mesurer le succès : Suivez l’utilisation et les gains de temps pour quantifier l’impact et identifier d’autres opportunités d’amélioration.

« Les applications disponibles dans ndMAX facilitent les itérations », a noté Gullbergh. « Nous pouvons nous adapter rapidement pour répondre aux nouveaux besoins, ce qui est essentiel dans un environnement en évolution rapide. »

Construire une stratégie à long terme grâce à un leadership éclairé collaboratif

L’approche réfléchie et collaborative de Buchanan Ingersoll & Rooney en matière d’IA peut produire des résultats durables.

« Nous n’avons fait qu’effleurer la surface de ce qui est possible », a déclaré Gullbergh. « Grâce aux capacités d’IA de NetDocuments, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme : nous sommes en tête. »

Au-delà des gains immédiats, la collaboration de Buchanan avec NetDocuments et 3545 Consulting a ouvert la voie à un succès durable. En équipant l’équipe informatique de Buchanan pour développer et maintenir des applications de manière indépendante, l’entreprise s’est assurée de pouvoir faire évoluer ses capacités d’automatisation tout en ayant toujours accès au support externe de 3545 en cas de besoin.

Les connaissances acquises grâce à ce projet collaboratif sont extrêmement précieuses pour d’autres entreprises qui passent de la phase d’idéation théorique à la phase de mise en œuvre pratique du déploiement de technologies basées sur l’IA. La bonne technologie, une approche stratégique et l’accent mis sur des résultats mesurables peuvent transformer les flux de travail juridiques. Le parcours de Buchanan est un exemple inspirant d’embrasser l’avenir tout en donnant la priorité aux besoins des clients et en défendant les valeurs de l’entreprise.

À mesure que la technologie juridique évolue, l’approche proactive du cabinet constitue une étude de cas précieuse pour d’autres cabinets cherchant à mettre en œuvre l’IA et l’automatisation. Les leçons tirées de cette collaboration, telles que l’importance de disposer d’un DMS intelligent, d’une formation appropriée, de la mesure du succès et du renforcement des capacités internes et externes, offrent une feuille de route aux entreprises cherchant à moderniser leurs flux de travail tout en apportant de la valeur à leurs clients.

Scott Angelo est le directeur de l’information de Buchanan Ingersoll & Rooney PC. Il s’occupe de la conception, de la mise en œuvre et de la gestion des plateformes informatiques et de gestion des risques. Scott gère l’équipe informatique de l’entreprise pour développer davantage de technologies afin de générer des solutions créatives pour l’entreprise et ses clients. Il apporte plus de 30 ans d’expérience à la culture hautement performante du cabinet et à son service client efficace grâce à une infrastructure numérique innovante. Scott a été reconnu par le Pittsburgh Technology Council comme lauréat des prix CIO of the Year 2024 et par The Legal Intelligencer comme finaliste des innovateurs de cabinets d’avocats pour les PA Legal Awards 2024.

Jared Gullbergh est directeur des solutions de pratique et de la gouvernance de l’information chez Buchanan Ingersoll & Rooney PC. Jared travaille en étroite collaboration avec les services juridiques et de relations gouvernementales du cabinet pour fournir des solutions technologiques et basées sur les données afin de maximiser l’efficacité des processus, la rentabilité et d’offrir une valeur client unique. Il dirige et supervise également les fonctions de gouvernance des dossiers et de l’information du cabinet. Jared met à profit plus de 19 ans d’expérience en informatique et en gouvernance de l’information dans le secteur juridique à service complet.

Nancy Griffing est une consultante chevronnée en technologie juridique et une force motrice chez 3545 Consulting, où elle combine des décennies d’expérience dans l’industrie avec une approche avant-gardiste de l’innovation. Grâce à une compréhension approfondie des défis uniques du secteur juridique, Nancy est devenue un leader d’opinion dans l’adoption et l’intégration de l’intelligence artificielle. Elle se spécialise dans l’aide aux cabinets d’avocats pour tirer parti de l’IA pour améliorer les outils existants, rationaliser les flux de travail et accroître l’efficacité à grande échelle. En tant qu’associée chez 3545 Consulting, Nancy permet aux cabinets d’obtenir des résultats transformateurs tout en naviguant dans les complexités de la pratique juridique moderne.

Michael Owen Hill possède près de deux décennies d’expérience dans le secteur des technologies juridiques dans des rôles allant de la gestion de produits au marketing de produits en passant par la stratégie de portefeuille de produits. Il a travaillé avec de petits cabinets, des services juridiques d’entreprises et les plus grands cabinets d’avocats du monde pour faire progresser les objectifs de développement de la clientèle, de recherche et de savoir-faire juridiques, de gestion financière et pratique et de gestion de documents juridiques. En tant que directeur du marketing produit chez NetDocuments, Michael s’efforce d’aider les clients, les partenaires et les employés à naviguer dans les complexités du paysage technologique juridique en évolution rapide.